Implementierung von Dokumentenarchivierungssystemen: eine betriebswirtschaftliche Untersuchung
Gespeichert in:
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| Format: | Abschlussarbeit Buch |
| Sprache: | German |
| Veröffentlicht: |
Lohmar ; Köln
Eul
1998
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| Schriftenreihe: | Reihe: Wirtschaftsinformatik
19 |
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Inhaltsverzeichnis
Geleitwort V
Vorwort und Danksagung VII
Verzeichnis der Abbildungen XIH
Verzeichnis der Abkürzungen XV
1 Einleitung 1
1.1 Problemstellung 1
1.2 Zielsetzung der Arbeit 3
1.3 Aufbau der Arbeit 5
1.4 Begriffliche Abgrenzungen 6
1.4.1 Büro/Büroarbeit/Bürosystem 6
1.4.2 Dokument/Image/Vorgang 7
1.4.3 Dokumentenmanagement System) 9
1.4.4 Archivierung 11
1.4.5 Implementierung 13
2 Dokumentenmanagement als Teilgebiet der Büroarbeit 17
2.1 Grundlagen 17
2.2 Nicht (vollständig) systemgestütztes Dokumentenmanagement 17
2.2.1 Verwendung von Papierdokumenten 18
2.2.2 Verwendung von (mikro )verfilmten Dokumenten 20
2.2.3 Verwendung von elektronisch erstellten Dokumenten 21
2.3 Systemgestütztes Dokumentenmanagement 24
2.3.1 Grundlagen 24
2.3.1.1 (Dokumenten )Archrvierungssysteme 25
2.3.1.2 Vorgangsunterstützungssysteme 27
2.3.1.3 Dokumentenmanagementsysteme 33
2.3.2 Aufbau und Besonderheiten eines Dokumentenmanagementsystems 36
2.3.2.1 Rechner und Netzwerke 38
2.3.2.1.1 Server 39
2.3.2.1.2 Workstations 40
2.3.2.1.3 Netzwerk(e) 41
2.3.2.2 Dokumentenerfassung 43
2.3.2.2.1 Scanner Hardware 44
2.3.2.2.2 Scanvorgang/Scanner Software 45
2.3.2.2.3 Komprimierung 46
2.3.2.3 Attributierung 48
2.3.2.3.1 Attributklassen 48
2.3.2.3.2 Vergabe der Attributwerte 49
2.3.2.3.3 Verwaltung der Attributwerte 52
2.3.2.3.4 Speicherung der Attributwerte 54
X
2.3.2.4 Imagearchiviemng 55
2.3.2.4.1 Optische Speicherplatten 57
2.3.2.4.2 Datenschutz und Datensicherung 61
2.3.2.5 Imageretrieval 62
2.3.2.5.1 Imageanzeige 62
2.3.2.5.2 Imageausdruck 64
2.3.2.5.3 Imageübergabe 65
2.3.2.6 Einbeziehung von Angestanden und Originaldokumenten 66
2.3.2.6.1 Einbeziehung von Altbeständen 66
2.3.2.6.2 Einbeziehung von Originaldokumenten 68
2.3.3 Organisatorische Aspekte des DMS Einsatzes 69
2.3.3.1 Aufbauorganisation 69
2.3.3.2 Ablauforganisation 72
2.3.4 Wirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagementsystemen 77
2.3.4.1 Kostender Systeme 78
2.3.4.2 Nutzen der Systeme 83
2.4 Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems 86
2.4.1 DV technische Implementierung. 87
2.4.2 Logisch organisatorische Implementierung 89
2.5 Bezugsrahmen der Implementierung. 91
2.5.1 Detaillierte Beschreibung der Implementierungsobjekte 96
2.5.2 Vorgehensweise zur Überprüfung der Beschreibung der
Implementierungsobjekte 103
3 Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems 105
3.1 Übersicht 105
3.2 Durchführung des DMS Projekts 106
3.2.1 Projektbegründung/ initialisierung 106
3.2.1.1 Projektvorschlag/ erwartungen 107
3.2.1.2 Projektauftrag 108
