Flexibles und regelbasiertes Workflow-Management an Universitäten:
Gespeichert in:
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| Format: | Abschlussarbeit Buch |
| Sprache: | German |
| Veröffentlicht: |
Hamburg
Kovač
2001
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| Schriftenreihe: | Schriftenreihe Innovatives Dienstleistungsmanagement
7 |
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| Online-Zugang: | Inhaltsverzeichnis |
| Beschreibung: | XX, 316 S. graph. Darst. : 21 cm |
| ISBN: | 383000429X |
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|---|---|
| adam_text | Inhaltsübersicht
1 Einleitung 1
2 Grundlagen 4
3 Workflow-Management an Universitäten 86
4 Konzept des Flexiblen und Regelbasierten Workflow-Managements 140
5 Realisierung 209
6 Schlußbetrachtung und Ausblick 266
VII
Inhaltsverzeichnis
y
Vorwort Inhaltsübersicht V11
Inhaltsverzeichnis VI11
Abkürzungsverzeichnis X11
Abbildungsverzeichnis **
Tabellenverzeichnis, *
1 Einleitung
2 Grundlagen 2.1 Universitäre Prozesse 4
2.1.1 Ziele und Strategien von Universitäten 4
2.1.2 Organisationsformen von Universitäten
2.1.2.1 Grundlegende Organisationsformen 9
2.1.2.2 Universitäre Organisationsformen
2.1.3 Universitäres Prozeßspektruni °
2.1.4 Universitäres Leistungsangebot im Internet ^6
2.1.4.1 E-Commerce als Teil der Unternehmensstrategie 26
2.1.4.2 Systematisierung von E-Commerce-Anwendungen 28
2.1.4.3 Hindernisse für den Einsatz von E-Commerce-Anwendungen...30
2.1.4.4 Technische Grundlagen 31
2.1.4.5 Leistungsangebot der Universitäten im Internet 31
2.1.4.6 Verbindung der Leistungen und der Geschäftsprozesse 35
2.2 Workflow-Management 36
2.2.1 Der Workflow-Begriff 36
2.2.2 Workflow-Management 38
2.2.2.1 Einsatzziele 39
2.2.2.2 Einsatzkriterien 40
2.2.2.3 Kriterien zur Abbildungsfähigkeit von Prozessen als
Workflows 43
2.2.2.4 Workflow-Modellierung 43
2.2.2.5 Vorgehensmodelle zur Workflow-Einführung 47
2.2.3 Workflow-Management-Systeme 50
2.2.3.1 Begriff, Arten und Abgrenzung 50
2.2.3.2 Komponenten von Workflow-Management-Systemen 52
2.2.3.3 Definition von Workflows 53
2.2.3.4 Anwenderschnittstelle von Workflow-Management-Systemen ..54
2.2.3.5 Laufzeitsystem von Workflow-Management-Systemen 54
2.3 Grundlagen des SAP R/3-Systems 56
2.3.1 Integrierte ERP-Standardsoftware 56
2.3.2 Das Business Object Repository 60
2.3.2.1 Prinzipien der Objekt-Orientierung 60
2.3.2.2 Das Business Objekt Repository des SAP R/3-Systems 63
2.3.3 Das Workflow-Management-System des SAP R/3-Systems 67
2.3.3.1 Workflow-Modellierung auf Basis des SAP Business
Workflow 68
2.3.3.2 Das Laufzeitsystem des SAP Business Workflow 72
2.3.3.3 Die Anwenderschnittstelle des SAP Business Workflow 74
2.3.3.4 Die Administrationsmöglichkeiten des SAP Business
Workflow 75
2.3.4 Die Anbindung des SAP R/3-Systems an das Internet 77
2.3.4.1 WWW als zentraler Bestandteil des Internet 77
2.3.4.2 Anbindung des SAP R/3-Systems an das WWW 79
2.3.5 Archivierung im SAP R/3-System 83
2.3.5.1 Prinzipien der optischen Archivierung 83
2.3.5.2 Die Anbindung des SAP R/3-Systems an die optische
Archivierung 84
3 Workflow-Management an Universitäten 86
3.1 Motivation zum Workflow-Management an Universitäten 88
3.2 Analyse der Prozesse im Hinblick auf Abbildbarkeit als Workflows 90
3.2.1 Kriterienkatalog als Entscheidungsgrundlage der Workflow-
Tauglichkeit von Prozessen 90
3.2.2 Anwendung des Kriterienkatalogs auf universitäre Prozesse 95
3.3 Workflow-Muster für ausgewählte Prozesse 102
3.3.1 Immatrikulation 102
3.3.2 Andere Prozesse der Studentenadministration 108
IX
3.4 Ausgewählte Integrationsaspekte des Workflow-Managements
