Elektronische Dokumentenverwaltung in Klein- und Mittelbetrieben:
Gespeichert in:
| Format: | Buch |
|---|---|
| Sprache: | German |
| Veröffentlicht: |
Bergisch Gladbach ; Köln
Eul
1993
|
| Schriftenreihe: | Betriebswirtschaftliches Institut für Organisation und Automation <Köln>: BIFOA-Monographien
32 |
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| Online-Zugang: | Inhaltsverzeichnis |
| Beschreibung: | Literaturangaben |
| Beschreibung: | XIV, 129 S. graph. Darst. |
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Inhaltsverzeichnis
1 Ausgangssituation in Klein und Mittelbetrieben 1
1.1 Bedeutung der Dokumentenverwaltung 1
1.2 Schwachstellen 4
1.3 Chancen 7
1.4 Literatur 10
2 Elektronische Dokumentenverwaltung: Begriff und Grundlagen 11
2.1 Elektronische Dokumentenverwaltung im Rahmen der Büroarbeit 11
2.2 Arten der Dokumentenverwaltung 12
2.2.1 Dokumenten Fundstellenverwaltung 12
2.2.2 Dokumenten Direktverwaltung 13
2.3 Integrierte elektronische Dokumentenverwaltung 14
2.4 Literatur 16
3 Organisation, Personal und Dokumentation 17
3.1 Organisatorische Aspekte 17
3.1.1 Rahmen und Schwerpunkte der elektronischen Dokumenten¬
verwaltung 18
3.1.1.1 Leitgedanken zur Einführung elektronischer Dokumenten
verwaltungssysteme 18
3.1.1.2 Arbeitsplatztypen und ihr Unterstützungspotential 20
3.1.1.3 Merkpunkte für die elektronische Dokumentenverwaltung 22 ;
3.1.1.4 Analyseraster Anwendungen der elektronischen
Dokumentenverwaltung und ihre Bedeutung nach
Aufgabenträgern 25
3.1.2 Vorgehen bei der Einführung elektronischer Dokumentenverwaltungv
systeme 27
3.1.2.1 Projektvorbereitung 28
3.1.2.2 Analyse 29
3.1.2.3 Konzeptentwurf 34 ,
3.1.2.4 Realisierung 41 |
3.1.3 Aufgaben eines Ablagebeauftragten 41
3.1.3.1 Archivierungswürdigkeit und Aufbewahrungsfristen 42
3.1.3.2 Rechtsvorschriften zur Aufbewahrungsform 46
ym 3.1.3.3 Sicherstellung der Ablagen Qualität, Dokumenten
Aussonderung, Zugriffsrechte, Datensicherung 49
3.2 Personelle Aspekte 53
3.2.1 Auswirkungen elektronischer Dokumenten Verwaltung 53
3.2.2 Akzeptanz und Einbeziehung von Mitarbeitern 55
3.2.3 Schulung 57
3.3 Dokumentarische Aspekte 58
3.3.1 Erstellung und Aufnahme von Dokumenten 58
3.3.2 Erschließung von Dokumenten 59
3.3.3 Speicherung von Dokumenten , 64
3.3.4 Suche von Dokumenten (Recherchieren) 66
3.3.5 Weiterverarbeitung recherchierter Dokumente 73
3.4 Literatur 74
4 Stand der technischen Entwicklung 76
4.1 Speichermedien für die elektronische Dokumentenverwaltung 76
4.1.1 Kostenwirtschaftlichkeit und Einsatzmöglichkeiten alternativer
Speichermedien 76
4.1.2 Magnetische Massenspeicher 78
4.1.3 Laser Optische Massenspeicher 79
4.1.4 Magnetische und laser optische Speicher im Vergleich 83
4.1.5 Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme mit magnetischen und
laser optischen Speichermedien 85
4.1.6 Integration von Mikrofilm 85
4.1.7 Integration konventioneller, papiergebundener Archive 86
4.2 Rechner Infrastrukturen 86
4.2.1 Zentrale, dezentrale, lokale Verarbeitung 86
