Business redesign: Neugestaltung von Organisationsstrukturen unter besonderer Berücksichtigung der Gestaltungspotentiale von Workflowmanagementsystemen
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| Format: | Abschlussarbeit Buch |
| Sprache: | German |
| Veröffentlicht: |
Wiesbaden
FBO-Verl.
1995
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Inhaltsverzeichnis
Seite
1. Vorwort des Verfassers 15
2. Einleitung 19
2.1. Aufbau der Arbeit 21
3. Problemstellung 25
3.1. Zielgruppe 25
3.2. Ziel der Arbeit 26
4. Begriffsdefinitionen 29
4.1. Der Begriff Informationstechnologie 29
4.1.1. Der Begriff Workflowmanagementsystem 30
4.2. Der Begriff Geschäftsprozeß 31
4.2.1. Der Begriff Vorgang 32
4.2.2. Der Begriff Prozeßorientierte Organisation 34
4.3. Der Begriff Reengineering 34
4.4. Business Redesign 39
4.4.1. Individuelle Unterstützung 41
4.4.2. Organisationsinterne Integration 42
4.4.3. Business Process Redesign 43
4.4.4. Integration der Wertschöpfungsketten 46
4.4.5. Neudefinition des Geschäftsbereiches 48
4.4.6. Der Begriff Business Redesign 49
4.5. Organisationsstruktur 50
4.6. Leitbilder für die Nutzung von IT 51
Seite 5
Inhaltsverzeichnis
5. Methodik der Arbeit 53
5.1. Positionierung der Arbeit 53
5.2. Forschungsfragen des situativen Ansatzes 56
5.3. Begründung für die Auswahl des situativen Ansatzes 66
5.4. Methodik zur Konstruktion fundierter
Gestaltungsaussagen 69
6. Informationstechnologischer Einfluß auf die formalen
Organisationsstrukturen 73
6.1. Anforderungen an die Beschreibung formaler
Organisationsstrukturen 74
6.1.1. Auswahl relevanter Strukturdimensionen 75
6.1.2. Festlegung von Merkmalsausprägungen 76
6.2. Zusammenhänge der Strukturdimensionen 77
6.2.1. Vorhandene Forschungsergebnisse 77
6.3. Spezialisierung 80
6.3.1. Begriff 81
6.3.2. Arten der Spezialisierung 81
6.3.3. Operationalisierung 82
6.3.4. Veränderungen durch Business Redesign 83
6.4. Koordination 86
6.4.1. Begriff 87
6.4.2. Arten der Koordination 88
6.4.2.1. Persönliche Weisungen 89
6.4.2.2. Selbstabstimmung 89
6.4.2.3. Programme 89
6.4.2.4. Pläne 90
6.4.2.5. Nicht strukturelle Koordination 90
6.4.3. Operationalisierung 91
6.4.4. Veränderungen durch Business Redesign 93
6.4.4.1. Hierarchischer Charakter der Koordination 97
6.4.4.2. Vorauskoordination 98
Seite 6
Inhaltsverzeichnis
6.4.4.3. Möglichkeiten zur Verringerung des
Koordinationsbedarfes 99
6.4.4.4. Persönliche Weisung 101
6.4.4.5. Selbstabstimmung 103
6.4.4.6. Programme 107
6.4.4.7. Pläne 108
v 6.5. Konfiguration 109
6.5.1. Begriff 109
6.5.2. Arten der Konfiguration 110
6.5.3. Operationalisierung 111
6.5.4. Veränderungen durch Business Redesign 112
6.5.4.1. Prozeßorientierte Organisationsgestaltung 112
6.5.4.2. Flache Konfiguration durch effizientere
Koordination 114
6.5.4.3. Zukunftsorientierte Konzepte für
Organisationsstrukturen 117
6.6. Entscheidungsdelegation 120
6.6.1. Begriff 121
6.6.2. Arten der Entscheidungsdelegation 121
6.6.3. Operationalisierung 121
6.6.4. Veränderungen durch Business Redesign 123
6.7. Formalisierung 126
6.7.1. Begriff 126
6.7.2. Arten der Formalisierung 126
6.7.3. Operationalisierung 127
6.7.4. Veränderungen durch Business Redesign 129
6.7.4.1. Strukturformalisierung 129
6.7.4.2. Formalisierung des Informationsflusses 130
6.7.4.3. Leistungsdokumentation und Beurteilung 131
6.8. Einfluß des Business Redesign auf die formalen
