SharePoint 2016 für Anwender: das umfassende Handbuch
Gespeichert in:
1. Verfasser: | |
---|---|
Format: | Buch |
Sprache: | German |
Veröffentlicht: |
Bonn
Rheinwerk
2016
|
Ausgabe: | 2., aktualisierte und erweiterte Auflage |
Schriftenreihe: | Rheinwerk Computing
|
Schlagworte: | |
Online-Zugang: | Inhaltstext Inhaltsverzeichnis |
Beschreibung: | Auf dem Buchrücken: "Mit sofort einsetzbaren Lösungen" |
Beschreibung: | 1093 Seiten Illustrationen 24 cm x 16.8 cm |
ISBN: | 9783836241649 3836241641 |
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Titel: SharePoint 2016 für Anwender
Autor: Enders, Nicole
Jahr: 2016
Auf einen Blick
TEILI Grundlagen verstehen und anwenden. 27
1 Einleitung. 29
2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los. 111
TEIL II Die Lösung wichtiger Aufgaben mit einem
Mitarbeiterportal unterstützen. 333
3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets. 335
4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten. 463
5 Integration von weiteren Unternehmensprozessen in
Ihr Mitarbeiterportal . 555
6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht
vergessen sollten . 719
TEIL IM Eine Internetpräsenz oder einen Webshop bereitstellen. 855
7 Aufbau einer Internetpräsenz. 857
8 Einen Webshop einrichten . 915
9 Die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern unterstützen. 967
TEIL IV Weiterführende Informationen . 1003
10 Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2016. 1005
11 Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und On-Premise. 1027
12 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen. 1049
13 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte. 1067
Inhalt
Geleitwort. 17
Vorwort . 19
TEIL I Grundlagen verstehen und anwenden
1 Einleitung 29
1.1 Ziel dieses Buches. 29
1.2 Was ist SharePoint überhaupt?. 31
1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern. 33
1.2.2 Communities und Wissensmanagement. 34
1.2.3 Dokumentenmanagement. 36
1.2.4 Web Content Management . 37
1.2.5 Suchen und Finden. 37
1.2.6 Business Intelligence. 39
1.2.7 Individuelle Lösungen. 40
1.3 Erfahrungen von Anwendern: Wofür setze ich SharePoint ein?. 41
1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!«. 41
1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine
Unternehmensdaten!« . 42
1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine
Outlook-Aufgaben ab!« . 42
1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung
gefunden!«. 43
1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen
Partnern!«. 44
1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen
und sieht sehr gut aus!«. 44
1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!«. 45
1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!« . 45
1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen zum Social Business!« . 46
1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint
zusammen und werden aufbereitet dargestellt!« . 47
1.3.11 War das bereits alles, was SharePoint kann?. 47
1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung. 47
1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von
SharePoint erreichen? . 48
1.4.2 Vorbereitung der Einführung. 48
1.4.3 Die inhaltliche Struktur festlegen. 51
1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen. 52
1.5 Office 365 vs. On-Premise-Installation. 54
1.5.1 Wie sieht SharePoint Online aus? . 54
1.5.2 Möglichkeiten bei Office 365 im Vergleich zu SharePoint 2016. 56
1.5.3 Wolke oder Erde? Eine Gefühlssache!. 57
1.5.4 Kaufeines Office-365-Plans. 59
1.5.5 Exkurs für Administratoren: Installation von SharePoint
On-Premise. 59
1.6 Versionen, Editionen und Updates. 72
1.6.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute. 72
1.6.2 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2016?. 78
1.6.3 Welche Edition ist die richtige für mich?. 83
