Groupware und Informatikabteilungen: Untersuchung des Einsatzes von Groupware und der damit verbundenen Veränderungen der Aufgaben, Organisation und künftigen Bedeutung von Informatikabteilungen
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1998
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adam_text | Inhaltsübersicht
Inhaltsübersicht I
Inhaltsverzeichnis III
Abbildungsverzeichnis VII
Tabellenverzeichnis IX
Abkürzungsverzeichnis XI
1 Einleitung 1
2 Groupware als Mittel zur Unterstützung kooperativer Arbeit 9
3 Der Einsatz von Groupware in der Praxis 27
4 Veränderungen von Informatikabteilungen durch Groupware 89
5 Künftige Bedeutung von Informatikabteilungen 141
6 Fazit der Arbeit 161
Anhang 165
Literaturverzeichnis 175
Inhaltsverzeichnis III
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsübersicht I
Inhaltsverzeichnis III
Abbildungsverzeichnis VII
Tabellenverzeichnis IX
Abkürzungsverzeichnis XI
1 Einleitung 1
1.1 Problemstellung _ _ 1
1.2 Zielsetzung 2
1.3 Forschungsmethodik _ _ 3
1.4 Aufbau der Arbeit _ 6
2 Groupware als Mittel zur Unterstützung kooperativer Arbeit 9
2.1 Veränderungen von Organisationen _ 9
2.2 Technologischer Wandel 11
2.3 CSCW: Computer Supported Cooperative Work 12
2.3.1 Interdisziplinäre Forschungsdisziplin 13
2.3.2 Gegenstand der CSCW Forschung : 14
2.4 Klassifizierung von Groupware _ 15
2.4.1 Unterscheidung zwischen Raum und Zeit 18
2.4.2 Strukturierungsgrad von Informationen und Kooperationen 20
2.4.3 Strukturierungsgrad von Informationen und Prozessen 20
2.4.4 Unterstützung kooperativer Arbeitsformen 22
2.4.5 Produktorientierter Ansatz 23
2.5 Eigene Positionierung des Begriffes Groupware _ 25
3 Der Einsatz von Groupware in der Praxis 27
3.1 Gegenwärtige Nutzung von Groupware ...27
3.1.1 Kommunikationssysteme 28
3.1.1.1 E Mail Systeme 28
3.1.1.2 Conferencing Systeme 31
3.1.2 Information Sharing 32
3.1.2.1 Bulletin Board Systeme 34
3.1.2.1.1 Nutzung elektronischer Diskussionsforen in der Praxis 35
3.1.2.1.2 Anforderungen an Datenbanken 36
3.1.2.2 Internet/Intranet 41
3.1.2.3 Information Sharing am Beispiel des Informatikbereichs
der Universität St. Gallen 44
3.1.3 Workgroup Computing 45
3.1.3.1 Gruppenterminkalender 45
3.1.3.2 Gruppeneditoren 48
IV Inhaltsverzeichnis
3.1.3.3 Elektronische Sitzungsunterstützung 49
3.1.3.4 Workgroup Computing in der Praxis 51
3.1.4 Workflow Management 52
3.1.4.1 Typen von Workflows 52
3.1.4.2 Applikationen zur Unterstützung spezifischer Gruppenprozesse 54
3.1.4.3 Praktische Umsetzung 55
3.2 Bewertung des Einsatzes von Groupware in der Praxis 55
3.2.1 Die vier Einsatzgebiete von Groupware 55
3.2.1.1 Eingesetzte Groupware Produkte in den analysierten Unternehmen 58
3.2.1.2 Realisierte Groupware Anwendungen 59
3.2.1.3 Zugangsmöglichkeiten von Mitarbeitern zu Groupware 59
3.2.2 Ergebnisse anderer Untersuchungen 60
