Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen ; praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur
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Wiesbaden
Springer Gabler
2014
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VORWORT 5
VORWORT ZUR 1. AUFLAGE 6
EINLEITUNG 11
TEIL A: GRUNDLAGEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS 19
1. ZIELE UND VORSCHRIFTEN DER DOKUMENTENABLAGE 21
1.1 WELCHE ZIELE VERFOLGEN WIR? 21
1.2 DIE WERTIGKEITSSTUFEN 24
1.3 AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 25
1.4 WO MUSS AUFBEWAHRT WERDEN? 27
1.5 IN WELCHER FORM MUSS AUFBEWAHRT WERDEN? 28
1.6
WAS BEDEUTET GDPDU? 29
1.7 ORDNUNGSGEMAESSE ARCHIVIERUNG VON E-MAIL-KOMMUNIKATION 30
1.8 GRUNDLEGENDE ANFORDERUNGEN DER DIN 15489-1 31
2. FACHBEGRIFFE DER ORDNUNGSTHEORIE 33
2.1 WAS IST EIGENTLICH UNORDNUNG? 33
2.2 MERKMALE UND IHRE AUSPRAEGUNGEN 34
2.3 ANORDNUNG VON OBJEKTEN MIT ZWEI MERKMALEN 36
2.4 ANORDNUNG VON OBJEKTEN MIT DREI UND MEHR MERKMALEN 39
2.5
VON DER MEHRDIMENSIONALEN ORDNUNG ZUR KLASSIFIKATION 41
2.6 KLASSIFIKATION ALS DYNAMISCHES SYSTEM 44
3. MERKMALE VON DOKUMENTEN 47
3.1 DEFINITION DER MERKMALE 47
3.2 DAS PROBLEMATISCHE MERKMAL *GEGENSTAND 49
3.3 DOKUMENTENTRAEGER UND DER MEDIENBRUCH 53
4. PROZESSORIENTIERTE ABLAGE 55
4.1 VORGANGSBEZOGENE ABLAGE 55
4.2 BUENDELUNG DER VORGAENGE NACH PROZESSEN 60
4.3 PROZESSORIENTIERTES ABLAGESYSTEM (PAS) 66
4.4 VORGANGSDOKUMENTE, PROZESSDOKUMENTE, WISSENSDOKUMENTE 68
4.5 PROZESSNAHE WISSENSDOKUMENTE (*INFORMATIONSPOOLS ) 72
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8 INHALTSVERZEICHNIS
5. ANDERE ABLAGESYSTEME 75
5.1 ABLAGESYSTEME AUF DEM MARKT 75
5.2 FUER SEHR KLEINE BUEROS: DIE SCHLAGWORTABLAGE 75
5.3 STANDARD-AKTENPLAENE NACH MERKMAL *GEGENSTAND 76
5.4 DIE AMERIKANISCHE ABLAGESTRUKTUR 78
5.5 VORTEILE DES PROZESSORIENTIERTEN ABLAGESYSTEMS 80
TEIL B: DER ORGANISATIONSSPEZIFISCHE ORDNERPLAN 83
6. MUSTERORDNERPLAN 85
6.1 BEISPIEL FUER EINEN ORDNERPLAN 85
6.2 PROZESSORIENTIERANG IM ORDNERPLAN 93
6.3 DEN ORDNERPLAN AN IHRE BEDUERFHISSE ANPASSEN 94
6.4 DEN ORDNERPLAN MIT EINEM SCHLAGWORTVERZEICHNIS ERSCHLIESSEN 95
7. KERNPROZESSE ORDNEN 97
7.1 AUFGABENSTELLUNG IM BEREICH DER KERNPROZESSE 97
7.2 ORDNUNG DER VORGANGSDOKUMENTE IN DEN KERNPROZESSEN 97
7.3 MODIFIKATION DURCH ERP- BZW. DURCH CRM-SOFTWARE 107
