Text- und Organisationshandbuch für den Einkauf: Standardbriefe, Checklisten, Formulare, Vertragstexte und Einkaufsbedingungen
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Freiburg im Breisgau
Haufe
1993
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|---|---|
| adam_text | Inhaltsverzeichnis
Vorwort 5
Teill: Texthandbuch
A Die Erstellung eines Texthandbuches
1 Vorgehensweise 15
1.1 Vorbemerkung 15
1.2 Zielsetzung 16
1.3 Statistik 17
1.4 Rentabilitätsbetrachtung 17
2 Inhalt 19
2.1 Aufbau 19
2.2 Anwendung 20
2.3 Textverarbeitung mit EDV 21
2.4 Gestaltung der Briefe 21
2.4.1 Der Betreff 21
2.4.2 Der Briefstil 22
B Standardbriefe und -texte
1 Benutzerhinweise 25
2 Von der Geschäftsanbahnung zum Angebot 26
2.1 Anforderung von Katalogen 27
2.2 Anfragen 28
2.2.1 Anfrage für Kleinteile und -mengen 30
2.2.2 Anfrage für Investitionsgüter 31
2.3 Mahnung des Angebotes 33
2.4 Angebotsablehnung 34
2.4.1 Angebotsablehnung für Kleinteile und -mengen ... 34
2.4.2 Angebotsablehnung für Investitionsgüter 35
3 Bestellungen 36
3.1 Bestellformular für Serienbestellungen 37
3.2 Sukzessivlieferungsvertrag (Kaufvertrag) 40
3.3 Investitionsgütervertrag (Werklieferungsvertrag) 51
7
Inhaltsverzeichnis 3.4 Bestellungen mit hohem Bestellwert 64
3.5 Bestell-Korrespondenz 65
3.6 Anmahnung der Auftragsbestätigung 66
3.7 Unvollständige Angaben der Bestelldaten 67
4 Allgemeine Einkaufsbedingungen 68
4.1 Erläuterung 68
4.2 Anwendbarkeit und Gültigkeit 69
4.3 Anwendungshinweis 69
4.4 Beispiel 70
5 Auftragsbestätigung 79
5.1 Hinweis auf die eigenen Einkaufsbedingungen 80
5.2 Abweichende Angaben 81
5.3 Preisabweichung 83
5.4 Rabattabweichung 84
5.5 Freibleibende Preise 85
5.5.1 Festpreis 85
5.5.2 Festpreis/Gleitpreis 86
5.6 Zahlungsbedingungen 88
5.6.1 Allgemeiner Einspruch 89
5.6.2 Bestehender Rahmenvertrag 89
5.7 Einspruch gegen abweichende Terminangaben in der
Auftragsbestätigung 90
5.7.1 Allgemeiner Einspruch 90
5.7.2 Hinweis auf Vergabeverhandlungen 91
5.8 Einspruch wegen geänderter Qualität 92
6 Vertragsabwicklung 94
6.1 Veränderung der Bestellmenge 94
6.2 Liefertermine und Liefervereinbarungen 95
6.2.1 Lieferabruf 96
6.2.2 Vorzeitige Lieferung/Rechnungsvalutierung 97
6.2.3 Terminänderung 99
6.2.4 Lieferterminerinnerung 100
6.2.5 Anmahnung von Versandanzeigen 101
6.2.6 Anmahnung der Lieferung 102
6.2.7 2. Mahnung der Lieferung 103
6.2.8 Anmahnung des Lieferrestes 104
6.3 Verbesserung der Zahlungsbedingungen, Bonus 105
6.3.1 Zahlungsbedingungen 105
6.3.2 Bonusforderung 108
8
Inhaltsverzeichnis 1.3 Organisationsform der Einkaufsabteilung 148
1.3.1 Linienorganisation 148
1.3.1.1 Funktionen der Linienorganisation 148
1.3.1.2 Mögliches Organisationsschema im Rahmen
der Linienorganisation 149
1.3.2 Organisationsformen innerhalb des Einkaufs .... 149
1.4 Der Einkaufsarbeitsplatz 153
1.4.1 Telefon- und Telefaxanschluß 153
1.4.2 EDV-Terminal 153
1.4.3 Katalog- und Prospektsammlung 154
1.4.4 Einkaufshandbuch 155
1.4.5 Ablage 155
1.4.6 Herstellernachweise und Statistiken 155
2 Informationsgestaltung zwischen Einkauf und
anderen Bereichen 157
2.1 Änderungsmitteilung 157
2.2 Disposition (bedarfsanfordernde Stelle) 159
2.3 Finanzabteilung/Rechnungsprüfung 159
2.4 Verkauf 160
2.5 Kalkulation 161
2.6 Technischer Bereich/Qualitätssicherung 161
2.7 Statistik 162
2.8 Sonstige Stellen im Unternehmen 162
3 Elektronische Datenverarbeitung im Einkauf 163
3.1 Produktions-Planung und Steuerung (PPS) 164
3.2 Zentrale und dezentrale Einkaufsinformations¬
systeme 164
3.3 On-line-Informationen 167
3.4 Künftige Entwicklungen der EDV im Einkauf 167
3.5 Spezifikation für ein Einkaufsprogramm 168
3.6 Artikelnumerierung 179
4 Aufgaben des Einkaufs 181
4.1 Organisatorische Aufgaben 181
4.1.1 Ablaufdiagramm für die Angebotseinholung
und Bestellabwicklung 181