1.6.4 Wie komme ich an Updates für meine SharePoint-Umgebung? . 88
1.7 Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen . 89
1.7.1 Veraltete Tools, die weiter überleben. 89
1.7.2 Datenverarbeitung und Formulare mit Access und Visio Services. 94
1.7.3 Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint. 96
1.7.4 Business Intelligence Tools. 101
1.7.5 Erweiterung von Formularen mit JavaScript-Erweiterungen . 103
1.7.6 Wenn alle Stricke reißen. 103
1.7.7 Welches Tool ist nun das richtige für mich?. 105
Mit diesen SharePoint-Funktionen legen
Sie einfach los m
2.1 Meine erste SharePoint-Website erstellen 112
2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung. 112
2.1.2 Erstellen einer Website. H6
2.1.3 Die bereitgestellten Apps nutzen. 121
2.2 Informationen zentral verwalten 127
2.2.1 Arbeiten mit benutzerdefinierten Listen. 127
2.2.2 Besondere Listen zur Verwaltung von Hyperlinks nutzen. 158
2.2.3 Aufgaben, Termine und Kontakte verwalten. 165
2.2.4 Diskussionsrunden, Umfragen und Ankündigungen. 186
2.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. 195
2.3.1 Ein erster Blick auf die Dokumentbibliothek. 195
2.3.2 Automatische und manuelle Versionierung von Dokumenten. 199
2.3.3 Exklusives Sperren von Dokumenten. 205
2.3.4 Parallele Dokumentenbearbeitung. 209
2.3.5 Verwendung von Metadaten anstelle von Ordnern. 211
2.3.6 Inhaltstypen nutzen. 214
2.3.7 Offlineverfügbarkeit und ihre Grenzen. 218
2.4 Inhalte für andere Benutzer freigeben. 223
2.4.1 Benutzer und Gruppen verwalten. 223
2.4.2 Websiteberechtigungen. 226
2.4.3 Websitesammlungsadministratoren. 227
2.4.4 Neue Berechtigungsstufen erstellen. 228
2.4.5 Neue Gruppe erstellen . 231
2.4.6 Berechtigungen überprüfen. 233
2.4.7 Informationen schnell freigeben. 234
2.4.8 Berechtigungen einschränken. 237
2.5 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich. 238
2.5.1 Was weiß SharePoint mindestens über mich?. 239
2.5.2 Mein Profil . 243
2.5.3 Meine Website. 250
2.5.4 Wie sieht mein Profil für andere Nutzer aus?. 255
2.5.5 Office Delve in Office 365 als Ersatz für «Meine Website«. 258
2.6 Administration von Websites und Websitesammlungen. 262
2.6.1 Navigationsmöglichkeiten und-einstellungen. 263
2.6.2 Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen. 271
2.6.3 Vorlagen, Features und Webparts. 280
2.6.4 Websiteinhalt und »Inhalt und Struktur« nutzen . 295
2.7 Erstellen von Seiten und Hinzufügen von Webparts. 298
2.7.1 Inhalte einstellen und Formate nutzen. 299
2.7.2 Webparts hinzufügen. 301
2.7.3 Webparteigenschaften pflegen. 302
2.7.4 Webparts miteinander verknüpfen. 304
2.7.5 Seiten verwalten und mittels Workflows freigeben. 309
2.7.6 Seitenvorlagen nutzen. 316
2.8 Apps aus dem SharePoint Store . 320
2.8.1 Wie füge ich eine App aus dem SharePoint Store zu meiner
Website hinzu? . 320
2.8.2 Website-App-Berechtigungen verstehen . 326
2.8.3 Weitere Informationen zu installierten Apps erhalten. 328
2.9 Die nächsten Schritte. 330
TEIL II Die Lösung wichtiger Aufgaben mit
einem Mitarbeiterportal unterstützen
3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets 335
3.1 Wie fange ich damit an und erstelle die Informationsarchitektur?. 337
3.1.1 Konzeption der Navigation im Mitarbeiterportal. 338
3.1.2 Vorbereitung unseres Portals. 339
3.2 Bereitstellung von Abteilungs- und Unternehmensinformationen. 343
3.2.1 Regelungen und Vorgaben im Unternehmen. 346
3.2.2 Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele. 352
3.2.3 Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen . 356
3.2.4 Betriebs- und Abteilungsversammlungen . 357
3.2.5 Darstellung von Informationen aus den Fachbereichen. 361
3.3 Unterstützung des Redaktionsprozesses. 367
3.3.1 Wie soll der Prozess für die Erstellung und Freigabe neuer
Inhalte aussehen?. 367
3.3.2 Seiten erstellen und bearbeiten. 370
3.3.3 Prozess für die Veröffentlichung von Informationen. 376
