Interne Kontrollsysteme zur Gütesicherung im Beschaffungscontrolling: eine Untersuchung für die Informationsbedarfsanalyse nach dem Konzept der kritischen Erfolgsfaktoren
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| Format: | Abschlussarbeit Buch |
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2015
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| adam_text | Titel: Interne Kontrollsysteme zur Gütesicherung im Beschaffungscontrolling
Autor: Rapp, Matthias
Jahr: 2015
Inhaltsverzeichnis
Seite
A. Zur Notwendigkeit der Kontrolle des Beschaffungscontrolling...............1
B. Konzeptionelle Grundlagen des Beschaffungscontrolling......................3
I. Kennzeichnung der Beschaffungsführung als Funktionsbereichs-
führung .............................................................................................3
1. Begriff und Aufgaben der Beschaffungsführung...........................3
2. Charakterisierung der Beschaffungsfunktion................................5
II. Grundlagen des koordinationsorientierten Controlling......................8
1. Zur Sekundärkoordination als Hauptfunktion des Controlling.......8
2. Überblick über Nebenfunktionen des Controlling.......................10
III. Das Beschaffungscontrolling als Ausprägung eines Funktions-
bereichscontrolling..........................................................................11
1. Charakterisierung des Beschaffungscontrolling.........................11
2. Zur Gestaltung des Beschaffungsinformationssystems als
zentrale systemdefinierende Koordinationsaufgabe des Be-
schaffungscontrolling..................................................................15
C. Zur Problematik fehlerhafter Aufgabenerfüllung im Beschaffungs-
controlling ............................................................................................17
I. Ausgewählte Beispiele für Fehler bei der Informationsversorgungs-
aufgabe des Beschaffungscontrolling.............................................17
II. Strukturierung der Ursachen fehlerhafter Aufgabenerfüllung des
Beschaffungscontrolling..................................................................20
1. Präferenzdefizite als Ursache fehlerhafter Aufgabenerfüllung
des Beschaffungscontrolling.......................................................20
a) Zur grundlegenden Problematik von Präferenzdefiziten........20
b) Detaillierte Kennzeichnung von Präferenzdefiziten................21
2. Fähigkeitsdefizite als Ursache fehlerhafter Aufgabenerfüllung
des Beschaffungscontrolling.......................................................25
a) Systematisierung der Fähigkeiten wirtschaftlicher Akteure.....25
b) Detaillierte Kennzeichnung von Fähigkeitsdefiziten................27
a) Wissensbeschränkungen...................................................27
ß) Beschränkungen der Antizipationsfähigkeit........................29
aa) Mentale Modelle als übergeordnete Ursache für
Beschränkungen der Antizipationsfähigkeit.................29
ßß) Beschränkungen der Wahrnehmungsfähigkeit............31
YY) Beschränkungen der Prognosefähigkeit.......................36
55) Beschränkungen der Bewertungsfähigkeit...................39
Y) Beschränkungen der Durchsetzungsfähigkeit....................43
5) Beschränkungen der Realisationsfähigkeit.........................48
3. Die Principal-Agent-Theorie als Möglichkeit zur systematischen
Berücksichtigung von Fähigkeits- und Präferenzdefiziten im
Verhältnis zwischen Beauftragten und Auftraggeber..................49
4. Einordnung der Beziehung zwischen Beschaffungscontroller
und Beschaffungsmanager bzw. Zentralcontroller als Principal-
Agent-Verhältnis.........................................................................53
III. Möglichkeiten zur Vermeidung und Aufdeckung fehlerhafter Auf-
gabenerfüllung des Beschaffungscontrolling...................................56
1. Gezielte Personalauswahl..........................................................56
2. Gestaltung von Personalentwicklungsmaßnahmen....................61
3. Anwendung von Anreizsystemen................................................64
4. Einsatz interner Kontrollsysteme................................................67
D. Das interne Kontrollsystem als Teil der betrieblichen Kontrolle...........69
I. Grundlegendes zur Kontrolle als Führungsfunktion........................69
1. Merkmale von Kontrollen und Kontrollprozessen........................69
2. Unterscheidung von Kontrollzwecken........................................76
a) Kontrollen zur Sicherstellung und Verbesserung der
Prozessdurchführung.............................................................76
b) Kontrollen zur Sicherstellung und Verbesserung der
grundsätzlichen Durchsetzung von Planvorgaben.................77