an Universitäten 119
3.4.1 Beitrag des Workflow-Managements zum Dokumenten¬
management 119
3.4.1.1 Technische Integrationsaspekte 120
3.4.1.2 Integrationsbeispiel 122
3.4.2 WWW-Integration als Aspekt der Internetintegration 124
3.4.2.1 Technische Integrationsaspekte 125
3.4.2.2 Integrationsbeispiel 126
3.4.3 Universitätsübergreifende Prozesse 129
3.4.3.1 Technische Integrationsaspekte 129
3.4.3.2 Integrationsbeispiele 131
3.5 Die Umsetzung des Workflow-Managements an Universitäten 137
3.5.1 Organisatorische Aspekte 137
3.5.2 Einbettung des Workflow-Managements in IT-Landschaften 138
4 Konzept des Flexiblen und Regelbasierten Workflow-Managements 140
4.1 Motivation eines neuen Konzepts 141
4.1-1 Ist-Situation der Modellierung von Prozessen und deren
Beziehungen 141
4.1.2 Anforderung an die Modellierung der Prozeßbeziehungen 142
4.1.3 Grenzen aktueller Ansätze 143
4.2 Grundlegendes Modell zur Behandlung komplexer Proze߬
beziehungen, dessen Umsetzung durch Workflow-Management-
Systeme und Implikationen auf die Modellierung 145
4.2.1 Analyse der Prozeßbeziehungen 146
4.2.1.1 Art der Prozeßbeziehungen 146
4.2.1.2 Struktur der Prozeßbeziehungen 153
4.2.2 Grundlegendes Modell zur Behandlung komplexer
Prozeßbeziehungen 157
4.2.3 Zusammenspiel von Prozeßbeziehungen und Einzelprozessen 171
4.2.4 Umsetzung des Modells durch Workflow-Management-Systeme... 180
4.2.4.1 Auswirkung der Umsetzung des Modells auf die
Modellierung 180
X
4.2.4.2 Auswirkung der Umsetzung des Modells auf die
Ablaufsteuerung 188
4.2.5 Implikationen auf die Prozeßmodellierung 191
4.3 Erweiterung des Modells zur Behandlung komplexer Proze߬
beziehungen zum Konzept des Flexiblen und Regelbasierten
Workflow-Managements 194
4.3.1 Einführung 194
4.3.2 Betreuung 199
4.3.2.1 Sicherstellung des korrekten Ablaufs der Workflows 200
4.3.2.2 Integration von Änderungen der Geschäftsprozesse 203
4.3.2.3 Verbesserung innerhalb des Workflow-Managements 204
4.4 Bewertung 207
4.4.1 Potentiale 207
4.4.2 Hemmnisse und Grenzen 208
5 Realisierung 209
5.1 Implementierung zum integrierten Workflow-Management an
Universitäten 211
5.1.1 Portale als Klammer von Prozessen und Diensten 212
5.1.2 Konkrete Workflows 216
5.1.3 Integrationsaspekte 225
5.1.4 Implementierung 229
5.2 Realisierung zum Konzept des Flexiblen und Regelbasierten Workflow-
Managements 237
5.2.1 Prozeßinitiierung als Ausschnitt des Konzepts des Flexiblen und
Regelbasierten Workflow-Managements 238
5.2.2 Modellierung der Prozeßbeziehungen 241
5.2.3 Durchführung und Auswertung der Prozeßbeziehungen 250
5.2.4 Integration der Modellimplementierung in die Anwendungen 254
6 Schlußbetrachtung und Ausblick 266
Anhang Modellierung. 269
Literaturverzeichnis 277
XI
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 2-1: Hierarchisierung von Strategien 6
Abbildung 2-2: Wertschöpfungskette nach Porter 18
Abbildung 2-3: Beziehung Geschäftsstrategie und Prozesse 19
Abbildung 2-4: Prozeßgefüge der Universität (vereinfacht) aus
Leistungssicht 21
Abbildung 2-5: Entwicklung des E-Commerce-Geschäftsvolumens 27
Abbildung 2-6: Verbesserungspotential durch Workflow-Management 40
Abbildung 2-7: Das „Workflow-Reference-Model der WfMC 53
Abbildung 2-8: Komponentenarchitektur eines WFMS 55
Abbildung 2-9 Das Integrationsmodell des SAP R/3-Systems 59
Abbildung 2-10: Grundmodell der Workflow-Definition im SAP Business
Workflow 69
Abbildung 2-11: Sprachelemente zur Definition einer Workflow-Definition 70
Abbildung 2-12: Der graphische Workflow-Editor des SAP R/3 Systems
(Stand 4.6C) 71
Abbildung 2-13: Laufzeitsystem: Zusammenspiel Manager 73
Abbildung 2-14: „Integrierter Eingangskorb als Teil des Business
