Electronic procurement planen - einführen - nutzen: von der Konzeption zu optimalen Beschaffungsprozessen
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| Format: | Buch |
| Sprache: | German |
| Veröffentlicht: |
Stuttgart
Schäffer-Poeschel
2001
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| Online-Zugang: | Inhaltsverzeichnis |
| Beschreibung: | XIX, 227 S. graph. Darst. |
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Geleitwort V
Vorwort VII
Die Autoren IX
Abbildungsverzeichnis XVII
Tabellenverzeichnis XIX
Situation 1
Einleitung 3
Vorüberlegungen 6
Technologiewandel 8
^T) Informationsverarbeitung 8
^ Geschwindigkeit 9
(Ji Kosten 9
Dynamik 9
Beschaffungspraxis 9
Bedeutung von C-Artikeln 11
/Ablauf bei der Beschaffung von C-Artikeln 13
Problembereiche 14
Einkaufen kann jeder 14
j Besondere Spezifikation 14
¦C Wertschöpfung kommt zu kurz 14
fr ) Hohe Durchlaufzeiten 15
^ ^ I Niedriger Bestellwert der Einzelartikel 15
V ] Hohe Bestellfrequenz 16
j~ | Geringe Bedarfsbündelung 17
nq Intransparenz der Prozesse 17
(^ ! Geringe Standardisierung 17
1 Bearbeitung per EDV zu aufwändig 18
; Fehlerbeseitigung oder Reklamation? 18
Prozesskosten unbekannt 18
Chancen 19
Begriffe und Definitionen 20
Intranet 20
Extranet 20
Electronic Business 20
Electronic Commerce 21
X Electronic Procurement ^22
Business-to-Administration (B2A) 23
Business-to-Business (B2B) 23
Business-to-Consumer (B2C) 24
Lösungsansätze 24
Prozess- und Kostenstrukturen kennen 24
Konzentration auf das Wesentliche 24
Leistung intern verbessern 25
Internet und Dienstleistungen nutzen 25
Kapazitätspotenziale für andere Prozesse 25
Ansatzpunkte 26
Projektmanagement 26
Begriffsbestimmung 27
Aufgaben des Projektmanagements 27
Projektorganisation 28
Prozesse und Kosten 31
Einleitung 33
Geschäftsprozessanalyse 33
Der Beschaffungsprozess 36
Bestellkosten 37
Verhältnismäßigkeit 37
Prozesskosten kennen - wozu? 38
Unternehmensspezifische Prozesskostenanalyse 38
Ergebnisse einer Umfrage 38
Hintergrund der Umfrage 38
Gründe für die Durchführung einer PKA 39
Wichtigste Ziele 41
Praktische Erkenntnisse aus der Umfrage 42
Prozesskostenanalyse 42
Methodische Abläufe 42
Ausgangspunkt 44
Strukturierung der Projektinhalte 44
Bestimmung der Prozessgruppen 46
Ermittlung der Teilprozesse und Aktivitäten 49
Bestandsaufnahme 50
Materialgruppen 50
Bestellvolumen 51
Lieferanten 52
Kapazität 52
Prozessbeteiligung 53
Kostenermittlung 57
Gesamtkosten 57
Anteilige Kostenzuordnung 58
Kosteneinflussgrößen 58
Kostentreiber 58
Maßgrößen 58
Ist-Analyse und Modellierung 59
Prüfung der Datenplausibilität 59
Prozesskosten ermitteln 60
Zu erwartender Nutzen 62
Prozessoptimierung 65
Einleitung 67
Grundsätze der kontinuierlichen Prozessverbesserung 67
Strategische Grundausrichtung 69
Beschaffungsprozesse im Gesamtkontext E-Business 69
X Differenzierung der Beschaffungsgüter 71
Personalabbau versus Kapazitätsgewinn 72
Zielsetzung des Veränderungsprojektes 74
Maßnahmen 76
Umfeldbedingungen 77
Teilemanagement 77
p Lieferantenmanagement 79
Beschaffungsorganisation 81
^Schwachstellenanalyse 86
Entwicklung eines Soll-Konzeptes 88
DV-Konzept 89
Soll-Prozessstruktur 90
Bedarfsentstehung 90
Kontrollen und Genehmigungen 90
Materialentnahme (Bedarfsbefriedigung) 91
Bedarfsdisposition 92
Bestandsführung 92
Beschaffungsplanung 93
Materialbeschaffung 93
Annahme und Prüfung 93
Wareneingang 94
Lagern, Bereitstellen und Verteilen 95