c) Kontrollen zur Sicherstellung und Verbesserung der
Prognosefähigkeit in Planungsprozessen..............................79
3. Systematisierung von Kontrollobjekten.......................................80
4. Kennzeichnung möglicher Träger von Kontrollen.......................84
5. Eigenschaften von Kontrollsystemen.........................................90
6. Zur Problematik personeller Nebenwirkungen von Kontroll-
prozessen ...................................................................................95
7. Möglichkeiten zur Überwindung von Fähigkeits- und Präferenz-
defiziten von Kontrollträgern.......................................................97
a) Strategien zur Überwindung von Fähigkeitsdefiziten.............97
b) Strategien zur Überwindung von Präferenzdefiziten............101
II. Abgrenzung von Kontrolle und interner Revision..........................108
1. Kennzeichnung der internen Revision......................................108
a) Aufgaben der internen Revision...........................................108
b) Prüfungsarten der internen Revision....................................112
2. Zu den Unterschieden von Kontrolle und interner Revision......115
3. Zur Präventionswirkung der internen Revision.........................116
III. Das interne Kontrollsystem als besondere Überwachungs-
funktion .........................................................................................118
1. Kennzeichnung ausgewählter Definitionsansätze zum internen
Kontrollsystem..........................................................................118
2. Zwecke des internen Kontrollsystems......................................125
3. Prinzipien des internen Kontrollsystems...................................128
a) Prinzip der hierarchischen Aufsicht......................................128
b) Prinzip der Funktionstrennung...........................................130
c) Prinzip des kontrollwirksamen Einsatzes von Organisations-
mitteln...................................................................................132
a) Schließ- und Sperrvorrichtungen sowie mechanisch-
technische Organisationsmittel als Kontrollinstrumente... 132
ß) Formulare als universelles Instrument des internen
Kontrollsystems................................................................134
4. Zum Einfluss der Wahl des Delegationsprinzips auf die
Gestaltung interner Kontrollsysteme.........................................139
E. Einsatz interner Kontrollsysteme zur Vermeidung und Aufdeckung
fehlerhafter Aufgabenerfüllung des Beschaffungscontrolling bei der
Durchführung einer Informationsbedarfsanalyse nach dem Konzept
der kritischen Erfolgsfaktoren.............................................................145
I. Detaillierte Kennzeichnung der Aufgaben des Beschaffungs-
controlling bei der Gestaltung des Beschaffungsinformations-
systems.........................................................................................145
1. Identifikation von Lücken in der Informationsversorgung..........145
2. Gestaltung des Informationsangebots......................................146
3. Implementierung und Kontrolle des Beschaffungsinformations-
systems.....................................................................................148
II. Die Informationsbedarfsanalyse als Basisaufgabe der Gestaltung
des Beschaffungsinformationssystems.........................................149
1. Zur Bedeutung der Informationsbedarfsanalyse.......................149
2. Überblick über Methoden der Informationsbedarfsanalyse.......151
a) Deduktive Methoden der Informationsbedarfsanalyse..........151
b) Induktive Methoden der Informationsbedarfsanalyse...........153
III. Einsatz der Methode der kritischen Erfolgsfaktoren zur Erhebung
des Informationsbedarfs der Beschaffungsführung.......................159
1. Kennzeichnung der Grundidee der Methode der kritischen
Erfolgsfaktoren............................................................... 159
2. Erläuterung des grundsätzlichen Ablaufs der Methode der
kritischen Erfolgsfaktoren................................................... 152
IV. Entwicklung konkreter interner Kontrollmechanismen zur Ver-
meidung und Aufdeckung fehlerhafter Aufgabenerfüllung des
Beschaffungscontrolling bei der Durchführung der Methode der
kritischen Erfolgsfaktoren.............................................................173
1. Zur Problematik der Kontrolle der Aufgabenerfüllung des
Beschaffungscontrolling...........................................................173
a) Kontrolle von Entlastungsaufgaben des Beschaffungs-
controlling.............................................................................173
