Praxishandbuch Event-Management: das A - Z der perfekten Veranstaltungsorganisation ; mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen
Gespeichert in:
| 1. Verfasser: | |
|---|---|
| Format: | Buch |
| Sprache: | German |
| Veröffentlicht: |
Wiesbaden
Gabler
2005
|
| Ausgabe: | 1. Aufl. |
| Schlagworte: | |
| Online-Zugang: | Inhaltsverzeichnis |
| Beschreibung: | 221 S. Ill. |
| ISBN: | 3409125787 |
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|---|---|
| adam_text | Titel: Praxishandbuch Event-Management
Autor: Schmitt, Irmtraud
Jahr: 2005
Inhaltsverzeichnis
Vorwort..................................................................................................... 5
Einleitung ................................................................................................. 15
1 Wertvolle Praxistipps........................................................................ 17
1.1 Zehn goldene Regeln für Ihre optimale Veranstaltungsplanung
.................................................................................................... 17
1.1.1 Wählen Sie das Datum sehr sorgfältig aus! ................... 17
1.1.2 Kommunizieren Sie das Veranstaltungsziel! ................. 17
1.1.3 Legen Sie Wert auf liebevoll zubereitete und
hochwertige Speisen und Getränke! .............................. 17
1.1.4 Planen Sie jeden Event individuell zugeschnitten auf
Ihre Gäste! ..................................................................... 18
1.1.5 Setzen Sie ein angemessenes Budget fest! .................... 18
1.1.6 Finden Sie den passenden Rahmen für Ihre
Veranstaltung! ................................................................ 18
1.1.7 Achten Sie auf die richtige Dauer! ................................ 19
1.1.8 Schaffen Sie Stimmung mit dem Veranstaltungsort ...... 19
1.1.9 Klappern gehört zum Handwerk! .................................. 19
1.1.10 Die Gestaltung der Einladung ist die Visitenkarte des
Veranstalters! ................................................................. 19
1.2 Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine perfekte
Organisation.............................................................................. 20
1.2.1 Wer ist prädestiniert für diese Aufgabe?........................ 20
1.2.2 Überlegungen zur Zeitplanung und
Arbeitsorganisation........................................................ 20
1.2.3 Kompetent mit Anbietern verhandeln............................ 23
1.2.4 Die Entscheidung: Internes oder externes
Veranstaltungsmanagement?.......................................... 24
1.2.5 Was können andere für Sie kostenlos erledigen?........... 24
1.2.6 Das Organisationsteam .................................................. 25
1.2.7 Anforderungsprofil für die Teamleitung ....................... 26
1.2.8 Die Teamleitung und ihre Aufgaben ............................. 27
1.2.9 Die Generalprobe........................................................... 29
1.2.10 Kostenfallen - sinnvoll sparen....................................... 30
1.2.11 Während der Veranstaltung: alles im Griff................... 32
1.2.12 Wenn Sie als Organisatorin selbst eine Rede halten...... 32
2 Veranstaltungstypen.......................................................................... 35
3 Wichtige Entscheidungen zu Beginn der Veranstaltung sichern
den Erfolg........................................................................................... 37
3.1 Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament
verweilen................................................................................... 37
3.1.1 Das Veranstaltungsziel................................................... 37
3.1.2 Form der Veranstaltung.................................................. 38
3.1.3 Zeit für professionelle Planung...................................... 38
3.1.4 Optimale Teilnehmerzahl............................................... 38
3.1.5 Rechtzeitige Ankündigung und Einladung .................... 38
3.1.6 Gute Kontakte zu externen Dienstleistern ..................... 39
3.1.7 Einladen mit Stil - aber wie? ......................................... 39
4 Meilensteine für die optimale Vorbereitung.................................... 41
4.1 Ideenfindung für Veranstaltungen............................................. 41
4.1.1 Wie veranstalten Sie ein „Brainstorming ? ................... 41
4.1.2 Mindmapping................................................................. 42
4.1.2.1 Was ist Mindmapping? ..................................... 42
4.1.2.2 Wie gehen Sie vor? ........................................... 42
4.2 Hotelauswahl.............................................................................. 43
4.2.1 Wichtige Punkte, die für die Auswahl des Hotels
entscheidend sind........................................................... 43
4.2.1.1 Anzahl der Teilnehmer ..................................... 43
4.2.1.2 Ein hervorragender Service............................... 43
4.2.1.3 Gute Lage und Verkehrsanbindung .................. 44
4.2.1.4 Gute Verpflegung und entsprechender
Hotelstandard.................................................... 44
4.2.1.5 Hohe Fachkompetenz des Hotelpersonals ........ 45
4.2.1.6 Ausgleichsprogramm ........................................ 45
4.2.1.7 Ungestörte Pausenzone ..................................... 45
4.2.1.8 Komfortable Hotelzimmer................................ 45
4.2.1.9 Annehmbare Zahlungsbedingungen und
Stornofristen...................................................... 45
4.3 Optimaler Tagungsraum............................................................ 46
4.4 Einwandfreie und moderne Tagungstechnik............................. 47
4.5 Tischformation .......................................................................... 47
4.6 Bestuhlung ................................................................................ 48
5 Veranstaltungsbeispiele aus der Praxis ........................................... 49
5.1 Arbeitsessen auch Arbeitsfrühstück, Arbeitsdinner .................. 49
5.1.1 Anlässe und Ziele .......................................................... 49
5.1.2 Mögliche Formen und Orte ........................................... 49
5.1.3 Planung und Dauer ........................................................ 50
5.1.3.1 Menü oder ä la carte?........................................ 50