3.3.4 Die Veröffentlichung (temporär) aufheben. 378
3.4 Möglichkeiten zur Einbindung der Mitarbeiter 380
3.4.1 Bereitstellen eines schwarzen Bretts. 381
3.4.2 Inhalte bewerten und kommentieren . 384
3.4.3 Ideen einstellen, diskutieren und bewerten. 390
3.4.4 »Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!« - eine Funktion
für den ganz besonderen Tag. 393
3.5 Onboarding von neuen Mitarbeitern. 396
3.5.1 Vorbereitungen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter. 398
3.5.2 Herzlich Willkommen als neues Mitglied des Teams. 407
3.5.3 Der »Neue« stellt sich vor - der Mitarbeitersteckbrief. 410
3.5.4 Wer ist noch neu dabei? - Kollegen finden. 420
3.6 Weiterbildungsmaßnahmen planen, durchführen und
Feedback einholen. 421
3.6.1 Seminarangebot verwalten. 423
3.6.2 Bedarf an einem Seminar melden. 430
3.6.3 Anmeldung durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten
der Mitarbeiter prüfen . 434
3.6.4 Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen. 436
3.6.5 Abschließende Arbeiten an unserer Website. 439
3.6.6 Communities für den Wissenstransfer gründen . 441
3.6.7 Seminare auf Basis festgelegter Kriterien bewerten. 444
3.6.8 Auswertung der Rückmeldungen vornehmen. 452
3.7 Zentrales Adressbuch. 454
4 Aufgaben, Termine und Dokumente
besser verwalten 463
4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und
des täglichen Informationsaustauschs. 464
4.1.1 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie. 466
4.1.2 Konzeption: Welche Funktionen benötigen wir zur Verwaltung
von Aufgaben, Terminen und Dokumenten?. 469
4.1.3 Community zur Unterstützung des Wissensmanagements
einrichten. 470
4.2 Prozessunterstützung im Rahmen des Projektmanagements. 476
4.2.1 Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten. 479
4.2.2 Einen Projektarbeitsraum auf Basis einer eigenen Vorlage
erstellen. 481
4.2.3 Websitevorlage für Projekte definieren . 486
4.2.4 Mein erstes Projekt anlegen. 492
4.2.5 Projektmanagement mit Project Server 2016. 495
4.3 Unternehmensweites Vorlagenmanagement am Beispiel des
Angebotserstellungsprozesses. 497
4.3.1 Die Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten
einrichten. 499
4.3.2 Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage. 501
4.3.3 Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek. 503
4.3.4 Eine Angebotsmappe erstellen . 507
4.3.5 Dauerhafte Links nutzen. 511
4.3.6 Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche. 514
4.3.7 Integration von Metadaten in ein Word-Dokument. 515
4.3.8 Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der
Dokumenteigenschaften nutzen . 517
4.3.9 Exkurs für Entwickler: Textbausteine zur Erstellung von
Word-Dokumenten nutzen . 519
4.3.10 Feedback zu einem Dokument einfordern. 528
4.3.11 Wann ist ein Dokument veraltet?. 531
4.4 Planung von Mitarbeitern und Nachverfolgung von Aufgaben. 533
4.4.1 Zentrale Ressourcen erfassen. 538
4.4.2 Planung von zentralen Ressourcen. 541
4.4.3 Einsatzplanung von Mitarbeitern vornehmen. 544
5 Integration von weiteren Unternehmens-
prozessen in Ihr Mitarbeiterportal 555
5.1 Rekrutierung neuer Mitarbeiter. 557
5.1.1 Eine Website für das Personalmanagement einrichten. 559
5.1.2 Stellenausschreibungen verwalten . 561
5.1.3 Neue Bewerbungen erfassen. 564
5.1.4 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen. 573
5.1.5 Das Personalauswahlverfahren durchführen. 579
5.1.6 Statusänderungen vornehmen. 584
5.2 Verwaltung von Mitarbeiterdaten. 585
5.2.1 Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen. 586
5.2.2 Kandidaten als Mitarbeiter einstellen. 591
5.2.3 Aufgaben für die Begrüßung neuer Mitarbeiter. 603
5.3 Verwaltung von Arbeitszeiten. 609
5.3.1 Projekte und Aktivitäten verwalten. 610
5.3.2 Arbeitszeiten erfassen. 617
5.3.3 Urlaub beantragen und Abwesenheitszeiten in die Zeiterfassung
