Vorstands-Controlling: eine Aufgabe des Vorstandsassistenten
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| Format: | Abschlussarbeit Buch |
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1994
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Inhaltsübersicht
Vorwort
1 Einleitung 1
1.1 Problemstellung
1.2 Vorhandene Untersuchungen
1.3 Zielsetzung
1.4 Forschungsdesign
2 Grundlagen: Stand der wissenschaftlichen Analyse 8
2.1 Vorstandsarbeit
2.2 Vorstandsassistent
2.3 Controlling für den Vorstand
2.4 Professorenbefragung
3 Theoretischer Bezugsrahmen 67
3.1 Variablen und Merkmale
3.2 Papiercomputer
3.2 Modell des Vorstands Controlling
4 Forschungsmethodik 89
4.1 Professorenbefragung
4.2 Interviewleitfaden
4.3 Vorstandsbefragung
4.4 Assistentenbefragung
4.5 Stellenanzeigen Analyse
4.6 Methodische Grenzen der Aussagen
5 Ergebnisse 105
5.1 Beispiele
5.2 Einsatz von Vorstandsassistenten
5.3 Ergebnisse Vorstandsassistenten
5.4 Ergebnisse Vorstand
5.5 Ergebnisse Controlling
6 Handlungsanweisung 202
6.1 Kernaussagen
6.2 Schlussfolgerungen
7 Literaturverzeichnis 219
Anhang
III
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 1
1.1 Problemstellung 1
1.2 Vorhandene Untersuchungen 3
1.3 Zielsetzung 3
1.4 Forschungsdesign 4
1.4.1 Klassifikation 4
1.4.2 Vorgehensweise 5
2 Grundlagen: Stand der wissenschaftlichen Analyse 8
2.1 Vorstandsarbeit 8
2.1.1 Merkmale des Vorstandes 9
2.1.2 Aufgaben und Pflichten 11
2.1.2.1 Art der Aufgabe 11
2.1.2.2 Zeitlicher Einsatz 12
2.1.3 Vorstandskontakt 15
2.1.3.1 Rollenverhalten 15
2.1.3.2 Kontaktgruppen 16
2.1.4 Grundlagen der Entscheidungsprozesse 17
2.1.4.1 Entscheidung und Entscheidungs¬
phasen der Strategie 17
2.1.4.2 Aufgabenmerkmale und Ent¬
scheidungskategorien im Vor¬
standsbereich 21
2.1.4.3 Entscheidungs und Arbeitsweise ... 23
2.1.5 Informationsverhalten von Vorständen 25
2.1.5.1 Zweckeignung von Informationen ... 29
2.1.5.2 Beeinflussbarkeit des Vorstandes ... 31
IV
2.1.6 Unterstützung der Vorstandsarbeit 33
2.1.6.1 Persönliche Unterstützung 33
2.1.6.2 Elektronische Unterstützung 35
2.1.7 Veränderungendes Vorstandsumfelds 37
2.1.7.1 Explosion des Bedarfs an komplexen
Entscheidungen 37
2.1.7.2 Wertewandel innerhalb der Unter¬
nehmung 40
2.1.7.3 Wertewandel des Top Managers ... 41
2.1.7.4 Unübersichtliche Organisation 42
2.1.7.5 Erfordernisse der Internationali¬
sierung, des Technologiewandels,
des ökologischen Wandels 43
2.2 Vorstandsassistent 44
2.2.1 Demographische Merkmale der Vorstands¬
assistenten 44
2.2.2 Aufgaben und Pflichten 45
2.2.3 Organisatorische Eingliederung 49
2.2.4 Abgrenzung in der Organisation 52
2.2.4.1 Vorstandssekretär(in) 52