5.1.4 Einladen - aber wie?...................................................... 51
5.2 Betriebsausflug ......................................................................... 51
5.2.1 Ziele der Veranstaltung .................................................. 52
5.2.2 Termin bestimmen......................................................... 52
5.2.3 Budget............................................................................ 53
5.2.4 Organisationsteam ......................................................... 53
5.2.5 Bekanntgabe des Termins - wann und wie?.................. 53
5.2.6 Teilnehmerliste erstellen................................................ 54
5.2.7 Ideen für die Gestaltung................................................. 54
5.2.8 Motto ............................................................................. 55
5.2.8.1 Ein Motto-Beispiel: „Wir bleiben in
Bewegung! ...................................................... 55
5.2.9 Essen und Trinken ......................................................... 55
5.2.10 Transport........................................................................ 56
5.2.11 Generalprobe ................................................................. 56
5.3 Betriebsbesichtigung, auch: Informationsveranstaltung,
Produktvorstellung.................................................................... 56
5.3.1 Termin festlegen ............................................................ 57
5.3.2 Einladung....................................................................... 57
5.3.3 Der erste Eindruck entscheidet - die Begrüßung .......... 58
5.3.4 Small Talk als Einstieg .................................................. 58
5.3.5 Informationen (Zahlen, Daten, Fakten) -
publikumsorientiert aufbereitet...................................... 59
5.3.6 Rundgang....................................................................... 60
5.3.6.1 Was interessiert? ............................................... 60
5.3.7 Bewirtung ...................................................................... 60
5.3.8 Nacharbeit...................................................................... 61
5.4 Jubiläum.................................................................................... 61
5.4.1 Budget............................................................................ 62
5.4.2 Legen Sie gleich zu Beginn fest, wer welche
Arbeitspakete übernimmt: ............................................. 63
5.4.3 Einladungen - wann und an wen? ................................. 64
5.4.4 Festschrift ...................................................................... 65
5.4.5 Allgemeine Praxistipps.................................................. 65
5.4.6 Nacharbeit...................................................................... 66
5.5 Konferenz und Tagung.............................................................. 66
5.5.1 Mögliche Ziele............................................................... 67
5.5.2 Termin und Dauer.......................................................... 68
5.5.3 Budget............................................................................ 68
5.5.4 Tagungsort ..................................................................... 69
5.5.5 Vorschläge für alternative Tagungsorte......................... 70
5.5.6 Einladungen ................................................................... 70
5.5.7 Rahmenprogramm ......................................................... 71
5.5.8 Ausstattung des Tagungsraums ..................................... 71
5.5.9 Tagungsunterlagen......................................................... 73
5.5.10 Bewirtung ...................................................................... 73
5.5.11 Ein guter Sekretariatsservice ......................................... 74
5.5.12 Hotelbuchungen............................................................. 75
5.5.13 Referenten...................................................................... 75
5.5.14 Übersicht und Transparenz: Der Organisationsplan in
Excel .............................................................................. 75
5.5.15 Nachbereitung................................................................ 76
5.6 Kunden-Informationsveranstaltung auch Hausmesse............... 76
5.6.1 Integrieren Sie das Verkaufsteam................................... 77
5.6.2 Professionell einladen.................................................... 78
5.6.3 Während der Veranstaltung ........................................... 78
5.6.4 Der Kunde ist König: Bieten Sie ein attraktives
Programm ...................................................................... 78
5.6.5 Wichtige Tipps für den Ablauf...................................... 79
5.7 Messeplanung............................................................................ 81
5.7.1 Messeziele definieren .................................................... 82
5.7.2 Messeerfolgskontrolle.................................................... 83
5.7.3 Messemarkt analysieren................................................. 84
5.7.4 Konzeption festlegen ..................................................... 84
5.7.5 Was kostet der Messeauftritt?........................................ 84
5.7.6 Projektteam .................................................................... 85
5.7.7 Anmeldung .................................................................... 87
5.7.8 Standplanung.................................................................. 87
5.7.9 Standort.......................................................................... 89
5.7.10 Standgröße ..................................................................... 90
5.7.11 Aufteilung des Messestandes......................................... 90
5.7.12 Standausstattung ............................................................ 91
5.7.13 Infothek.......................................................................... 91
5.7.14 Exponate ........................................................................ 92
5.7.15 Prospektmaterial ............................................................ 94
5.7.16 Standpersonal................................................................. 94
10
5.7.17 Besucherwerbung .......................................................... 95