Workplace (Stand 4.6C) 75
Abbildung 2-15: Web Basisarchitektur für den Internet Transaction Server 81
Abbildung 3-1: Klassifikation von Prozessen in Anlehnung an
Georgakopolous 93
Abbildung 3-2: Ausschnitt der Geschäftsprozesse des Studien- und
Prüfungsbereichs an Universitäten 99
Abbildung 3-3: Use Case „Prozeß Immatrikulation 103
Abbildung 3-4: Ausschnitt des Workflow-Musters „Immatrikulation
(zweiter Teil) 104
Abbildung 3-5: Modellierung des Workflow-Musters „Immatrikulation
mit „ProFlow 106
Abbildung 3-6: Ausschnitt des Workflow-Musters „Prüfungsanmeldung 109
Abbildung 3-7: Ausschnitt des Workflow-Musters „Haupt-Workflow
Zulassung 112
Abbildung 3-8: Ausschnitt des Workflow-Musters „Studienwunsch 114
XIV
Abbildung 3-9: Workflow-Muster „Stipendium 115
Abbildung 3-10: Ausschnitt des Workflow-Musters „Wohnheimplatz 116
Abbildung 3-11: Workflow-Muster „Exmatrikulation 117
Abbildung 3-12: WfMC-Schnittstelle WFMS: Anwendungssoftware 121
Abbildung 3-13: Zuordnungs-Workflow zur optischen Archivierung 123
Abbildung 3-14: Aufgabenbearbeitung durch Studenten über „Web-Clients
im WWW 126
Abbildung 3-15: Zusammenspiel Workflow-Management, Self-Service und
optische Archivierung 128
Abbildung 3-16: Universitätsübergreifender Prozeß: „Zentrale Zulassung 134
Abbildung 3-17: Universitätsübergreifender Prozeß: Antrag DFG-Projekt 136
Abbildung 3-18: Integration des WFMS in die universitäre IT-Landschaft 139
Abbildung 4-1: Logische Übersicht der Prozeßbeziehungen 147
Abbildung 4-2: 3-Ebenen Modell 152
Abbildung 4-3: Ausschnitt aus den Workflow-Beziehungen der
Studentenadministration einer Universität 154
Abbildung 4-4: Säule 1: Traditionelle Beziehung 158
Abbildung 4-5: Regeln als formalisierte Konditionalsätze 159
Abbildung 4-6: Beziehung der Prozesse „Stipendium
und „Wohnheimplatz als Produktionsregeln 160
Abbildung 4-7: Produktionsregel zur Formulierung von Beziehungen
zwischen Workflows 161
Abbildung 4-8: Regelbasierte Gestaltung einer einseitiger Abhängigkeit
von Prozessen 163
Abbildung 4-9: Regelbasierte Auswahl eines Teil-Prozesses 164
Abbildung 4-10: Säule 2: Regelbasierte Beziehung 165
Abbildung 4-11: Säule 3: Anwenderorientierte Beziehung 166
Abbildung 4-12: Start neuer Prozesse durch Anwendung der Operation
„Prozeß initiieren 167
Abbildung 4-13: Beenden anderer Prozesse durch Anwendung der
Operation „Prozeß beenden 167
Abbildung 4-14: Auswahl Teilprozeß durch Anwendung der Operation
„Teilprozeß auswählen 168
XV
Abbildung 4-15: Wechsel der Prozeßvariante durch Anwendung der
Operation „Wechsel Prozeßvariante 169
Abbildung 4-16: Einfügen einer Aufgabe als neuen Prozeßschritt 175
Abbildung4-17: Wechsel eines Prozeßschrittes 175
Abbildung 4-18: Auslassen bzw. Löschen eines Prozeßschrittes 176
Abbildung 4-19: Zusammenspiel der Methoden der Einzelprozeß-
flexiblisierung und der Behandlung der
Prozeßbeziehungen 178
Abbildung 4-20: Modellorientierte Aufteilung der Prozeßbeziehungen 182
Abbildung 4-21: Rollenorientierte Sicht auf Prozeßbeziehungen 184
Abbildung 4-22: Organisatorische Erweiterung der modellorientierten
Aufteilung der Workflow- Beziehungen 185
Abbildung 4-23: Übergang vom Datenfluß innerhalb der Prozesse zum
übergreifenden Datenfluß 186
Abbildung 4-24: Metaschema zum vereinfachten „Beziehungsaspekt 187
Abbildung 4-25: Anwendbarkeit der flexiblen Mechanismen im
Prozeßschritt 188
Abbildung 4-26: Auswertung durch WFMS vor, während und nach dem
Prozeßschritt 190
Abbildung 4-27: Ineinandergreifen der Prozeßaufteilung (Zerlege) und
des Festlegens der Prozeßbeziehungen (Vereinige) 192
Abbildung 4-28: Erweiterte Zyklen der Geschäftsprozeß- bzw.