3.2.2 Analysephase 110
3.2.2.1 Erhebung und Bewertung des Ist Zustands 110
3.2.2.1.1 Ist Zustand im betroffenen Unternehmensbereich 110
3.2.2.1.2 Ist Zustand in anderen Unternehmen( sbereichen) 114
3.2.2.2 Untersuchung von Lösungsalternativen 115
3.2.2 2.1 Integration der Mikrofilmanwendung 116
3.2.2.2.2 Anbindung an das SAP System 116
3.2.2.2.3 Integration einer Vorgangsunterstützung 118
3 2.2.2.4 Aufgabenverteilung auf die Standorte/Einführungsstrategie 118
3.2.2.3 Ausarbeitung des Sollkonzepts 120
3.2.3 Entwurfs /Bezugsphase 124
3.2.3.1 Identifizierung potentieller Anbieter 124
3.2.3.2 Kriterien der Auftragsvergabe 125
3.2.3.3 Auftragsvergabe 127
XI
3.2.4 Realisierungsphase 128
3.2.4.1 Anpassung der Standardsoftware 128
3.2.4.2 Erstellung zusätzlicher Programme 133
3.2.4.3 Logisch organisatorische Realisierung 134
3.2.5 Einiührungsphase 135
3.2.5.1 DV technische Einführung 135
3.2.5.2 Logisch organisatorische Einführung 136
3.2.5.2.1 Dokumentenerfassung 137
3.2.5.2.2 Irnagebearbeitung/Vorgangsunterstützung 138
3.2.5.2.3 Imageretrieval 138
3.3 Maßnahmen zur Anpassung desDMS 139
3.3.1 Anpassungen im DV technischen Bereich 139
3.3.1.1 Durchgeführte Anpassungen 139
3.3.1.2 Geplante Anpassungen 142
3.3.2 Anpassungen unlogisch organisatorischen Bereich 144
3.3.2.1 Durchgeführte Anpassungen 144
3.3.2.2 Geplante Anpassungen 145
3.4 Berücksichtigung der Projekterfahrungen in der Übersichtsdarstellung der
Implementierungsobjekte 146
4 Evaluierung des implementierten Systems 148
4.1 Zielsetzung und Vorgehensweise 148
4.2 Untersuchungsgegenstand 150
4.3 Analyse von Systemwerten 152
4.3.1 Zielsetzung der Analyse 152
4.3.2 Ermittlung der Werte 155
4.3.3 Ergebnisse der Analyse 158
4.3.3.1 Zusammenfassung und Einordnung der ermittelten Werte 163
4.3.3.2 Berücksichtigung der Werteermittlung im Rahmen der Implementierung . 165
4.4 Empirische Untersuchung 166
4.4.1 Thesen zur empirischen Untersuchung 166
4.4.2 Durchführung der empirischen Untersuchung 169
4.4.3 Ergebnisse der Untersuchung 173
4.4.3.1 Zusammenfassung und Einordnung der Ergebnisse 185
4.4.3.2 Berücksichtigung unterschiedlicher Untersuchungsbereiche
im Rahmen der Implementierung 188
4.5 Berücksichtigung der Evaluierungsergebnisse in der Übersichts
darStellung der Implementierungsobjekte 189
xn
5 Ansätze zur Gestaltung zukünftiger DMS 192
5.1 Zielsetzung 192
5.2 Ableitung von Gestaltungsmöglichkeiten 192
5.2.1 Veränderungen im Bereich der Erfassung 193
5.2.2 Veränderungen im Bereich der Attributierung 194
5.2.3 Veränderungen im Bereich der Speicherung/Archivierung 194
5.2.4 Veränderungen im Bereich des Retrievals 195
5.3 Nutzung der Gestaltungsmöglichkeiten 196
5.4 Ansätze zur Bewertung der Gestaltungsmöglichkeiten 198
5.5 Empfehlungen zur Gestaltung zukünftiger DMS 199
5.5.1 Differenzierung bestehender Retrievalanforderungen 199
5.5.2 Einbeziehung zusätzlicher Retrievalanforderungen 203
5.6 Abschließende Beschreibung der Implementierungsobjekte 206
5.6.1 Berücksichtigung der Gestaltungsempfehlungen in der