7.4 GANZHEITLICHE PROZESSE VS. PROZESSKETTEN
109
7.5 EINZELPROJEKTE VS. MASSENPROZESSE 115
7.6 SONDERFALL: AUF VORGANGSORDNER VERZICHTEN 119
7.7 EINE ALTERNATIVE: DIE OBJEKTBEZOGENE ABLAGE 120
7.8 PFLEGE UND ABLAGE DER PROZESSDOKUMENTE 122
7.9 ZUORDNUNG VON INFORMATIONSPOOLS 128
7.10 UEBERBLICK UEBER DIE VARIANTEN VON KEMPROZESSEN 129
7.11 KERNPROZESSE AUS ABTEILUNGSSICHT 131
8. UNTERSTUETZUNGSPROZESSE ORDNEN 135
8.1 EINE ORDNERLISTE IHRER ORGANISATION 135
8.2 EINE ERSTE ANPASSUNG DES MUSTERORDNERPLANS 139
8.3 ERGAENZUNG IHRES SPEZIFISCHEN ORDNERPLANS 140
8.4 ORDNERPLAN FUER DIE ASSISTENZ 141
8.5 EINBEZIEHUNG DER PAPIERDOKUMENTE UND DER E-MAILS 143
8.6 ERGAENZUNG: WIE TIEF GLIEDERN WIR DEN ORDNERPLAN? 144
9. STRATEGISCHE PROZESSE ORDNEN 149
9.1 SCHWACH STRUKTURIERTE PROZESSE 149
9.2 GREMIENSITZUNGEN UND GEKREUZTE PROZESSE 154
9.3 WEITERE BEISPIELE FUER WECHSELWIRKUNGEN VON PROZESSEN 157
10. PROJEKTABLAGE 161
10.1 PROJEKTE 161
10.2 GRUNDBEGRIFFE DER PROJEKTABLAGE 162
10.3 ABLAGE FUER SOG.*AD-HOC-PROJEKTE 164
INHALTSVERZEICHNIS 9
10.4 ANDERE PROJEKTARTEN ALS DIE,,AD-HOC-PROJEKTE 170
10.5 VERZAHNTE VORGAENGE: PROJEKTE UND PROZESSE 171
11. WISSENSDOKUMENTE 175
11.1 AUFGABEN DES WISSENSMANAGEMENTS 175
11.2 THEMA IST DAS EINZELNE DOKUMENT 175
11.3 WANN LOHNT SICH DER AUFWAND? AKTIVE UND PASSIVE WISSENSDOKUMENTE
176
11.4 WAS IST EIN WISSENSDOKUMENT? WIDERSPRUCH ZWISCHEN INTUITION UND
FORMALER DEFINITION 178
11.5 ARTEN VON WISSENSDOKUMENTEN 178
11.6 WISSENSDOKUMENTE ZUR PROZESS- UND STRUKTURORGANISATION 180
11.7 OBJEKTBEZOGENE WISSENSDOKUMENTE MIT EINFACHKLASSIFIKATION 181
11 .8 OBJEKTBEZOGENE WISSENSDOKUMENTE MIT MEHRFACHKLASSIFIKATIONEN 182
11.9 WISSENSARCHIVE 184
11.10 WISSENSTECHNIK 1: VOLLTEXTRECHERCHE MIT INDEXIERUNG 186
11.11 WISSENSTECHNIK 2: VERSCHLAGWORTUNG 188
11.12 WISSENSTECHNIK 3: SEMANTISCHE SUCHE 189
11.13 WISSENSTECHNIK 4: *SEMANTIC WIKIS 191
12. PHYSIKALISCHE DATEIFORMATE: BESONDERHEITEN VON ELEKTRONISCHER ABLAGE
UND PAPIERABLAGE 193
12.1 HYBRIDABLAGE 193
12.2 WANN IST DER UEBERGANG ZUR DIGITALEN AKTE ZWINGEND ANGESAGT? 194
12.3 EXPORT DES ORDNERPLANS NACH WINDOWS 195
12.4 ZUGRIFFSRECHTE: TEAMABLAGE STATT *SILO-ORDNER 198
12.5 NAMENSREGELN FUER ELEKTRONISCHE DOKUMENTE 201
12.6 LEGEN SIE EIN ELEKTRONISCHES ZWISCHENARCHIV AN 204