Organisationsstrukturen 132
6.9. Relative Veränderungen der formalen
Organisationsstrukturen 134
6.9.1. Business Redesign in einer Mißtrauensorganisation 134
6.9.1.1. Profil einer Mißtrauensorganisation 135
6.9.1.2. Strukturveränderungen durch Business Redesign 137
Seite 7
Inhaltsverzeichnis
6.9.2. Business Redesign in einer Vertrauensorganisation 138
6.9.2.1. Profil einer Vertrauensorganisation 138
6.9.2.2. Strukturveränderungen durch Business Redesign 140
7. Leitbilder 141
7.1. Taylorisierungstendenzen durch den Einsatz von IT 143
7.2. Einflüsse auf das Entstehen von Leitbildern 146
7.3. Bedeutung der Leitbilder für die organisatorische
Gestaltungsarbeit 148
7.4. Leitbilder für die Technikgestaltung 150
7.5. Kulturelles Leitbild 152
7.6. Human Ressourcen Management 155
7.6.1. Personaleinsatz 155
7.6.2. Anreizsysteme 156
7.6.3. Rekrutierung 157
7.6.4. Qualifikation 158
7.6.5. Personalführung 158
7.6.6. Personalabbau 160
7.7. Qualitätsmanagement 161
7.7.1. Zertifizierung nach ISO 9000 162
7.7.2. Qualitätssicherung im Büro 163
7.8. Geschäftsprozeßorientierung 166
7.8.1. Spezialisierung 167
7.8.2. Koordination 169
7.8.3. Konfiguration 171
7.8.4. Entscheidungsdelegation 172
7.8.5. Formalisierung 173
7.9. Integration der Wertschöpfungsketten 175
7.9.1. Leitbild und Unternehmensstrategie 175
7.9.2. Strategien für die Integration der
Wertschöpfungsketten 177
Seite 8
Inhaltsverzeichnis
7.10. Neudefinition des Geschäftsbereiches 182
7.10.1. Erweiterungen und Einschränkungen 182
7.10.2. Globalisierung, Regionalisierung und Mobilität 183
8. Enabling Funktionen von
Workflowmanagementsystemen 185
8.1. Komponenten von Workflowmanagementsystemen 186
8.1.1. Hardwareplattformen 186
8.2. Funktionen von Workflowmanagementsystemen 189
8.2.1. Vorgangsgrundschema 189
8.2.2. Analyse und Synthesetools für die
Organisationsgestaltung 195
8.2.3. Funktionen für die Vorgangsverwaltung 196
8.2.4. Funktionen für die Vorgangsbearbeitung 197
8.2.4.1. Steuerung der Eingangspost 198
8.2.4.2. Automatisierte Erkennung von Dokumenten 198
8.2.4.3. Verteilung und Transport von Dokumenten 199
8.2.4.4. Vorgangssignalisierung beim Bearbeiter 199
8.2.4.5. Arbeitsvorratsverwaltung 200
8.2.4.6. Zuweisung eines Vorgangstyps 200
8.2.4.7. Ad hoc Workflow 200
8.2.4.8. Zuordnung zum Bearbeiter 201
8.2.4.9. Ergebnistransfer 202
8.2.4.10. Anwendungssoftware für die Sachbearbeitung 203
8.2.4.11. Wiedervorlagesystem 203
8.2.4.12. Informationsverwaltung 203
8.2.4.13. Durchlaufsteuerung 204
8.2.4.14. Elektronische Genehmigung, Elektronische
Mitzeichnung 204
8.2.4.15. Retrieval 205
8.2.4.16. Integration optischer Archivierungssysteme 205
8.2.4.17. Abschluß eines Falles 206
8.2.5. Monitoring 206
8.2.6. Systemadministration 208
8.3. Enabling Faktoren 209
8.3.1. Automatisierung 210
8.3.2. Durchgängige Unterstützung bei der
Geschäftsprozeßabwicklung 212
Seite 9
Inhaltsverzeichnis
8.3.3. Vermehrte Information 216
8.3.4. Reduktion zeitlicher und örtlicher
Gestaltungsrestriktionen 217
8.3.5. Flexibilisierung der Sachmittelnutzung 218
8.3.6. Flexibilisierung von Organisationsänderungen 218
8.3.7. Dezentralisation 220
8.3.8. Integration 222
9. Vorgehensmodell für Business Redesign 225
9.1. Organisationsmethoden für Business Redesign 226
9.2. Komponenten eines Vorgehensmodells 227
9.2.1. Prinzip der Phasengliederung 229
