Verfügbarkeit: Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten

Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten:

Gespeichert in:

Bibliographische Detailangaben
Körperschaft:	Bundesarchiv (Koblenz) (VerfasserIn)
Format:	Buch
Sprache:	German
Veröffentlicht:	Köln Bundesanzeiger 1998
Ausgabe:	Stand: September 1998
Schriftenreihe:	Koordinierungs- und Beratungsstelle für die Informationstechnik in der Bundesverwaltung <Bonn>: Schriftenreihe der KBSt 40
Schlagworte:	Elektronische Publikation Archivierung Elektronische Akte Verwaltung Aussonderung Archiv Projekt
Online-Zugang:	Inhaltsverzeichnis
Beschreibung:	Enth.: Teil 1. Empfehlung des Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten. - Teil 2. Erfahrungen zum Aufbau und zur Ablage elektronischer Akten im DOMEA-Projekt
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adam_text	Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Teil 1: Empfehlung des Bundesarchivs zur Aussonderung elek¬ tronischer Akten 1 Einleitung 15 2 Grundlagen und Ziele 15 3 Elektronische Ablage innerhalb der Behörde 20 4 Zurücklegen Transfer von der elektronischen Registraturablage in die elektronische Altregistratur 22 5 Aussonderung elektronischer Akten Anbieten und Übergabe an das Bundesarchiv 24 6 Das Verfahren der Aussonderung und Abgabe 25 7 Datenstruktur von Anbiete , Bewertungs, und Abgabeverzeichnis 30 7.1 Datenstruktur des Anbieteverzeichnisses 30 7.2 Datenstruktur des Bewertungsverzeichnisses 36 7.3 Datenstruktur des Abgabeverzeichnisses 38 8 Ablauf der Aussonderung nach dem Stufenmodell 38 9 Verfahren der Aussonderung für unterschiedliche Nutzungsstufen des ^•TE \® Konzeptes 40 10 Übergabe der Akten an das Bundesarchiv 43 Inhaltsverzeichnis Teil 2: Erfahrungen zum Aufbau und zur Ablage elektronischer Akten im Z*HEA® Projekt 1 Einleitung 47 1.1 Ziele des Z^TEA® Projekts 47 1.2 Produktauswahl und Wirkbetrieb 47 1.3 Die Z^McA® Einführungsstrategie 48 1.3.1 Unterstützung papiergebundener und elektronischer Vorgangsbearbeitung 48 1.3.2 Die Stufen der ZÄTEA® Einführungsstrategie 48 2 Das Z#rEA® Ablagekonzept 50 2.1 Veränderungen der Ablagestruktur im Vorgangsbearbeitungssystem gegenüber der konventionellen, papiergebundenen Ablagestruktur 50 2.2 Die Kennzeichnung der Z£TEA® Vorgänge 54 2.3 Die Vorgangsbildung in ^ÄTEA® als sachlogische Zusammenfassung der Schriftstücke zu einem Geschäftsvorfall 56 2.4 Der elektronische Vorgang als Einheit der Aussonderung 57 3 Organisatorische Regelungen zur Archivierung und Aussonderung 58 4 Lösungsansätze zur technischen Realisierung des Stufen¬ konzepts der Archivierung und Aussonderung mit dem DOMEA® System 61 4.1 Übersicht 61 4.2 DV technisches Konzept der Ablagen 61 4.3 DV technisches Konzept der Speicherung und Aussonderung 63 4.3.1 Elektronische Registraturablage (Lokale Ablage) 63 4.3.2 Elektronische Altregistratur 63 4.3.3 Aussonderungverfahren 64 4.3.4 Endarchiv 64 4.3.5 Endarchiv Benutzung 65 4.4 Gegenüberstellungen der Speichermedien von Registraturablage und elektronischer Altregistratur 65 4.4.1 Allgemeine Gegenüberstellungen Optische Speicherung /Magnetplatte 65 4.4.2 Wirtschaftlichkeit vom optischer Platte (CD Technik) / Magnetplatte 68 Seite 10 ^^^ ' ¦cA Arbeitsgruppe Archivierung Inhaltsverzeichnis Anhang Mustervorlage der Anforderungskriterien für Ausschreibungen Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Archivierung elektronischer Akten 20 Abbildung 2: Stufe 2 des Aussonderungsverzeichnisses 27 Abbildung 3: Stufe 3 der Aussonderung 28 Abbildung 4: Dateistruktur der Aussonderungsdatei 29 Abbildung 5: Stufe 4 des Aussonderungsverfahrens 30 Abbildung 6: Ablauf der Aussonderung nach dem Stufenmodell 40 Abbildung 7: Ablagestruktur bei der papiergebundenen Bearbeitung 51 Abbildung 8: Ablagestruktur der elektronischen Aktenablage ohne Verwendung des Vorgangs 52 Abbildung 9: Ablagestruktur bei der IT gestützten Bearbeitung der Vorgänge 53 Abbildung 10: Ablagestruktur bei Hybridakten 54 Abbildung 11: Beispiel der Abbildung der Ablagestruktur im DOMEA " System 56 Abbildung 12: Aussonderungseinheiten bei der papiergebundenen und elektronischen Bearbeitung 57 Abbildung 13: DV technisches Konzept der Ablage 62 Abbildung 14: Preis Leistungsverhältnis 68 Verzeichnis der Tabellen Tabelle 1: Datensatzbeschreibung zu einer (abgeleiteten) Betreffseinheit der Aussonderungsportion 31 Tabelle 2: Datensatzbeschreibung zu einer Akte der Aussonderungsportion . 32 Tabelle 3: Datensatzbeschreibung zu einem BandA/organg der Aussonderungsportion 34 Tabelle 4: Datensatzbeschreibung zu einer Akte im Bewertungsverzeichnis . 37 Tabelle 5: Datensatzbeschreibung zu einer Akte im Abgabeverzeichnis 38 Tabelle 6: Speicherformate 63 Tabelle 7: Gegenüberstellung der optischen und magenetischen Speicherung 66 Tabelle 8: Auswahlkriterien optischer Medien 67 Tabelle 9: Wechselsysteme für CD Technik 67 £tr^E/\° Arbeitsgruppe Archivierung Seite 11
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