2.2.4.2 Assistant 53
2.2.4.3 Büroleiter/Sekretariat 53
2.2.4.4 Stabstelle Planung und Strategie ... 54
2.2.4.5 Stabstelle Controlling 54
2.2.4.6 Stabstelle Öffentlichkeitsarbeit 55
2.2.5 Veränderungen der Aufgabenstrukturen und
Anforderungen 55
2.3 Controlling für den Vorstand 57
2.3.1 Controllingsystem 57
2.3.2 Aufgaben, Ziele und Organisation des Controlling . 59
2.3.3 Strategisches und operatives Controlling 61
2.3.4 Veränderung des Controlling 63
2.4 Professorenbefragung 65
V
3 Theoretischer Bezugsrahmen 67
3.1 Variablen und Merkmale 67
3.1.1 Merkmale des Vorstandes (v) 68
3.1.2 Variablen der Aufgabenstruktur (s) 69
3.1.3 Variablen der Aufgabenbearbeitung und
Entscheidungsqualität (e) 70
3.1.4 Beschreibung der Kontaktgruppen (k) 70
3.1.5 Merkmale des Vorstandsassistenten (a) 71
3.1.6 Variablen des Controlling (c) 71
3.2 Papiercomputer 73
3.2.1 Ziel 73
3.2.2 Beschreibung 73
3.2.3 Vorgehensweise 75
3.2.4 Ergebnis 79
3.3 Modell des Vorstands Controlling 82
3.3.1 Beschreibung des Modells 82
3.3.2 Derzeitiges Verständnis des Vorstandes 86
3.3.3 Anspruch des Modells 88
4 Forschungsmethodik 89
4.1 Professorenbefragung 89
4.1.1 Ziel 89
4.1.2 Zeitraum 90
4.1.3 Durchführung 90
4.2 Interviewleitfaden 91
4.2.1 Ziel 91
4.2.2 Beschreibung 91
VI
4.2.3 Datenauswertung g2
4.3 Vorstandsbefragung 93
4.3.1 Ziel und Aufgabe 93
4.3.2 Auswahl der Vorstandsmitglieder und
Unternehmungen 93
4.3.2.1 Vorstandsmitglieder 93
4.3.2.2 Unternehmungen 95
4.3.3 Datenerhebung gg
4.4 Assistentenbefragung gg
4.4.1 Ziel und Aufgabe 98
4.4.2 Auswahl der Assistenten 98
4.4.3 Datenerhebung g8
4.5 Stellenanzeigen Analyse 99
4 5 1 ^el 99
4.5.2 Zeitraum und Durchführung 99
4.5.3 Datenauswertung 100
4.6 Methodische Grenzen der Aussagen 100
4.6.1 Expertengespräche 100
4.6.2 Auswahl der Variablen 101
4.6.3 Papiercomputer 102
4.6.4 Vergleichende Feldstudie 102
4.6.5 Stellenanzeigen Analyse 103
4.6.6 Kausalitätsproblematik 104
4.6.7 Repräsentativität 104
Ergebnisse 105
5.1 Beispiele 106
VII
5.1.1 Beispiel 1 106
5.1.2 Beispiel 2 107
5.2 Einsatz von Vorstandsassistenten 109
5.2.1 Stellenmarkt 109
5.2.1.1 Stellenentwicklung 111
5.2.1.2 Einsatz nach Branche 113
5.2.1.3 Unternehmensgrösse 114
5.2.2 Situationen, die für die Einrichtung der
Vorstandsassistentenposition sprechen 117
5.2.2.1 Organisation 117
5.2.2.2 Alter ego 118
5.2.2.3 Büroleitung 120
5.2.2.4 Kaderschmiede 120
5.2.2.5 Persönliche Gründe 121
5.2.2.6 Mobilität des Vorstandes 122
5.2.2.7 Sonderaufgaben 122
5.2.2.8 Sonstiges 122
5.2.3 Situationen, die gegen die Einrichtung der
Assistentenposition sprechen 124
5.2.3.1 Lean Management 124
5.2.3.2 Persönlicher Arbeitsstil 124