9.2.2. Vorgehensmodell für Business Redesign 230
9.2.3. Problemlösungszyklus für Business Redesign 232
9.3. Anstoß 234
9.4. Vorstudie 236
9.5. Strategie 241
9.6. Leitbild 244
9.7. Hauptstudie 246
9.7.1. Selektion des Veränderungsbereiches 246
9.7.1.1. Analyse der Kerngeschäftsprozesse 247
9.7.1.2. Entscheidung über den Veränderungsbereich 250
9.7.2. Analyse der Enabling Faktoren 251
9.7.3. Entwicklung von Visionen für zukünftige Prozesse 253
9.7.4. Verstehen der vorhandenen Prozesse 255
9.7.5. Modellierung der neuen Prozesse 258
9.7.6. Modellierung der Organisationsstrukturen 263
9.7.6.1. Verteilung von Prozeßelementen aufstellen 264
9.7.6.2. Intraprozeßkoordination 265
9.7.6.3. Interprozeßkoordination 266
9.7.6.4. Konfiguration 268
9.7.6.5. Entscheidungsdelegation 269
9.7.6.6. Formalisierung 270
9.7.7. Bewertung und Auswahl der Varianten 271
Seite 10
Inhaltsverzeichnis
9.8. Detailstudie 272
9.9. Systembau 273
9.10. Einführung 273
9.11. Evaluierung 274
9.12. Projektabschluß und Überleitung in eine
kontinuierliche Verbesserung 275
9.13. Exkurs: Organisationsformen als
Gestaltungsalternativen für Business Redesign 277
9.13.1. Prozeßorientierte Organisationsformen 278
9.13.2. Migrationsstrategien für die Veränderung der
Organisationsform 285
10. Aspekte der Wirtschaftlichkeit von
Business Redesign 289
10.1. Organisatorische Effektivität und Effizienz 292
10.1.1. Grundkonzept 293
10.1.2. Synthese Modell 294
10.1.3. Stimmigkeits Paradigma 296
10.1.4. Meßverfahren 299
10.1.5. Schlußfolgerungen für Business Redesign 300
10.2. Ermittlung der Wirtschaftlichkeit von Business
Redesign 301
10.2.1. Probleme bei der Erfassung der Kosten 302
10.2.2. Ermittlung des substitutiven und komplementären
Nutzens 304
10.2.3. Ermittlung des strategischen Nutzens 307
10.2.3.1. Ermitteln der Qualität der IT 308
10.2.3.2. Unterstützung der Erfolgsfaktoren 309
10.2.3.3. Erarbeiten strategischer Vorteile 311
10.2.3.4. Festlegen der Aktivitäten 311
10.2.3.5. Kosten Nutzen Analyse 312
10.2.4. Erfahrungswerte mit Business Redesign 317
Seite 11
Inhaltsverzeichnis
10.3. Computerunterstützte Wirtschaftlichkeitsanalyse mit
Unisys ROI 318
10.3.1. Kurzbeschreibung von Unisys ROI 318
10.3.2. Vorgehen bei der computerunterstützten
Wirtschaftlichkeitsanalyse 319
10.3.3. Auswertungen 322
10.3.4. Kritische Beurteilung 324
11. Zusammenfassung 327
Literaturverzeichnis 333
Seite 12
Verzeichnis der Abbildungen
Verzeichnis der Abbildungen
Abb. 1: Business Redesign im aktuellen Umfeld 20
Abb. 2: Vorgangshierarchie 33
Abb. 3: Ebenen der Strukturveränderungen durch den Einsatz von IT 40
Abb. 4: Individuelle Unterstützung mit IT 42
Abb. 5: Organisationsinterne Integration 43
Abb. 6: Ansatzpunkte für Business Process Redesign 44
Abb. 7: Integration des Wertschöpfungssystems 46
Abb. 8: Strategien für die Integration des Wertschöpfungssystems 47
Abb. 9: Positionierung der Arbeit im Ablauf der Organisationsforschung 55
Abb. 10: Grundmodell der analytischen Variante des situativen Ansatzes 57
Abb. 11: Handlungsorientiertes Grundmodell des situativen Ansatzes 58
Abb. 12: Hauptkomponenten der Situation von Organisationen 61
Abb. 13: Bezugsrahmen für die Interpretation empirischer Zusammenhänge
zwischen Situation und Organisationsstruktur 63
Abb. 14: Kausaler Wirkungszusammenhang 64
Abb. 15: Pragmatische Transformation als Brücke zwischen Theorien und Gestaltungsaussagen 71