Rechnungsprüfung 95
Buchung und Zahlung 96
Archivierung 97
Zusammenfassung 97
X Kosten-Nutzen-Betrachtung 97
yf Prozesskosten 97
y Datenverarbeitungs-Kosten 99
fKosten für unterstützende Dienstleistungen 99
¦^Einsparungen durch Bündelungseffekte 99
Logistikkosten 99
yProjektkosten 99
Zusatznutzen durch Kapazitätsgewinn 99
Resümee 100
^Chancen 101
/[ Risiken 102
Prozessmanagement 103
Einleitung 105
Bestandteile des E-Procurement-Projektes - das 7-Phasen-Modell 105
Vorbereitung der Implementierung 107
Klärung der EDV-Schnittstellen 107
Mögliche Schnittstellen 107
EDV-Ressourcen und Datentransfer 109
(Grundlagen für die Kaufentscheidung 111
Welche Produkte nutzt man für die Einführungsphase? 111
Marktanalyse E-Procurement-Systeme 111
Detaillierung von Kostensenkungspotenzialen 111
Investitionsrechnung für das E-Procurement-System 112
Einfuhrung leicht gemacht 113
Entscheidung und Kommunikation im Unternehmen 113
Pflichtenheft für das E-Procurement-System 114
Investitionsentscheidung und die Folgen für das Projekt 115
^Technische Implementierung des E-Procurement-Systems 115
Technical Implementation Team 115
Unterscheidung der E-Procurement-Systeme 116
Die Bestandteile des neuen Beschaffungsprozesses 117
Prozessbeschreibung 117
Bestellverantwortliche bündeln den Bedarf 118
Innerbetriebliche Weiterverrechnung 119
Internes Marketing des Einkaufes 119
Sicherheitsaspekte in der elektronischen Bestellwelt 121
.XKaufmännische Implementierung des E-Procurement-Systems 122
Einkaufskooperationen stärken die Marktmacht 122
Lieferantenmanagement 122
Rahmenverträge bringen Preisvorteile 123
Welche Produkte eignen sich für E-Procurement? 124
Veränderte Logistik 126
Materialklassifikation hilft bei der Materialreduktion 126
Das Produkt auf dem Weg vom Lieferanten zum Kunden 127
Die innerbetriebliche Logistik verändert sich 128
Ist ein Lager trotz E-Procurement erforderlich? 129
Content und Contentmanagement 131
Ein einheitlicher Katalogstandard vereinfacht E-Procurement 131
Katalogmanagement ist die Basis des E-Procurement 131
Zahlungsausgleich 133
Purchasing Cards 133
Processing sorgt für den elektronischen Austausch und Ausgleich
von Forderungen 135
Gutschriftverfahren als Vertrauensvariante des E-Payment 135
Monitoring und Betrieb 136
Das Management Information System (MIS) 136
Ständiges Monitoring zeigt die Umsetzung der Optimierung 137
Beschwerdemanagement regelt die Fehler 138
Systemadministration des E-Procurement-Systems 138
Erfolgsfaktoren des neuen Beschaffungsprozesses 139
Marktübersicht E-Procurement-Systeme 143
Einführung 145
E-Procurement-Varianten 145
E-Purchasing 147
Purchasing Card-Anbieter 147
Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH 148
Santander Gesellschaft für Abrechnungssysteme mbH 150
Systemlieferanten und Vollsortimenter 152
HAHN KOLB Werkzeuge GmbH 153
Hoffmann GmbH 155
Einkaufs- und Beschaffungsdienstleister 157
BSM - Beschaffungsservice Materialwirtschaft GmbH 158|
InfraServ GmbH + Co. Höchst KG, Supply Management 160;
IPS - Integrated Procurement Services GmbH 162;
Deutsche Telekom AG, Geschäftsbereich Multimedia, T-Mart 164
E-Sourcing 166
Software-Anbieter und Suchmaschinen 166
Harbinger GmbH 167
Healy Hudson AG 169
IlypsysAG 171
SAP AG 173
Deutsche Telekom AG, Geschäftsbereich Multimedia, T-Mart 174
Content Provider 175
COSO Einkaufsservice GmbH 176
Harbinger GmbH 177
XVI | Inhaltsverzeichnis