5.7.17.1 Anzeigenschaltung in Fachzeitschriften........... 95
5.7.18 Werbegeschenke............................................................ 95
5.7.19 Messe-Einladungen........................................................ 96
5.7.20 Form der Einladung....................................................... 97
5.7.21 Pressearbeit zur Messe................................................... 99
5.7.22 Standabend..................................................................... 100
5.7.23 Nacharbeit - Ergebnissicherung.................................... 101
5.8 Pressekonferenz ........................................................................ 102
5.8.1 Anlass und Ziel.............................................................. 102
5.8.2 Ziele ............................................................................... 104
5.8.3 Termin ........................................................................... 105
5.8.4 Wochentag..................................................................... 105
5.8.5 Uhrzeit ........................................................................... 105
5.8.6 Dauer ............................................................................. 106
5.8.7 Budget............................................................................ 106
5.8.8 Veranstaltungsort........................................................... 106
5.8.9 Raumwahl...................................................................... 107
5.8.10 Technik .......................................................................... 107
5.8.11 Bewirtung ...................................................................... 108
5.8.12 Einladungen................................................................... 108
5.8.12.1 Wann wird eingeladen?.................................. 108
5.8.12.2 Elemente der Einladung................................. 108
5.8.12.3 Form der Einladung ....................................... 109
5.8.12.4 Muster Einladung zur Pressekonferenz ......... 110
5.8.13 Fototermin und Pressemappe......................................... 110
5.8.14 Gestaltung der Pressemitteilung .................................... 111
5.8.15 Pressegeschenke ............................................................ 112
5.8.16 Ablauf der Pressekonferenz........................................... 112
5.8.17 Nachbereitung................................................................ 113
5.8.17.1 Informationsmaterial versenden..................... 113
5.8.17.2 Medienresonanz erfassen............................... 113
5.8.17.3 Medienresonanz bewerten ............................. 113
5.8.17.4 Information der Mitarbeiter ........................... 113
5.9 Seminar ..................................................................................... 114
5.9.1 Die Basis für eine erfolgreiche Gestaltung.................... 114
5.9.2 Dauer ............................................................................. 115
5.9.3 Termin ........................................................................... 117
5.9.4 Auswahl des Seminarortes............................................. 117
5.9.4.1 Externe Seminare.............................................. 117
5.9.4.2 Interne Seminare............................................... 118
11
5.9.5 Budget............................................................................ 119
5.9.6 Seminarraum.................................................................. 119
5.9.7 Namensschilder.............................................................. 120
5.9.8 Bewirtung ...................................................................... 121
5.9.9 Einladungen ................................................................... 121
5.9.10 Rahmenprogramm ......................................................... 122
5.9.11 Effektive Nachbereitung................................................ 122
5.10 Stehempfang.............................................................................. 123
5.11 Tag der offenen Tür .................................................................. 123
5.11.1 Einen Termin finden ...................................................... 125
5.11.2 Wer sollte zum Organisationsteam gehören? ................ 125
5.11.3 Wen laden Sie wie ein?.................................................. 126
5.11.4 Was darf der Tag kosten? .............................................. 127
5.11.5 Rund ums leibliche Wohl .............................................. 128
5.12 Verabschiedung......................................................................... 128
5.12.1 Ziele ............................................................................... 129
5.12.2 Form............................................................................... 129
5.12.3 Datum ............................................................................ 130
5.12.4 BudgetundOrt .............................................................. 130
5.12.5 Einladungen ................................................................... 131
5.12.6 Lange Rede - kurzer Sinn: Ablaufvorschläge ............... 131
5.12.7 Abschiedsgeschenk........................................................ 132
5.13 Weihnachtsfeier ........................................................................ 132
5.13.1 Wann ist der beste Zeitpunkt?........................................ 133
5.13.2 Wo wird gefeiert? .......................................................... 133
5.13.3 Gute Ideen für die etwas andere Weihnachtsfeier: ........ 134
5.13.4 Wer wird eingeladen? .................................................... 134
5.13.5 Wie wird eingeladen? .................................................... 135
5.13.6 Wie wird gefeiert? ......................................................... 135
5.13.7 Geschenke...................................................................... 136
5.13.8 Menü oder Büffet?......................................................... 136
5.13.9 Sitzordnung-ja oder nein? ........................................... 137
Moderne Umgangsformen Kleiner Knigge für
Veranstaltungen .................................................................................139
6.1 Stilvoll Gäste empfangen und begrüßen ................................... 139