4.2.2 Systemkomponenten einer Workstation LAN Lösung 87
4.3 Maschinelle Erfassung durch Papier Scanner 92
4.3.1 Scanner und Seitenleser 92
4.3.2 Speicherbedarf und Komprimierungstechniken 93
4.3.3 Qualitätsmerkmale maschineller Erfassung 94
4.3.4 Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und Einsatzempfehlungen 95
4.4 Retrievalsoftware 95
4.4.1 Anforderungen an die Retrievalsoftware 95
4.4.2 Entwicklungsstand und Trends 100
UL
4.4.3 Vorhandene DV Infrastruktur in Klein und Mittelbetrieben und
Einsatzmöglichkeiten von Retrievalsoftware 102
4.5 Literatur 104
5 Wirtschaftlichkeit elektronischer Dokumentenverwaltung 106
5.1 Ausgangssituation 106
5.2 Kosten und Nutzenfaktoren elektronischer Dokumentenverwaltung 106
5.2.1 Kostenfaktoren 106
5.2.2 Nutzenfaktoren 109
5.3 Literatur 113
Anhang 1: BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die elektronische
Dokumentenverwaltung 115
1.1 Aufbau der Marktstudie 115
1.2 Funktionenkatalog 116
1.3 Retrievalsoftware und ihre Hersteller / Anbieter 120
Anhang 2: Weitere Informationsmöglichkeiten 124
2.1 Fachzeitschriften 124
2.2 Gremien, Verbände, Beratung 124
2.2.1 AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V 124
2.2.2 Beratungsunternehmen des BDU 125
2.2.3 B1FOA Betriebswirtschaftliches Institut für Organisation und Auto¬
mation an der Universität zu Köln 125
2.2.4 DGD Deutsche Gesellschaft für Dokumentation 126
2.2.5 VDI Verein Deutscher Ingenieure 126
2.3 Fachmessen 127
X Verzeichnis der Abbildungen
Abb. 1 1: Entwicklung von Informationsmenge und Erschließungszeit 2
Abb. 1 2: Probleme bei der Arbeit mit Schriftgut 4
Abb. 1 3: Bedeutung der elektronischen Dokumentenverwaltung für Klein und Mittel¬
betriebe 7
Abb. 1 4: Chancen elektronischer Dokumentenverwaltung 8
Abb. 1 5: Checkliste Einsatzmöglichkeiten elektronischer Dokumentenverwaltung in
Klein und Mittelbetrieben 9
Abb. 2 1: Charakteristika der Dokumenten Fundstellenverwaltung und
Direktverwaltung 12
Abb. 2 2: Dokumenten Fundstellenverwaltung und Direktverwaltung 14
Abb. 2 3: Informationszustände und Transformationsmöglichkeiten 15
Abb. 3 1: Grundtypen der Büroarbeit 20
Abb. 3 2: Kostenaspekte und strategische Leitlinien für Fach und Führungstätigkeiten,
Sachbearbeitung und Unterstützungstätigkeiten 21
Abb. 3 3: Checkliste Merkpunkte für die elektronische Dokumentenverwaltung 23
Abb. 3 4: Analyseraster Anwendungen der elektronischen Dokumentenverwaltung und
ihre Bedeutung nach Aufgabenträgern 26
Abb. 3 5: Checkliste Projektvorbereitung 28
Abb. 3 6a: Checkliste Analyse (Teil 1) 32
Abb. 3 6b: Checkliste Analyse (Teil 2) 33
Abb. 3 7a: Kriterien zur Systembewertung (Teil 1) 36
Abb. 3 7b: Kriterien zur Systembewertung (Teil 2) 37
Abb. 3 8: Beispiel für eine Nutzwert Analyse 38
Abb. 3 9: Checkliste Konzeptentwurf 40
Abb. 3 10: Checkliste Realisierung 41
Abb. 3 11: Aufgaben eines Ablagebeauftragten 41
Abb. 3 12: Behandlung von Schriftgut nach Wertstufen 43
Abb. 3 13: Ordnungsgemäße Archivierung auf verschiedenen Medien 49
Abb. 3 14: Verwendung sprechender Namen 50