5.2.3.3 Unternehmenskultur 125
5.2.3.4 Karriereperspektive 125
5.2.3.5 Ressortattraktivität 126
5.2.3.6 Vakanz der Vorstandsposition 126
5.3 Ergebnisse Vorstandsassistent 128
5.3.1 Aufgabenspektrum 128
5.3.1.1 Tendenziell operative Tätigkeiten ... 129
5.3.1.2 Informationsaufbereitende
Tätigkeiten 133
5.3.1.3 Anspruchsvolle Tätigkeiten 133
5.3.1.4 Sonstige Tätigkeiten 134
5.3.2 Anforderungsprofil 134
5.3.2.1 Ausbildung 135
5.3.2.2 Spezielle Kenntnisse 136
5.3.2.3 Erfahrung 136
5.3.2.4 Eigenschaften 136
5.3.2.5 Sonstiges 136
5.3.3 Kontaktgruppen 141
VIII
5.3.4 Vor und Nachteile 144
5.3.4.1 Persönliche Vorteile 144
5.3.4.2 Organisatorische Vorteile 147
5.3.4.3 Persönliche Nachteile 150
5.3.4.4 Organisatorische Nachteile 152
5.4 Ergebnisse Vorstand 156
5.4.1 Delegationsroutine des Vorstandes 157
5.4.1.1 Tendenziell operative Tätigkeiten ... 157
5.4.1.2 Informationsaufbereitende
Tätigkeiten 161
5.4.1.3 Anspruchsvolle Tätigkeiten 163
5.4.1.4 Sonstige Tätigkeiten 164
5.4.2 Entlastung des Vorstandes 164
5.4.2.1 Wichtigkeit der Aufgabe 165
5.4.2.2 Zeitliche Beanspruchung 169
5.4.3 Bedeutung des Vorstandsassistenten für den
Vorstand 172
5.4.3.1 Vorteile und Chancen für den
Vorstand 173
5.4.3.2 Nachteile und Risiken für den
Vorstand 182
5.4.4 Messbarkeit der Vorstandsleistung 191
5.4.4.1 Leistungsmessung des Vorstandes .. 191
5.4.4.2 Leistungsmessung des
Vorstandsassistenten 195
5.5 Ergebnisse Controlling 197
5.5.1 Erkenntnisse aus den Interviews 197
5.5.1.1 Assistent und Controlling 197
5.5.1.2 Vorstand und Controlling 19°
5.5.2 Erkenntnisse aus der Stellenanzeigen Analyse ... 199
5.5.2.1 Bedeutung des Controlling 2°0
5.5.2.2 Controlling und Wirtschaft 201
IX
6 Handlungsanweisung 202
6.1 Kernaussagen 203
6.2 Schlussfolgerungen 206
6.2.1 Zeit, Qualität und Kosten 206
6.2.2 Verzicht auf Vorstandsassistenten 207
6.2.3 Effiziente Nutzung des Vorstandsassistenten .... 208
6.2.4 Regeln zur Zusammenarbeit Vorstand und
Assistent 216
7 Literaturverzeichnis 219
Anhang
XI
Verzeichnis der Abbildungen
Seite
Abb. 1.4.1: Übersicht der Forschungsdesigns 4
Abb. 1.4.2: Vorgehensweise 7
Abb. 2.1.1: Wichtigste Aufgaben des Vorstandes 12
Abb. 2.1.2: Zeitliche Beanspruchung des Gesamtvorstandes 13
Abb. 2.1.3: Arbeitszeitverwendung von Topmanagern 14
Abb. 2.1.4: 10 Rollen des Managers 15
Abb. 2.1.5: Kontaktgruppen des Vorstandes 16
Abb. 2.1.6: Phasen der Strategieentwicklung 18
Abb. 2.1.7: Management Process 20
Abb. 2.1.8: Strategisch empfundene Entscheidungskategorien 22
Abb. 2.1.9: Beispiele für Ad hoc Aufgaben der Führungskräfte 24
Abb. 2.1.10: Kommunikationsanforderungen und Bedeutung
technischer Bürokommunikation für Führungsaufgaben 27