6.2 Eingangskontrolle ..................................................................... 139
6.3 Knigge der Rangordnung.......................................................... 140
6.4 Small Talk - das kleine Gespräch als Türöffner....................... 141
6.5 Den Mantel abnehmen .............................................................. 141
12
6.6 Titel in der Anrede.................................................................... 141
6.6.1 Ein Wort zum „Du ....................................................... 142
6.6.1.2 Wer bietet das „Du an? ................................... 142
6.6.2 Offizielle mündliche Anreden ....................................... 143
6.7 Grüßen und begrüßen................................................................ 143
6.7.1 Wer grüßt wen zuerst? ................................................... 143
6.7.2 Begrüßen mit Händedruck............................................. 144
6.8 Wer geht vor?............................................................................ 144
6.9 Der kleine Unterschied: internationale Gäste begrüßen ........... 144
6.10 Willst du Erfolge vorbereiten, so achte auf die Kleinigkeiten .. 145
6.11 Bekannt machen........................................................................ 145
6.12 Distanzverhalten ....................................................................... 146
6.13Zum Platz geleiten .................................................................... 146
6.14 Ihr Auftritt bitte: Dressed for success....................................... 146
6.14.1 Die Macht des ersten Eindrucks .................................... 147
6.14.2 Tipps für Ihren Auftritt als Gastgeberin ........................ 148
6.14.3 Wie unterstreichen Sie Ihre Kompetenz? ...................... 148
6.14.4 Dresscode....................................................................... 148
6.14.5 Die richtigen Farben ...................................................... 149
6.15 Dies und das: Was Sie als Gastgeber sonst noch wissen
sollten: ....................................................................................... 150
6.15.1 Pünktlich oder nicht? ..................................................... 150
6.15.2 Sitzordnungen bei Veranstaltungen............................... 151
Pleiten, Pech und Pannen: Was tun Sie, wenn..............................153
7.1 Ihnen das Wetter einen Strich durch die Rechnung macht? ..... 153
7.2 ... keine Stimmung aufkommt? ................................................ 153
7.3 ... die Musik nicht so ist, wie Sie es sich vorgestellt haben ..... 154
7.4 ... die Bewirtung nicht funktioniert.......................................... 155
7.5 ... der Künstler/Entertainer sich verspätet................................ 155
7.6 ... die Technik versagt.............................................................. 156
7.7 ... zwei sich streiten.................................................................. 156
7.8 ... Teilnehmer verloren gehen .................................................. 156
Nachbereitung und Erfolgskontrolle ...............................................159
8.1 Feedback an die Helfer ............................................................. 159
8.1.1 Beispiele für Dankesschreiben ...................................... 160
8.2 Fotos einer gelungenen Veranstaltung: Ein Bild sagt mehr als
tausend Worte............................................................................ 161
8.3 Alles wieder zurück an seinen Platz ......................................... 162
8.4 Versenden von Dokumentationen ............................................. 162
13
8.5 Rechnungen begleichen ............................................................ 162
8.6 Ziel erreicht? Die Erfolgskontrolle ........................................... 162
8.7 Die Nachbesprechung mit dem Organisationsteam .................. 163
8.8 Die Budgetkontrolle.................................................................. 163
8.9 Abgleich der Einladungsliste mit der Gästeliste....................... 164
8.10Zufriedenheit der Teilnehmer.................................................... 164
8.11 Medienresonanz ........................................................................ 164
8.12Feedback an den Vorgesetzten .................................................. 164
9 Nützliche Internetlinks, die Sie bei Ihrer
Veranstaltungsplanung unterstützen:........................................... 167
10 Checklisten für die Eventplanung.................................................. 169
Checkliste Arbeitsessen.................................................................... 169
Checkliste Betriebsausflug............................................................... 171
Checkliste „Was ist mitzunehmen .................................................. 173
Checkliste Anmeldung einer Betriebsbesichtigung.......................... 174
Checkliste Betriebsbesichtigung ...................................................... 175
Checkliste Jubiläum ......................................................................... 177
Checkliste Konferenz und Tagung ................................................... 181
Checkliste Messeplanung ................................................................. 187
Checkliste „Meeting mit vielen Teilnehmern ................................. 193
Checkliste Pressekonferenz.............................................................. 195
Checkliste Seminar........................................................................... 200
Checkliste Stehempfang ................................................................... 206
Checkliste Tag der offenen Tür ........................................................ 208
Checkliste Verabschiedung............................................................... 212
Checkliste „Während der Veranstaltung ......................................... 214
Checkliste Weihnachtsfeier .............................................................. 215
Checkliste Zielformulierung............................................................. 217
Literaturverzeichnis ............................................................................ 219
Vita........................................................................................................ 221
14
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