3.2.3 Gründe für die gegenwärtige Nutzung von Groupware in der Praxis 61
3.2.3.1 Die interne Organisation als Hemmfaktor 61
3.2.3.2 Technische Probleme 61
3.2.3.3 Überforderung von Anwendern 62
3.3 Kosten/Nutzen des Einsatzes von Groupware 64
3.3.1 Kostendes Einsatzes von Groupware 64
3.3.2 Nutzen des Einsatzes von Groupware 68
3.3.2.1 Direkte Einsparungen 69
3.3.2.2 Indirekte Wirkungen 70
3.3.3 Aspekte für die richtige Beurteilung von Groupware 74
3.4 Erfolgsfaktoren von Groupware Projekten in der Praxis 76
3.4.1 Günstige Rahmenbedingungen schaffen 77
3.4.2 Notwendige Eigenschaften von Groupware Anwendungen 78
3.4.3 Begleitende Massnahmen 79
3.5 Initiatoren des Einsatzes von Groupware „ 80
3.5.1 Ausbreitung durch Fachbereiche 81
3.5.2 Ausbreitung durch Informatikabteilungen 82
3.5.3 Ursachen für den Einsatz von Groupware in Unternehmen 82
3.6 Zusammenfassung und kritische Würdigung der Ergebnisse 84
4 Veränderungen von Informatikabteilungen durch Groupware 89
4.1 Management der Informationssysteme 93
4.1.1 Integration von Groupware 93
4.1.2 Prozesse in Informatikabteilungen 94
4.1.3 Datenmanagement 94
4.1.3.1 Datenmodellierung 94
4.1.3.2 Datenadministration 95
4.1.3.3 Data Dictionary 96
4.1.3.4 Copy und Extraktmanagement 96
4.1.3.5 Datenschutz und Datensicherung 96
4.1.4 Anwendungssystemmanagement 99
4.1.5 Projektmanagement 100
4.1.5.1 Die Abwicklung von Projekten 101
4.1.5.2 Gesamtkoordination der Projekte 101
4.1.5.3 Entwicklung von Groupware Anwendungen 101
Inhaltsverzeichnis V
4.1.5.4 Anwendungsentwicklung durch Endbenutzer 102
4.2 Management der Informations und Kommunikations Technologie 104
4.2.1 Informationsinfrastruktur 104
4.2.2 Beschaffung 105
4.2.3 Systembetrieb 105
4.3 Führungsaufgaben 106
4.3.1 Informatikstrategie 107
4.3.2 Organisation des Informationsmanagements 107
4.3.2.1 Die Stellung von Informatikabteilungen in Unternehmen 109
4.3.2.2 Hybride Informatikabteilungen 114
4.3.2.3 Der Einfluss von Groupware auf die organisatorische Eingliederung 116
4.3.2.3.1 Zentrale Informatikabteilungen 116
4.3.2.3.2 Anwendernahe Informatikabteilungen 117
4.3.2.4 Aufbau von Informatikabteilungen 119
4.3.2.5 Veränderungen des Aufbaus von Informatikabteilungen in der Praxis 123
4.3.2.6 Endbenutzerunterstützung 125
4.3.3 Personal 130
4.3.4 IV Controlling 132
4.4 Querschnittsfunktionen 134
4.4.1 Outsourcing Strategie 134
4.4.2 Verlagerung von Aufgaben in die Fachbereiche durch Groupware 136
4.5 Zusammenfassung der Ergebnisse und kritische Würdigung 137
4.5.1 Der Einfluss von Groupware auf den Wandel von Informatikabteilungen 138
4.5.2 Kritische Würdigung der Ergebnisse 139
5 Künftige Bedeutung von Informatikabteilungen 141
5.1 Erwartete Entwicklungen von Groupware 142
5.2 Notwendige Veränderungen von Informatikabteilungen 146
5.2.1 Innere Neuorientierung 147
5.2.2 Verändertes Verhältnis zwischen Informatikabteilungen und Fachbereichen 150