4.1.2 Organisationsanweisung für die Zusammenarbeit
mit den Fachabteilungen 184
4.1.3 Organisatorische Rahmenzielsetzung 191
4.2 Zieldefinition für den Einkauf 192
10
Inhaltsverzeichnis
4.3 Beschaffungsmarktforschung 194
4.3.1 Gründe für die Beschaffungsmarktforschung .... 194
4.3.2 Voraussetzungen 195
4.3.2.1 Suche nach Anfragepartnern 195
4.3.2.2 Formale Systematik der Beschaffungs¬
marktforschung 197
4.3.3 Messebesuche 197
4.3.4 Angebotsvergleiche 199
4.3.4.1 Angebotsvergleich im Seriengeschäft 200
4.3.4.2 Angebotsvergleich im Investitionsgüter¬
geschäft 201
4.3.4.3 Ausführlicher Angebotsvergleich im Investitions¬
güterbereich 203
4.4 Auftragsvergabe Verhandlungen 207
4.4.1 Vergabeprotokoll 207
4.4.1.1 Vergabeprotokoll im Seriengeschäft 209
4.4.1.2 Vergabeprotokoll im Investitionsgüterbereich ... 211
4.4.2 Checkliste zur Vorbereitung eines
Lieferantenbesuchs 216
4.4.3 Bonitätsprüfung im Einkauf 218
4.4.4 Checkliste für die Vergabeverhandlung 220
4.4.5 Beurteilung eines anbietenden Unternehmens . . . 225
4.4.6 Lieferantenkarte 230
4.4.7 Bestellanforderung 233
4.5 Preis- und Kostenanalyse 234
4.5.1 Voraussetzungen 234
4.5.2 Kostenerfassung 235
4.5.3 Kalkulationsmethoden 235
4.5.4 Preisanalyse 236
4.5.5 Checkliste für Preisverhandlungen 238
4.5.6 Checkliste für die Prüfung eines Preisgleitformel¬
vorschlages 241
4.6 Lieferanten- und Anbieterbewertung 244
4.7 Terminmanagement 246
4.7.1 Lieferrückstandsliste 246
4.7.2 Auslieferliste 248
4.7.3 Kundenauftrags-/Lieferbestellobligoliste 249
4.7.4 Terminplan 252
4.8 Qualitätssicherung 254
11
Inhaltsverzeichnis 4.9 Controlling im Einkauf 257
4.9.1 Kennzahlenbildung 257
4.9.2 Budgetplanung und Erfolgsrechnung 262
4.9.2.1 Budgetplanung der Abteilung 262
4.9.2.2 Beschaffungsbudget für Materialien und Dienst¬
leistungen 264
4.9.2.3 Beschaffungsbudget für die Finanzplanung .... 265
4.0.2.3.1 Bestellobligo im Großanlagenbau 266
4.9.2.3.2 Bestellobligo im Serieneinkauf 267
4.9.3 Erfolgsrechnung 268
4.9.4 Einkaufsstatistik und Datenerhebung 271
4.9.5 Berichtswesen 273
4.10 Problemlösungen 275
5 Personalmanagement im Einkauf 277
5.1 Stellenbeschreibung 277
5.1.1 Stellenbeschreibung für den Einkaufsleiter 278
5.1.2 Stellenbeschreibung für den Sachbearbeiter 281
5.1.3 Stellenbeschreibung Sekretär/in 283
5.2 Stellenausschreibung 284
5.3 Personalbeurteilung 286
Stichwortverzeichnis 289
12
Inhaltsverzeichnis
6.3.3 Bonusanforderung 110
6.3.4 Jahresabschluß 111
6.4 Kostenveränderungen 112
6.4.1 Zeichnungsänderung 113
6.4.2 Einspruch gegen Forderung nach Preiserhöhung .. 114
6.4.2.1 Allgemeiner Einspruch 114
6.4.2.2 Hinweis auf den Rahmenvertrag 115
6.4.2.3 Forderung eines Sonderrabattes 115
6.4.3 Mehrkostenforderung bei Investitionsgüter-
Verträgen 116
6.5 Gewährleistung und Haftung 118
6.5.1 Mängelrüge und Prüfbericht 120
6.5.1.1 Allgemeine Mängelrüge 120
6.5.1.2 Prüfbericht 121
6.5.2 Gewährleistungs- und Haftungsvereinbarung .... 123
6.5.3 Meldung eines Haftungsschadens 126
6.6 Sistierung von Bestellungen 128
6.6.1 Sistierung 128
6.6.2 Aufhebung der Sistierung 129
7 Rücknahme von Materialien 130
7.1 Überzähliges nicht verkaufbares Material 131
7.2 Rücknahme von Verpackungen 132
8 Mitarbeit bei der Wertanalyse 133
Teil II: Organisation und Aufgaben des Einkaufs
1 Organisation im und um den Einkauf 139
1.1 Einleitung 139
1.2 Organisationsformen des Unternehmens 141
1.2.1 Einkauf als operatives Element der
Unternehmensleitung 141
1.2.2 Einkauf als Teil der integrierten Materialwirtschaft . 142
1.2.3 Einkauf als technisch-kommerzielles Element .... 143
1.2.4 Einkauf als operatives technisches Element 144
1.2.5 Einkauf im Handel 145
1.2.6 Einkauf als Unterstützungselement von Technik
und Marketing 146
1.2.7 Divisionalisierung 147
9
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