übertragen. 624
5.3.4 Kunden-oder mitarbeiterbezogene Auswertungen durchführen. 631
5.4 Unterstützung der internen IT mit einem Ticketsystem 638
5.4.1 Ticketsystem aufbauen. 640
5.4.2 Ein Ticket erstellen. 646
5.4.3 Tickets bearbeiten und Notizen hinzufügen. 648
5.4.4 Integration einer Systemüberwachung. 650
5.5 Besucher ankündigen und begrüßen. 658
5.5.1 Neue Besucher ankündigen . 661
5.5.2 Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen. 670
5.5.3 Arbeitsbereiche zur Verwaltung der Termine nutzen. 674
5.5.4 Wie wird der Besuch begrüßt? . 678
5.6 Zentrale Erfassung von Telefonnotizen. 686
5.7 Prozesse überwachen. 693
5.7.1 Modellierung eines Prozesses mit Visio und Verknüpfung mit
einer Datenquelle. 695
5.7.2 Überwachung des Prozesses in SharePoint. 701
5.7.3 Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center. 708
5.7.4 Exkurs: einen Prozess mit einem Workflow besser unterstützen. 714
5.7.5 Zwischenfazit und Ausblick. 718
6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie
nicht vergessen sollten 719
6.1 Informationen suchen und finden . 720
6.1.1 Exkurs für Farmadministratoren: Konfiguration der Suche in
einer On-Premise-Installation . 722
6.1.2 Konfiguration der Suche in SharePoint Online. 739
6.1.3 Anpassung der Suchergebnisseite im Suchcenter. 741
6.1.4 Suchen ohne ein Suchcenter. 743
6.2 Design- und Layoutanpassungen. 747
6.2.1 Eine Designvorlage für SharePoint 2013 und 2016 erstellen . 748
6.2.2 Gestaltungsvorlagen ausprobieren und anpassen . 754
6.2.3 Erstellen einer neuen Gestaltungsvorlage. 758
6.2.4 Layoutanpassungen mittels CSS . 767
6.2.5 Layoutanpassungen mittels Anzeigevorlagen. 772
6.3 Ein Datenarchiv erstellen und nutzen. 783
6.3.1 Wann sind Daten veraltet, und wer legt das fest? . 783
6.3.2 Datenarchiv vs. direkte Verwaltung der Datensätze. 784
6.3.3 Ein Dokument als Datensatz deklarieren . 785
6.3.4 Ein Datenarchiv einrichten . 789
6.3.5 Daten an ein Archiv senden. 791
6.4 Aufbau eines Compliance Centers. 791
6.4.1 eDiscovery Center. 792
6.4.2 In-Situ-Speicherrichtliniencenter. 800
6.4.3 Compliancerichtliniencenter. 802
6.4.4 Security Compliance Center in Office 365. 808
6.5 Berichte. 809
6.6 Möglichkeiten für Mehrsprachigkeit. 814
6.6.1 Primäre Sprache für eine Website auswählen. 815
6.6.2 Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren. 816
6.6.3 Nutzen von Variationen und Übersetzungsdiensten. 817
6.7 Ist SharePoint mobil?. 826
6.7.1 Ansicht für mobile Browser nutzen. 827
6.7.2 Responsive Ul Package für SharePoint 2013 und 2016. 834
6.7.3 SharePoint Mobile App . 838
6.7.4 Eine Website mit vielen Gesichtern. 839
6.7.5 Abonnieren mobiler Benachrichtigungen. 842
6.7.6 Pushbenachrichtigungen nutzen . 843
6.7.7 Business Intelligence auf meinem iPad. 843
6.7.8 Arbeiten mit Office-Dokumenten . 846
6.7.9 SharePoint weiß, wo ich gerade bin!. 848
TEIL III Eine Internetpräsenz oder einen Webshop
bereitstellen
7 Aufbau einer Internetpräsenz_357
7.1 Den Redaktionsprozess aus dem Intranet-Szenario übernehmen. 861
7.1.1 Veröffentlichungsinfrastruktur nutzen . 862
7.1.2 Anonymen Zugriff aktivieren. 863
7.2 Ausschreibungen publizieren. 865
7.2.1 Bibliotheken für die Veröffentlichung der Informationen einrichten 866
7.2.2 Ausschreibungsunterlagen erstellen und bearbeiten. 868
7.3 Karriereportal einrichten. 873
7.3.1 Authentifizierung der Bewerber. 873
7.3.2 Stellenausschreibungen veröffentlichen. 875
7.3.3 Bewerbung einreichen . 880
7.3.4 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen und den Status
überprüfen . 890
7.3.5 Informationen zu Vorstellungsgesprächen oder
Telefoninterviews abrufen . 891
7.4 Eventmanagement verbessern. 892
7.4.1 Informationen zu Veranstaltungen erfassen. 894
7.4.2 Veranstaltungen veröffentlichen. 897
7.4.3 Zu einer Veranstaltung anmelden. 909
7.4.4 Eine Anmeldung oder Veranstaltung stornieren - und was ist