5.2.2.1 Gegenwärtige Entfremdung 150
5.2.2.2 Neugestaltung der Zusammenarbeit 152
5.2.2.3 Standardisierungen und Paketlösungen als Voraussetzung 153
5.3 Die künftige Rolle von Informatikabteilungen in Unternehmen 155
5.4 Zusammenfassung und kritische Würdigung 159
6 Fazit der Arbeit 161
6.1 Kritische Reflexion des eigenen Vorgehens 162
6.2 Weitere Forschungsbedarfe 163
Anhang 165
Verzeichnis der Interviewpartner 165
Fragebogen 167
Literaturverzeichnis 175
Abbildungsverzeichnis VII
Abbildungsverzeichnis
Kapitel 1
Abb. 1 1: Entwicklungsstufen 2
Abb. 1 2: Zielsetzung der Arbeit 3
Abb. 1 3: Forschungsprozess 4
Abb. 1 4: Nutzungsgrad von Groupware 6
Abb. 1 5: Aufbau der Arbeit 7
Kapitel 2
Abb. 2 1: Eingrenzung des Begriffes Groupware 9
Abb. 2 2: Entwicklung von Unternehmensstrukturen und der Informationstechnologien.... 10
Abb. 2 3: Entwicklung von Mainframe Systemen und Personal Computing zu CSCW 12
Abb. 2 4: Interdisziplinäre Forschungsdisziplin 13
Abb. 2 5: Groupware als technische Basis teamorientierter Arbeits und
Organisationsformen 15
Abb. 2 6: Raum /Zeitsystematisierung 19
Abb. 2 7: Strukturierungsgrad von Informationen und der Kooperation 20
Abb. 2 8: Einsatzbereiche von Biiroinformationssystemen 21
Abb. 2 9: Kommunikation als Basis der Gruppenarbeit 22
Abb. 2 10: Stufen kooperativen Arbeitens 23
Kapitel 3
Abb. 3 1: Groupware in der Praxis 27
Abb. 3 2: Explizite Kommunikation 28
Abb. 3 3: Beispiel der Verteilung von Informationen über integriertes E Mail 29
Abb. 3 4: Unternehmensgedächtnis 33
Abb. 3 5: Implizite Kommunikation 33
Abb. 3 6: Beispiel einer gerichteten Information 34
Abb. 3 7: Beispiel der Problemdiskussion in einer Arbeitsgruppe 35
Abb. 3 8: Isolierte und integrierte Anwendungsentwicklung 36
Abb. 3 9: Gemeinsame Dokumentenerstellung mit unterschiedlichen Versionen 38
Abb. 3 10: Beispiel einer optischen Versionenkontrolle 39
Abb. 3 11: Beispiel einer Volltextrecherche 40
Abb. 3 12: CORBA Technologie 42
Abb. 3 13: Aktuelle Information für die Hotline im InfoB 44
Abb. 3 14: Hardwareverwaltung 45
Abb. 3 15: Gruppenterminplanung 46
Abb. 3 16: Beispiel eines elektronischen Kalenders 47
Abb. 3 17: Shared Whiteboard 49
Abb. 3 18: Bestandteile eines EMS 50
Abb. 3 19: Workflow Kontinuum 52
Abb. 3 20: Die vier Einsatzgebiete von Groupware 56
Abb. 3 21: Integration von Lotus Notes und Visual Planner 57
Abb. 3 22: Hemmfaktoren der Nutzung einer Groupware Anwendung 62
Abb. 3 23: Einsatz von Navigatoren zur Benutzerfuhrung 63
Abb. 3 24: Integration verschiedener Anwendungen unter einer Benutzungsoberfläche 63
Abb. 3 25: Beispiel eines „überflüssigen Diskussionsbeitrags 64
Abb. 3 26: Gesamtkostenverlauf 68
VIII Abbildungsverzeichnis
Abb. 3 27: Komponenten der Durchlaufzeit 71
Abb. 3 28: Vergleich der Dokumentenerstellung 72
Abb. 3 29: Organisation administrativer Bereiche 72
Abb. 3 30: Der Einfluss von Groupware auf die Leistung von Gruppen 74