Abb. 2.1.11: Informationsbeschaffung 28
Abb. 2.1.12: Für die Bestimmung des Informationsbedarfs
wesentliche Einflussgrössen 30
Abb. 2.1.13: Gestaltungsspielraum des Vorstandes 32
Abb. 2.1.14: Übersicht: Unterstützung des Vorstandes 33
Abb. 2.1.15: Neue Randbedingungen für Vorstände 39
Abb. 2.2.1: Titel für den zweiten Mann 46
Abb. 2.2.2: Aufgabenspektrum der Vorstandsassistenten 47
Abb. 2.2.3: Organisatorische Eingliederung des Vorstandsassistenten 51
XII
Abb. 2.3.1: Zusammenhang zwischen Kontrolle und Controlling 60
Abb. 2.3.2: Strategisches und operatives Controlling 62
Abb. 3.2.1: Einflussmatrix 75
Abb. 3.2.2: Papiercomputer 77
Abb. 3.2.3: Rollenverteilung der Variablen 78
Abb. 3.2.4: Paarvergleiche 81
Abb. 3.3.1: Modell des Vorstands Controlling 85
Abb. 3.3.2: Skizzierung des gegenwärtigen Verständnisses 87
Abb. 4.3.1: Untersuchungsdesign: Vorstandsbefragung 94
Abb. 4.3.2: Befragte Vorstände 97
Abb. 5.2.1: Präsenz von Vorstandsassistenten in Unternehmungen 110
Abb. 5.2.2: Ausschreibung von Assistenten und Geschäftsführer¬
positionen 112
Abb. 5.2.3: Geschäftsleitungsassistenten 113
Abb. 5.2.4: Geschäftsleitungsassistenten nach Branche 114
Abb. 5.2.5: Unternehmensgrösse und Assistentenstelle 11°
Abb. 5.2.6: Der Assistent unterstützt den.... 116
Abb. 5.2.7: Gründe für die Einrichtung der Assistentenposition 119
Abb. 5.2.8: Vermeidung von Assistentenpositionen ^
Abb. 5.3.1: Aufgabenspektrum des Vorstandsassistenten 1^°
Abb. 5.3.2: Hinweise auf Überqualifikation des Stelleninhabers 132
Abb. 5.3.3: Top Anforderungen 135
Abb. 5.3.4: Profil der befragten Vorstandsassistenten 138
Abb. 5.3.5: Seltene Nennungen 139
XIII
Abb. 5.3.6: Kompetenz des Assistenten 140
Abb. 5.3.7: Kontaktgruppen des Assistenten 143
Abb. 5.3.8: Persönliche Vorteile für den Vorstandsassistenten 148
Abb. 5.3.9: Nachteile für den Vorstandsassistenten 155
Abb. 5.4.1: Delegationsroutine des Vorstandes 160
Abb. 5.4.2: Wichtigkeit der Aufgabe 168
Abb. 5.4.3: Zeitbudget des Assistenten 171
Abb. 5.4.4: Der Vorstand war auch einmal Assistent 173
Abb. 5.4.5: Vorteile und Chancen der Assistentenposition 176
Abb. 5.4.6: Risiken u. Nachteile der Assistentenposition 185
Abb. 5.4.7: Erfolgsfaktoren der Unternehmensleistung 192
Abb. 5.4.8: Wonach sich die Managervergütung richtet 194
Abb. 5.4.9: Messbarkeit der Assistentenleistung 196
Abb. 5.5.1: Bedeutung des Controlling 200
Abb. 5.5.2: Fundiertes Wirtschaftswissen 201
Abb. 6.2.1: Arbeit des Vorstandsassistenten 210
Abb. 6.2.2: Übergewicht zugunsten des Vorstandes 212
Abb. 6.2.3: Spezialisierung des Vorstandsassistenten 215
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