Abb. 16: Zusammenhang zwischen den Strukturdimensionen 78
Abb. 17: Einordnung von Workflowmanagementsystemen in die Groupware Taxonomie
aus technologischer Sicht nach Applegate 96
Abb. 18: Anwendungsbereiche der Selbstabstimmung beim Einsatz von Workflowmanagementsystemen 105
Abb. 19: Hierarchische Koordination von zwei Prozessen 113
Abb. 20: Zukünftige Organisationsformen 118
Abb. 21: Vorgangsweise bei der Definition der Vorgangstypen 129
Abb. 22: Veränderungstendenzen der Strukturdimensionen durch IT Einsatz 133
Abb. 23: Gegenüberstellung des Profils einer Mißtrauensorganisation mit den
Strukturzielen von Business Redesign 136
Abb. 24: Gegenüberstellung des Profils einer Vertrauensorganisation mit den
Strukturzielen von Business Redesign 139
Abb. 25: Funktionsprinzip eines Workflowmanagementsystems 145
Abb. 26: Leitbild und Unternehmensstrategie 176
Abb. 27: Strategische Optionen für die Integration von Wertschöpfungsketten 178
Abb. 28: Strategien für die IT basierte Integration von Organisationen 180
Abb. 29: Konfigurationsprinzip eines Workflowmanagementsystems 187
Abb. 30: Vorgangsgrundschema 190
Abb. 31: Basisvorgang 194
Abb. 32: Vorgehensmodell für Business Redesign 231
Abb. 33: Problemlösungszyklus für die Haupt und die Detailstudie des
Vorgehensmodells für Business Redesign 233
Abb. 34: Organisatorische Leistungsfähigkeit als Wettbewerbsfaktor 242
Abb. 35: Abgrenzung des Veränderungsbereiches nach den Prinzipien des Systemdenkens 251
Abb. 36: Leistungspotential der Organisation 276
Abb. 37: Grundmodell einer Matrix Prozeß Organisation 282
Abb. 38: Matrix Prozeß Organisation 283
Abb. 39: Integration einer prozeßorientierten Einheit in eine funktional gegliederte Organisation 287
Abb. 40: Grundmodell organisatorischer Effektivität und Effizienz 294
Abb. 41: Synthese Modell 295
Abb. 42: Stimmigkeitsnotwendigkeiten 298
Abb. 43: Nutzenkategorien und Beweisbarkeit 301
Abb. 44: Systemdiagramm 310
Abb. 45: Erfassung der Erfolgsfaktoren und des strategischen Nutzen je Geschäftsprozeß 320
Abb. 46: Vorgangsgrafik Ist Zustand 321
Abb. 47: Erfassung der Daten eines Vorgangsschrittes 321
Abb. 48: Modell des neugestalteten Geschäftsprozesses 322
Abb: 49: Auswertung von Vergleichskennzahlen für Geschäftsprozesse 324
Seite 13
Tabellenverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Tab. 1: Komponenten der Koordination 93
Tab. 2: Kennzeichen traditionell hierarchischer Organisationsformen im
Vergleich zu teambasierten Netzwerkstrukturen 117
Tab. 3: Einsparungspotentiale durch den Einsatzeines Workflowmanagementsystems
bei der Zertifizierung einer Softwareproduktion 163
Tab. 4: Überblick über Enablingfaktoren moderner IT 210
Tab. 5: Produktivitätsgewinne mit und ohne Business Redesign 275
Tab. 6: Aufgaben der Wirtschaftlichkeitsanalyse 291
Tab. 7: Effektivitätskriterien im Synthese Modell 296
Tab. 8: Beispiele für einmalige Kosten 303
Tab. 9: Beispiele für Vorteile eines Bürokommunikations Systems 306
Tab. 10: Vernetzungsmatrix der Erfolgsfaktoren 310
Tab. 11: Prioritäten der Investitionen 312
Tab. 12: Rangfolge der Muß Investitionen mittels Nutzwert Analyse 313
Tab. 13:Wertvergleichsmethode 315
Tab. 14: Ermittlung des Nettonutzens 316
Tab. 15: Cash Flow ohne Berücksichtigung steuerlicher Wirkungen 323
Seite 14
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