Abb. 3 15: Zugriffsrechte auf einen Ordner und alle darin enthaltenen Ordner 52
Abb. 3 16: Verwaltung von Zugriffsrechten und Datensicherungsverantwortlichkeit 53
Abb. 3 17: Rechtliche Vorschriften bei der Auswahl und Einführung elektronischer
Dokumentenverwaltung 55
Abb. 3 18: Klassifizierungsformular mit Referenzverzeichnissen 6°
Abb. 3 19: Arten der Vergabe von Suchbegriffen (Indexierung) 63
Abb. 3 20: Leitlinien für die Inhaltskennzeichnung 64
Abb. 3 21: Beispiel zu wichtigen Merkmalen einer Ablage / Archiv Konfiguration 65
Abb. 3 22a: Beispielhafte Inhalte der Gruppenablage 65
M
Abb. 3 22b: Beispielhafte Inhalte des Langzeitarchivs 65
Abb. 3 23: Ablauf einer Suche von Dokumenten 67
Abb. 3 24: Festlegung von Suchkriterien mittels eines Anfrage Formulars (Beispiel) 68
Abb. 3 25: Recherche mit und ohne Verknüpfung 69
Abb. 3 26: Alternativen der Weiterverarbeitung recherchierter Dokumente 73
Abb. 4 1: Gegenüberstellung von laser optischen Speicherplatten, Mikrofilm und
Papier 77
Abb. 4 2: Technologieüberblick: Laser optische Speicher 79
Abb. 4 3: Merkmale magnetischer und laser optischer Speicher 84
Abb. 4 4: Systemkomponenten einer Workstation LAN Lösung mit Host Anschluß 88
Abb. 4 5: Schichtenmodell der Softwarekomponenten für die elektronische
Dokumentenverwaltung 90
Abb. 4 6: Checkliste Ausgewählte Retrievalsoftware Funktionen 96
Abb. 4 7: Lauffähigkeit von Retrievalsoftware auf ausgewählten Betriebssystemen 103
Abb. 5 1: Checkliste zur Ermittlung der jährlichen Gesamtkosten 108
Abb. 5 2: Einsparungen an Arbeitszeit / Personalkosten durch elektronische
Dokumentenverwaltung 109
Abb. 5 3: Raumbedarf verschiedener Medien 110
Abb. 5 4: Nutzenpotentiale elektronischer Dokumentenverwaltung differenziert nach
Arbeitsplatz /Funktionsebene, Abteilungs /Prozeßebene und Unternehmens¬
ebene 112
Abb. A l a: Funktionenkatalog der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die
elektronische Dokumentenverwaltung (Teil 1) 116
Abb. A lb: Funktionenkatalog der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die
elektronische Dokumentenverwaltung (Teil 2) 117
Abb. A lc: Funktionenkatalog der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die
elektronische Dokumentenverwaltung (Teil 3) 118
Abb. A 1 d: Funktionenkatalog der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die
elektronische Dokumentenverwaltung (Teil 4) 119
Abb. A 2a: Produkte der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die elektronische
Dokumentenverwaltung und ihre Hersteller/Anbieter (Teil 1) 120
Abb. A 2b: Produkte der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die elektronische
Dokumentenverwaltung und ihre Hersteller/Anbieter (Teil 2) 121
Abb. A 2c: Produkte der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die elektronische
Dokumentenverwaltung und ihre Hersteller/Anbieter (Teil 3) 122
Abb. A 2d: Produkte der BIFOA Marktstudie Retrievalsoftware für die elektronische
Dokumentenverwaltung und ihre Hersteller/Anbieter (Teil 4) 123
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