Deutsche Telekom AG, Geschäftsbereich Multimedia, T-Mart 177
Beschaffungsmarketing 178
Infraserv GmbH + Co. Höchst KG, Supply Management 178
Navigator Beratungsteam 178
E-Trading 180
Auktionen 180
Ilypsys AG 181
PortumGmbH 181
Deutsche Telekom AG, Geschäftsbereich Multimedia, T-Mart 182
Reverse Auctions 183
econia.com AG 184
Ilypsys AG 185
PortumGmbH 185
Deutsche Telekom AG, Geschäftsbereich Multimedia, T-Mart 185
- Marktplätze 186
; Atrada Trading Network AG 187
I i Healy Hudson AG 188
Ilypsys AG 188
Infraserv GmbH + Co. Höchst KG, Supply Management 188
Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH 188
Deutsche Telekom AG, Geschäftsbereich Multimedia, T-Mart 188
Processing und Billing 189
Gesellschaft für Zahlungssysteme mbH (GZS) 189
Glossar 191
Checklisten und Formulare 197
Inhaltsübersicht 199
Checkliste i Projektauftrag 200
Checkliste 2 Projektplan 201
Checkliste 3 Rahmenbedingungen 202
Checkliste 4 Workflow - Teilprozesse und Aktivitäten 203
Checkliste 5 Materialgruppen, Lieferanten und Volumina 204
Checkliste 6 Wichtigste Tätigkeiten 205
Checkliste 7 Beteiligung, Kostentreiber und Maßgrößen 206
Checkliste 8 Kostenübersicht 207
Checkliste 9 Schwachstellenanalyse 208
Checkliste 10 Zu erreichende Ziele 209
Checkliste n Entscheidungsvorlage 210
Formular 1 Projektbericht 211
Formular 2 To Do-Liste 212
Literaturverzeichnis 213
Stichwortverzeichnis 221
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1.1 Dienstleistungskategorien im Electronic Business 4
Abb. 1.2 Von der Konzeption zur Implementierung optimaler Beschaffungs¬
prozesse 5
Abb. 1.3 Aufbau des Buches 6
Abb. 1.4 Ergebniseinfluss des Einkaufs 7
Abb. 1.5 Gezielte Prozessveränderung erhöht die Umsatzrendite 10
Abb. 1.6 Definition C-Artikel 10
Abb. 1.7 ABC-Analyse - Beschaffungswert vs. Anzahl Bestellungen 11
Abb. 1.8 Eine Aufwand-Nutzen-Betrachtung 12
Abb. 1.9 Ca. 8o % der Bestellpositionen haben einen Wert von
unter ioo DM 16
Abb. 1.10 Electronic Business umfasst Prozesse, Geschäftsvorfälle,
Transaktionen 21
Abb. 1.11 Durch Einsatz von E-Procurement frei werdende Kapazitäten
nutzen 26
Abb. 2.1 Geschäftsprozesse sind wichtiger als Abteilungen und Funktionen 33
Abb. 2.2 Geschäftsprozessanalyse: Vorgehen und Nutzen der Ergebnisse 34
Abb. 2.3 Die Tools der Prozesskostenanalyse 35
Abb. 2.4 Weshalb Geschäftsprozessoptimierung? 36
Abb. 2.5 Beschaffung von C-Artikeln - ein komplexer Hauptprozess 43
Abb. 2.6 Kostentreiber und Maßgrößen im Beschaffungsprozess (Auswahl) 43
Abb. 2.7 Rahmenbedingungen sind die Basis der Analyse (Beispiel) 44
Abb. 2.8 Hauptprozess Beschaffung von C-Artikeln 45
Abb. 2.9 Hauptprozess, Prozessgruppen und Teilprozesse
der C-Artikel-Beschaffung 46
Abb. 2.10 Ausschnitt aus einer Prozessmatrix 49
Abb. 2.11 Nur 2 % der Lieferanten liefern mehr als ioo Artikel
pro Jahr (Beispiel) 52
Abb. 2.12 Vorgehen beim Aufbau des Modells zum Ist-Zustand 60
Abb. 2.13 Volumen, Ressourcen und Kostentreiber (Beispiel) 61
Abb. 2.14 Kostenzusammenstellung für eine Prozessgruppe 62
Abb. 3.1 Beschaffungskosten im Verhältnis zum Einstandspreis 67
Abb. 3.2 Zyklus der kontinuierlichen Prozessverbesserung 68
Abb. 3.3 Strategische Grundausrichtung als Rahmen für die Projekt¬
durchführung 69
Abb. 3.4 Elektronische Prozesse im Gesamtkontext von E-Business 70
XVIII | Abbildungsverzeichnis
Abb. 3.5 Differenzierung der Beschaffungsgüter 72
Abb. 3.6 Handlungsalternativen und Zielsetzungen zur Optimierung 73