b) Kontrolle von Ergänzungs- und Begrenzungsaufgaben des
Beschaffungscontrolling.......................................................174
2. Kennzeichnung potenzieller Fehler des Beschaffungs-
controlling bei der Durchführung der Methode der kritischen
Erfolgsfaktoren.........................................................................177
3. Grundlegende Kennzeichnung der zur Fehlervermeidung- und
-aufdeckung eingesetzten internen Kontrollmechanismen
sowie Kontrollträger..................................................................193
a) Zur Auswahl der einzusetzenden internen Kontroll-
mechanismen.......................................................................193
b) Zum Einfluss der Organisation des Beschaffungscontrolling
auf die Wahl der Träger von Fremd-Kontrollen....................198
a) Grundsätzliche Möglichkeiten der Einordnung des
Beschaffungscontrolling in die betriebliche Aufbau-
organisation .....................................................................198
ß) Beispiele für die Organisation des Beschaffungs-
controlling bei zentraler Controllingorganisation..............200
Y) Beispiele für die Organisation des Beschaffungs-
controlling bei dezentraler Controllingorganisation..........203
ö) Kennzeichnung der dieser Arbeit zugrundeliegenden
Organisation des Beschaffungscontrolling.......................208
c) Charakterisierung der eingesetzten Kontrollen....................209
F. Detaillierte Kennzeichnung der zur Fehlervermeidung und
-aufdeckung entwickelten Prozessabläufe.........................................219
I. Einsatz erweiterter ereignisgesteuerter Prozessketten zur Dar-
stellung der entwickelten Prozesse...............................................219
II. Darstellung des Kontrollprozesses zur Sicherstellung der Aktuali-
tät des Informationsbedarfs eines Beschaffungsmanagers...........226
III. Aufteilung der Gesamt-Interviewaufgabe der Erhebung kritischer
Erfolgsfaktoren auf zwei Interviewteile..........................................234
IV. Darstellung des Prozessentwurfs für Interviewteil 1 sowie der
zugehörigen Kontrollprozesse.......................................................236
1. Prozessentwurf für die Interviewdurchführung..........................236
2. Prozessentwurf für die Dokumentation der Ergebnisse von
Interviewteil 1............................................................................245
3. Prozessentwurf für die Kontrolle von Interviewteil 1.................252
a) Erster Kontrolldurchlauf des Beschaffungsmanagers...........252
b) Umsetzung der Ergebnisse des ersten Kontrolldurchlaufs
des Beschaffungsmanagers durch den Beschaffungs-
controller...............................................................................262
c) Zweiter Kontrolldurchlauf des Beschaffungsmanagers.........265
d) Umsetzung der Ergebnisse des zweiten Kontrolldurchlaufs
des Beschaffungsmanagers durch den Beschaffungs-
controller...............................................................................267
e) Erster Kontrolldurchlauf des Zentralcontrollers.....................267
f) Umsetzung der Kontrollergebnisse des Zentralcontrollers ... 274
V. Darstellung des Prozessentwurfs von Interviewteil 2 sowie der
zugehörigen Kontrollprozesse.......................................................278
1. Prozessentwurf für die Interviewdurchführung..........................278
2. Prozessentwurf für die Dokumentation der Ergebnisse von
Interviewteil 2............................................................................292
3. Prozessentwurf für die Kontrolle von Interviewteil 2.................302
a) Erster Kontrolldurchlauf des Beschaffungsmanagers...........302
b) Umsetzung der Ergebnisse des ersten Kontrolldurchlaufs
des Beschaffungsmanagers durch den Beschaffungs-
controller....................................................................................................................303
c) Zweiter Kontrolldurchlauf des Beschaffungsmanagers.........311
d) Umsetzung der Ergebnisse des zweiten Kontrolldurchlaufs
des Beschaffungsmanagers durch den Beschaffungs-
controller ..............................................................................314
e) Erster Kontrolldurchlauf des Zentralcontrollers....................314
f) Umsetzung der Kontrollergebnisse des Zentralcontrollers... 319
G. Grenzen des Einsatzes interner Kontrollsysteme im Beschaffungs-
controlling ..........................................................................................323
Anhang..................................................................................................326
Literaturverzeichnis................................................................................361
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