Übersichtsdarstellung der Implementierungsobjekte 206
5.6.2 Zusammenfassung 207
5.6.3 Ausblick 215
Anhang A Gesetzestexte 217
Anhang B Fragebogen 219
Anhang C Auswertung der Fragebogen 221
Literaturverzeichnis 231
XIII
Verzeichnis der Abbildungen
Abb. 1 1: Aufbau der Arbeit 5
Abb. 1 2: Typisierung der Büroarbeit 7
Abb. 1 3: Möglichkeiten der Informationsdarstellung 8
Abb. 1 4: Beziehung Vorgang Dokument/Image 9
Abb. 1 5: Vorgehensmodell 14
Abb. 1 6: Systemlebenszyklus 15
Abb. 1 7: Vorgehensmodell und Systemlebenszyklus 15
Abb. 2 1: Zusammengesetzte elektronische Dokumente 24
Abb. 2 2: Systeme und Aufgaben im Dokumentenmanagement 25
Abb. 2 3: Nutzung eines Archivierungssystems 27
Abb. 2 4: Komponenten der Durchlaufzeit 29
Abb. 2 5: Arten der Vorgangsunterstützung 30
Abb. 2 6: Nutzung eines Vorgangsunterstützungssystems 32
Abb. 2 7: Komponenten eines DMS 35
Abb. 2 8: Formen der Zeichendarstellung 37
Abb. 2 9: DMS in Client Server Architektur 43
Abb. 2 10: Komprimierungsverfahren 47
Abb. 2 11: Dokumentenprofil 49
Abb. 2 12: Übernahme von Attributwerten 52
Abb. 2 13: Attributverwaltung in Primäranwendung, DMS und Dateiverwaltung.... 54
Abb. 2 14: Hierarchie der Speichermedien 56
Abb. 2 15: Typologie optischer Platten 59
Abb. 2 16: Aufbauorganisatorische DMS Zuordnung 70
Abb. 2 17: Fixe Kosten Archivierungssystem 79
Abb. 2 18: Variable Personalkosten Archivierungssystem 80
Abb. 2 19: Variable Sachkosten Arcbivierungssystem 81
Abb. 2 20: Bezugsrahmen der Implementierung 96
Abb. 2 21: Übersichtsdarstellung der Implementierungsobjekte 102
Abb. 3 1: Verfilmungsverfahren 112
Abb. 3 2: Vorgesehener Archivierungsprozeß 120
Abb. 3 3: Im Kostenvergleich berücksichtigte Werte 126
Abb. 3 4: Bearbeitungsweg der Images 131
Abb. 3 5: Ebenen des Berechtigungssystems 132
Abb. 3 6: Zusatzprogramm Retrievalunterstützung 133
Abb. 3 7: Anmeldeprozedur 136
Abb. 3 8: Übersichtsdarstellung der Implementierungsobjekte
nach Einbeziehung der Projekterfahrungen 147
xrv
Abb. 4 1: Zeitlicher Verlauf der Untersuchung 149
Abb. 4 2: Erweiterter Archivierungsprozeß (I) 151
Abb. 4 3: Ermittelte Werte 157
Abb. 4 4: Verhältnis Vorgänge Images 158
Abb. 4 5: Verhältnis Images Seiten 159
Abb. 4 6: Differenz Erstellung Eingang 162
Abb. 4 7: Differenz Eingang Erfassung 162
Abb. 4 8: Erweiterter Archivierungsprozeß (II) 164
Abb. 4 9: Empirisch ermittelte Werte 171
Abb. 4 10: Differenz Buchung Retrieval 174
Abb. 4 11: Konsequenzen bei Nichtverfugbarkeit eines Images 177
Abb. 4 12: Seitenumfang abgefragter Vorgänge 178
Abb. 4 13: Retrieval von Imagebereichen 182
Abb. 4 14: Ausdruck abgefragter Vorgänge 184
Abb. 4 15: Kommentare zum DMS 185
Abb. 4 16: Erweiterter Archivierungsprozeß (III) 188
Abb. 4 17: Übersichtsdarstellung der Implementierungsobjekte
nach Einbeziehung der Evaluierungsergebnisse 191
Abb. 5 1: Ableitung von Gestaltungsempfehlungen 192
Abb. 5 2: Abschließende Übersichtsdarstellung der Implementierungsobjekte 214
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