mit der Warteliste?. 912
8 Einen Webshop einrichten 915
8.1 Nutzung des Produktkatalogs. 916
8.1.1 Erstellen der Website für den Produktkatalog. 918
8.1.2 Einen Produktkatalog einrichten und die ersten Produkte
anbieten. 921
8.1.3 Produktkatalog freigeben . 934
8.1.4 Webshop einrichten. 937
8.1.5 Exkurs für Fortgeschrittene: den Webshop optisch anpassen. 943
8.2 Verwaltung von Bestellungen und Wareneingang. 949
8.2.1 Anpassungen am Webshop vornehmen. 951
8.2.2 Exkurs für Fortgeschrittene: Eingabemasken für Anfragen
anpassen. 956
8.2.3 Produkte und Bestellungen miteinander verknüpfen. 962
9 Die Zusammenarbeit mit Kunden und
Partnern unterstützen 967
9.1 Kundendaten verwalten und ausgewählte Informationen freigeben. 968
9.1.1 Stammdaten von Kunden und Ansprechpartnern verwalten. 970
9.1.2 Kontakt zu Ansprechpartnern dokumentieren. 976
9.1.3 Suchenach Informationen . 985
9.2 Arbeitsräume für den Informationsaustausch mit Kunden nutzen. 990
9.2.1 Erstellen einer Vorlage für den Arbeitsraum. 991
9.2.2 Einrichten eines neuen Arbeitsraums inklusive der erforderlichen
Zugriffsrechte. 994
9.2.3 Nutzen der verschiedenen Möglichkeiten. 999
TEIL IV Weiterführende Informationen
10 Migration von älteren Versionen nach
SharePoint 2016 1005
10.1 Warum sollen wir auf SharePoint 2016 migrieren?. 1006
10.2 Welche Herausforderungen sind bei einer Migration zu
berücksichtigen? . 1008
10.2.1 Einbeziehen der Mitarbeiter. 1008
10.2.2 Entscheidung für eine Migration oder ein Upgrade . 1009
10.2.3 Kein direkter Migrationsweg von SharePoint 2007 oder 2010
auf 2016. 1010
10.2.4 Eigenentwicklungen, aufgepasst!. 1011
10.3 Empfohlene Vorgehensweise für ein Upgrade. 1011
10.4 Möglichkeiten für eine Migration . 1014
10.4.1 QuickEdit und Windows Explorer zur Übertragung von Inhalten. 1015
10.4.2 Sharegate. 1016
10.4.3 Content Matrix. 1024
10.4.4 Entscheidung für eine Migrationslösung. 1025
11 Hybride Einsatzszenarien von Office 365
und On-Premise 1027
11.1 Eine hybride Umgebung einrichten. 1028
11.2 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen. 1031
11.3 Beispiele für interessante Funktionen in Office 365. 1032
11.3.1 Nutzung des Videoportals . 1032
11.3.2 Wie lassen sich Office Groups nutzen? . 1041
11.3.3 Neues Look FeelfürSharePoint-Bibliotheken. 1044
11.3.4 Weitere Neuerungen auch nach der Veröffentlichung
von SharePoint 2016 in Planung. 1047
12 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen 1049
12.1 Unterschiede zwischen SharePoint Online und On-Premise. 1049
12.2 Technische Einschränkungen auf allen Plattformen . 1050
12.2.1 Allgemeine Einschränkungen . 1051
12.2.2 Dateigrößen beschränkung. 1051
12.2.3 Einschränkungen bei der Auswahl von Dateinamen. 1053
12.2.4 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2016 . 1054
12.2.5 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2013 und früher. 1055
12.2.6 Workflows . 1058
12.2.7 Suchfunktionen . 1058
12.3 Eigene Ideen planen und umsetzen. 1058
12.3.1 Präsentation Ihrer Idee. 1059
12.3.2 Detaillierte Anforderungsanalyse. 1060
12.3.3 Konzeption, Realisierung und Dokumentation . 1062
12.3.4 Präsentation Ihrer Lösung. 1063
12.3.5 Pilotphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen . 1064
12.3.6 Schulung der verschiedenen Anwendergruppen. 1065
12.3.7 Abnahme und Produktivsetzung. 1066
13 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte 1067
13.1 Schnellzugriff für Anwenderund Poweruser. 1068
13.1.1 Was mache ich, wenn ich bestimmte Webparts oder Apps
nicht finde? . 1068
13.1.2 Gemeinsamer Überblick über die in den Übungen verwendeten
Werkzeuge. 1069
13.1.3 Übersicht der verwendeten Tools . 1074
13.2 Schnellzugriff für angehende Administratoren. 1076
13.3 Schnellzugriff für angehende Entwickler. 1080
Wohin geht unsere Reise?. 1081
Index. 1083 |
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