Abb. 3 31: Gruppenproduktivität 75
Abb. 3 32: Unterschiedliche Entwicklungsrichtungen 81
Abb. 3 33: Hub and Spoke zur Kontrolle von dezentralen Servern 81
Abb. 3 34: Ergebnisse der Untersuchungen zum Einsatz von Groupware 84
Abb. 3 35: Komplexitätsstufen 86
Kapitel 4
Abb. 4 1: Konzeptioneller Rahmen der Untersuchungen 92
Abb. 4 2: Informationssysteme 93
Abb. 4 3: Informations und Kommunikations Technologie 104
Abb. 4 4: Führungsaufgaben 106
Abb. 4 5: Wechselwirkungen von Groupware 108
Abb. 4 6: Hybride Informatikabteilungen 115
Abb. 4 7: Zentrale Informatikabteilung 116
Abb. 4 8: Gliederung einer Informatikabteilung nach Martiny/Klotz 120
Abb. 4 9: Gliederung einer Informatikabteilung nach Heilmann 121
Abb. 4 10: Gliederung einer Informatikabteilung nach Mertens/Knolmayer 121
Abb. 4 11: Phasen bis zur Etablierung von Groupware 123
Abb. 4 12: Phasen der Etablierung von Groupware in Informatikabteilungen 125
Abb. 4 13: Formen der Endbenutzerunterstützung aus Anwendersicht 126
Abb. 4 14: Beispiel einer anwendungsbezogenen Diskussionsdatenbank 128
Abb. 4 15: Anforderungen an Mitarbeiter von Informatikabteilungen 130
Abb. 4 16: Dezentrales Informationsverarbeitungs Controlling 133
Abb. 4 17: Querschnittsfunktionen 134
Kapitel 5
Abb. 5 1: Künftige Bedeutung 141
Abb. 5 2: Unterschiedliche Entwicklungsrichtungen 141
Abb. 5 3: Erwartete technische Entwicklung 143
Abb. 5 4: Betriebliche Kommunikation in Unternehmen mit Groupware Erfahrung 146
Abb. 5 5: Informatikabteilung als Mittler 147
Abb. 5 6: Erfassung eines Informatikprojekts 149
Abb. 5 7: Groupware als Enabler 152
Abb. 5 8: Entwicklung der Standardisierung 154
Abb. 5 9: Einflussfaktoren für die Bedeutung von Informatikabteilungen 156
Abb. 5 10: Informatikabteilung als Integrator 157
Abb. 5 11: Ergebnisse der Untersuchungen zur künftigen Rolle von
Informatikabteilungen 159
Tabellenverzeichnis IX
Tabellenverzeichnis
Kapitel 2
Tabelle 2 1: Definitionen von Groupware 17
Kapitel 3
Tabelle 3 1: Vergleich Workflow Management und Workgroup Computing 54
Tabelle 3 2: Eingesetzte Groupware Produkte 58
Tabelle 3 3: Von Groupware verursachte Kosten 65
Tabelle 3 4: Nutzen von Groupware 69
Kapitel 4
Tabelle 4 1: Konzepte und Organisation des Informationsmanagements 91
Tabelle 4 2: Sicherheitsfragen in Abhängigkeit des Benutzerkreises 98
Tabelle 4 3: Argumentenbilanz 103
Tabelle 4 4: Informatikaufgaben und deren organisatorische Umsetzung 122
Tabelle 4 5: Dezentralisierung von Aufgaben 137
Tabelle 4 6: Zusammenfassung der Veränderungen von Informatikabteilungen
durch Groupware 138
Kapitel 5
Tabelle 5 1: Gegenwärtige und künftige betriebliche Kommunikation bei Unternehmen
mit geringer Groupware Erfahrung 145
Tabelle 5 2: Unterschiedliche Interessenslagen 151
Tabelle 5 3: Standardisierungsgremien 154
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