12.7 TEILAKTEN IN DER PAPIERABLAGE 205
TEIL C: ORDNUNG AM ARBEITSPLATZ 209
13. ORDNUNG AM EINZELNEN ARBEITSPLATZ 211
13.1 WAS BEDEUTET TRANSPARENZ? 211
13.2 ORDNUNG IM EIGENEN OFFICE 212
13.3 ORDNUNG IM E-MAIL-POSTEINGANG 221
13.4 DAS PRINZIP DER EINMALIGKEIT 226
14. TERMINE VERWALTEN 227
14.1 DIE WIEDERVORLAGE 227
14.2 AUFGABEN PLANEN 230
15. AUFGERAEUMT IM TEAM 237
15.1 ORDNUNG IM BUERO SPART KOSTEN 237
15.2 ORDNUNG IN VIER SCHRITTEN -FASS 237
15.3 REDUZIEREN SIE DIE E-MAIL-FLUT 239
10
INHALTSVERZEICHNIS
16. HILFSMITTEL FUER DIE TEAMORDNUNG 241
16.1 CHECKLISTEN 241
16.2 DAS OFFICE-HANDBUCH 242
16.3 VEREINBAREN SIE REGELN ZU HANDAKTEN 243
TEIL D: EIN REORGANISATIONSPROJEKT ERFOLGREICH DURCHFUEHREN 24S
17. EIN REORGANISATIONS-PROJEKT PLANEN 247
17.1 VERSICHERN SIE SICH DER UNTERSTUETZUNG IHRER FUEHRUNG! 247
17.2 IHREM PROJEKT EINE STRUKTUR GEBEN 248
17.3 EINE PROJEKTSTRUKTUR NACH PRINCE2 248
17.4 DAS NUTZENNETZ ALS BASISTECHNIK ZUR ERSTELLUNG EINES BUSINESS CASE
250
17.5 DAS 8-PHASEN-SCHEMA ZUR ABLAGE-REORGANISATION 252
17.6 DAS STICHTAGSPINZIP DER UMSTELLUNG 252
17.7 AGILES PROJEKTMANAGEMENT MIT SERUM 253
18. DAS TEAM ABLAGEFAEHIG MACHEN 255
18.1 ABLAGE ALS DYNAMISCHER PROZESS 255
18.2 IM TEAM GELINGT OHNE VEREINBARUNGEN KEINE REORGANISATION 255
19. EINSPARPOTENZIALE DURCH ABLAGEREORGANISATION 259
19.1 UEBERHOEHTE SCHAETZUNGEN DES SUCHAUFWANDES 259
19.2 EINE EMPIRISCHE UNTERSUCHUNG ZUM SUCHAUFWAND 260
19.3 DER ENTSCHEIDENDE KOSTENFAKTOR IN DER REALITAET: INTERNE E-MAILS 261
19.4 ZIELDIMENSIONEN DER PROZESSORIENTIERTEN ABLAGE 263
20. EINE DOKUMENTENMANAGEMENT-SOFTWARE EINFUHREN 265
20.1 WIDER DIE SOFTWARE-ILLUSION 265
20.2 ANFORDERUNG 1: PROZESSORIENTIERUNG 266
20.3 ANFORDERUNG 2: *DMS DREI-D 267
20.4 ANFORDERUNG 3: EIN VORGANGSORIENTIERTES DMS MIT TEAMORIENTIERTER
BERECHTIGUNGSSTRUKTUR 272
20.5 MEIST UEBERSCHAETZT: WORKFLOWS 273
20.6 ANFORDERUNG 4: ACTIVITY-MANAGEMENT MUSS IM DMS ABGEBILDET WERDEN
278
20.7 ERSTELLEN SIE EIN LASTENHEFT 281
20.8 EINE AKTUELLE MARKTUEBERSICHT UEBER DMS-PRODUKTE 281
TEIL E: ANHANG 283
DAS ACHT-PHASEN-SCHEMA DER ABLAGEREORGANISATION 285
EIN AUDITBOGEN FUER DIE SELBSTBEWERTUNG DER EIGENEN
DOKUMENTENMANAGEMENT-QUALITAET... 295
GLOSSAR 297
LITERATUR 305
DIE AUTOREN 309
SCHLAGWORTVERZEICHNIS 311
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