Abb. 3.7 Personalabbau versus Kapazitätsgewinn 74
Abb. 3.8 Konzeption von Maßnahmen und Zielplanung 75
Abb. 3.9 Was bei Optimierungen unbedingt zu berücksichtigen ist 77
Abb. 3.10 Standardisierungsmaßnahmen bei der Beschaffung
von C-Artikeln 79
Abb. 3.11 C-Artikel-Pyramide 80
Abb. 3.12 Kombination von zentralem und dezentralem Know-how durch
die Matrixorganisation 83
Abb. 3.13 Prozessorganisation und dienstleistende Zentralfunktion 85
Abb. 3.14 Analyse von Schwachstellen in Prozessen 86
Abb. 3.15 C-Artikel-Beschaffungsprozess (Ist-Ablauf) 89
Abb. 3.16 Teilprozess »Bedarf melden« (Ist-/Soll-Ablauf) 91
Abb. 3.17 Teilprozess »Beschaffung durchführen« (Ist-/Soll-Ablauf) 92
Abb. 3.18 Teilprozess »Warenannahme und -Verteilung« (Ist-/Soll-Ablauf) 94
Abb. 3.19 Teilprozess »Rechnungen prüfen und buchen« (Ist-/Soll-Ablauf) ... 96
Abb. 3.20 Nutzwertanalyse 98
Abb. 3.21 Erfolgsfaktoren der C-Artikel-Beschaffung 101
Abb. 4.1 Die grundlegenden Phasen des E-Procurement-Projektes
(Phase 1-3) 105
Abb. 4.2 Entscheidungsphase und Implementierungsvorbereitung
(Phase 4 und 5) 106
Abb. 4.3 Implementierungsphase und Nutzung des E-Procurement-Systems
(Phase 6 und 7) 106
Abb. 4.4 Logische Schnittstellen der Teilfunktionen zum
E-Procurement-System 107
Abb. 4.5 Logische Schnittstellen der Prozessbeteiligten zum
E-Procurement-System 108
Abb. 4.6 E-Procurement bringt Vorteile für alle Beteiligten 113
Abb. 4.7 Bestellung früher und heute mit E-Procurement-Lösungen 116
Abb. 4.8 Erfolgreiches E-Procurement steht auf sieben Säulen 117
Abb. 4.9 Die Bestimmung E-Procurementfähigen Produkte 125
Abb. 4.10 Klassifikation von C-Artikel-Materialgruppen nach eCl@ss
(Beispiele) 127
Abb. 4.11 Outsourcing der Logistik nutzt allen Beteiligten 128
Abb. 4.12 Die Vorteile und Nachteile eines Lagers in Verbindung mit
E-Procurement 130
Tabellenverzeichnis | X
Abb. 4.13 Es ist zu berücksichtigen, dass die Content-Pflege bei Nutzung
einer bestehenden Katalogdatenbank entfällt und damit kosten¬
günstiger ist 133
Abb. 4.14 Ablauf des Zahlungsausgleiches bei der Nutzung von
Purchasing Cards 134
Abb. 4.15 Von der Prozessoptimierung zur Umsetzung in die Praxis
(Beispiel) 140
Abb. 5.1 Die drei Hauptkategorien des E-Procurement 146
Abb. 5.2 Verfahrensablauf bei der Purchasing Card 147
Abb. 5.3 Der Beschaffungsprozess mit Systemlieferanten und
Vollsortimentern stellt eine i:i-Beziehung dar 152
Abb. 5.4 Der Beschaffungsprozess mit einem Beschaffungsdienstleister 157
Abb. 5.5 Verfahrensablauf des Bestellprozesses bei einem
E-Procurement-Tool 166
Abb. 5.6 Content Provider sammeln Katalogdaten der Lieferanten und
bieten sie den Bestellern zur Nutzung an 175
Abb. 5.7 Business Auctions bilden Auktionen im Internet nach 180
Abb. 5.8 Reverse Auctions im E-Procurement 183
Abb. 5.9 E-Procurement auf einem Marktplatz 186
Tabellenverzeichnis
Tab. 2.1 Teilnehmer an der Umfrage (nach Unternehmensgröße) 39
Tab. 2.2 Schwerpunkt »Kosten und Kostentransparenz« 39
Tab. 2.3 Schwerpunkt »Prozesse und Organisation« 40
Tab. 2.4 Schwerpunkt »Strategische Ansätze« 40
Tab. 2.5 Ziele, die mit einer PKA erreicht werden sollen 41
Tab. 4.1 Schnittstelle für Datenübertragung aus dem E-Procurement-System
zum Rechnungswesen 109
Tab. 4.2 Direktbestellung vs. gebündelte Bestellungen 118
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Inhaltsverzeichnis
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