Workflow-Modellierung 196
Abbildung 4-29: Erweitertes Workflow-Management-System 202
Abbildung 4-30: Aufgaben und Konsequenzen der Beobachtung der
Umwelt der Universität auf den Workflows 204
Abbildung 5-1: Portal „Student Service Bench 214
Abbildung 5-2: Portal des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik 215
Abbildung 5-3: Workflow-Muster „Studienwunsch 217
Abbildung 5-4: „Integrierter Eingangskorb 218
Abbildung 5-5: Antragsprüfung durch Sachbearbeiter als Prozeßschritt 219
Abbildung 5-6: Übersicht des Prozesses „Problemmeldung 221
Abbildung 5-7: Eingabe einer Problemmeldung im WWW 222
Abbildung 5-8: Bearbeitung einer Problemmeldung durch einen
Mitarbeiter des Lehrstuhls 223
Abbildung 5-9: Ausschnitt des Workflows „Problemmeldung 224
Abbildung 5-10: Self-Service „Antragsverfolgung 226
Abbildung 5-11: Workflow „Evaluation 227
Abbildung 5-12: Self-Service „Evaluation - Eingabe durch den Studenten 228
Abbildung 5-13: Aggregiertes Ergebnis der Evaluation 229
Abbildung 5-14: Objekt „Antrag im Business Object Repository 230
Abbildung 5-15: Einbettung der Aufgabe TS0210031, in der die Methode
„Edit des Antragsobjekts verwendet wird, im
Prozeßschritt „Antrag genehmigen 231
Abbildung 5-16: Aufruf der Methode „Edit des Objekts „Antrag in
der Aufgabe TS0210031 232
Abbildung 5-17: Implementierung BOR-Methode Antrag 233
Abbildung 5-18: HTML Schablone für Aufruf Antragsverfolgung 234
Abbildung 5-19: Objekt „Evaluation des Business Object Repository 235
Abbildung 5-20: Aufgaben bei der Modellierung der Prozeßbeziehungen 240
Abbildung 5-21: Prozeßnetz zu „VisuFlex 241
Abbildung 5-22: Customizingtabelle zur Festlegung der Prozeßbeziehung
mit rollenorientierter Einschränkung der Sicht
der Sachbearbeiter und zulässiger Operation auf
die Prozeßpaare 243
Abbildung 5-23: Customizingstabelle für Datenfluß, der nach Operationen
unterschieden werden kann 244
Abbildung 5-24: Regeleditor des Werkzeugs „Validations Substitutions
Rules 245
Abbildung 5-25: Einbindung der „Regelcontainer über Objekt „Antrag in
den Workflow 246
Abbildung 5-26: Ausschnitt der Datenstruktur „PIQRULEAPPSYNC
zur Workflow-Synchronisation auf der Basis des für
den jeweiligen Prozeß bestimmenden Antrags 247
Abbildung 5-27: Exemplarische Regel der Workflow-Synchronisation auf
der Basis des für den jeweiligen Prozeß bestimmenden
Antrags 248
XV11
Abbildung 5-28: Direkte Einbindung der „Regelcontainer in
den Workflow 249
Abbildung 5-29: Darstellung Laufzeitdaten in „VisuFlex 250
Abbildung 5-30: Prozeßinitiierung durch den Anwender aus Prozeß
„Rechnerkennung beantragen 252
Abbildung 5-31: Auswahl des Prozesses, der initiiert werden soll 253
Abbildung 5-32: Übersicht der durchgeführten Operationen der aktuellen
Anwender 253
Abbildung 5-33: Workflow-Workbench Menüleiste 255
Abbildung 5-34: Workflow-Workbench Menühandler 256
Abbildung 5-35: Zuordnung von „Regelelementen zu „Regelmodulen 258
Abbildung 5-36: Zuordnung von Regelmodulen zu einem Regelcontainer 259
Abbildung 5-37: Aufruf des Regelmanagers aus der Anwendung
„Antragsverwaltung 260
Abbildung 5-38: Ausgabe des Ergebnisses der Prüfung durch das Regelwerk262
Abbildung 5-39: Regelwerksübersicht 264
Abbildung 5-40: Prinzip des Sugiyama-Algorithmus 265
Tabellenverzeichnis
Tabelle 2-1: Übersicht exemplarischer Leistungen strukturiert nach
Zielgruppen und Leistungsbereich 33
Tabelle 3-1: Verwendung der Klassifikationskriterien 91
Tabelle 3-2: Klassifikation von Prozessen in Anlehnung an Picot
und Rohrbach 94
XIX
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