Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen ; praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur
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| Language: | German |
| Published: |
Wiesbaden
Gabler
2010
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INHALTSVERZEICHNIS
VORWORT 5
EINLEITUNG 6
TEILA: GRUNDLAGEN 6
1. WELCHE DOKUMENTE MUESSEN ABGELEGT WERDEN? 6
1.1 WARUM MUESSEN INFORMATIONEN AUFBEWAHRT WERDEN? 6
1.2 DIE WERTIGKEITSSTUFEN 6
1.3 AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 6
1.4 WO MUSS AUFBEWAHRT WERDEN? 6
1.5 IN WELCHER FORM MUSS AUFBEWAHRT WERDEN? 6
1.6 WAS BEDEUTET GDPDU? 6
1.7 ORDNUNGSGEMAESSE ARCHIVIERUNG VON E-MAIL-KOMMUNIKATION 6
1.8 GRUNDLEGENDE ANFORDERUNGEN DER DIN 15489-1 6
2. FACHBEGRIFFE DER ORDNUNGSTHEORIE 6
2.1 WAS IST EIGENTLICH UNORDNUNG? 6
2.2 MERKMALE UND IHRE AUSPRAEGUNGEN 6
2.3 ANORDNUNG VON OBJEKTEN MIT ZWEI MERKMALEN 6
2.4 ANORDNUNG VON OBJEKTEN MIT DREI UND MEHR MERKMALEN 6
2.5 VON DER MEHRDIMENSIONALEN ORDNUNG ZUR KLASSIFIKATION 6
2.6 KLASSIFIKATION ALS DYNAMISCHES SYSTEM 6
2.7 MATRIXORDNUNGEN UND IHRE REALISIERUNG IN DATENBANKEN 6
2.8 GEGLIEDERTE MERKMALE 6
3. MERKMALE VON DOKUMENTEN 6
3.1 DEFINITION DER MERKMALE 6
3.2 DAS PROBLEMATISCHE MERKMAL *GEGENSTAND 6
3.3 DOKUMENTENTRAEGER UND DER MEDIENBRUCH 6
4. PROZESSORIENTIERTE ABLAGE 6
4.1 BUENDELUNG NACH VORGAENGEN 6
4.2 BUENDELUNG DER VORGAENGE NACH PROZESSEN 6
4.3 PROZESSORIENTIERTES ABLAGESYSTEM (PAS) 6
BIBLIOGRAFISCHE INFORMATIONEN HTTP://D-NB.INFO/996781021
DIGITALISIERT DURCH
IMAGE 2
INHALTSVERZEICHNIS
4.4 VORGANGSDOKUMENTE, PROZESSDOKUMENTE, WISSENSDOKUMENTE 6
4.5 PROZESSNAHE WISSENSDOKUMENTE (*INFORMATIONSPOOLS ) 6
5. ANDERE ABLAGESYSTEME 6
5.1 ABLAGESYSTEME AUF DEM MARKT 6
5.2 FUER SEHR KLEINE BUEROS: DIE SCHLAGWORTABLAGE 6
5.3 STANDARD-AKTENPLAENE NACH MERKMAL *GEGENSTAND 6
5.4 DIE AMERIKANISCHE ABLAGESTRUKTUR 6
5.5 VORTEILE DES PROZESSORIENTIERTEN ABLAGESYSTEMS 6
TEIL B: DER ORGANISATIONSSPEZIFISCHE AKTENPLAN 6
6. MUSTERAKTENPLAN 6
6.1 BEISPIEL FUR EINEN AKTENPLAN 6
6.2 PROZESSORIENTIERTE ANWENDUNG DES AKTENPLANS 6
6.3 DEN AKTENPLAN AN IHRE BEDUERFNISSE ANPASSEN 6
6.4 DEN AKTENPLAN MIT EINEM SCHLAGWORTVERZEICHNIS ERSCHLIESSEN 6
7. KERNPROZESSE ORDNEN 6
7.1 AUFGABENSTELLUNG IM BEREICH DER KERNPROZESSE 6
7.2 ORDNUNG DER VORGANGSDOKUMENTE IN DEN KERNPROZESSEN 6
7.3 MODIFIKATION DURCH ERP- BZW. DURCH CRM-SOFTWARE 6
7.4 GANZHEITLICHE PROZESSE VS. PROZESSKETTEN 6
7.5 EINZELPROJEKTE VS. MASSENPROZESSE 6
7.6 AUSNAHME VON DER REGEL: DIE OBJEKTBEZOGENE ABLAGE 6
7.7 PFLEGE UND ABLAGE DER PROZESSDOKUMENTE 6
7.8 ZUORDNUNG VON INFORMATIONSPOOLS 6
7.9 IHRE AUFGABEN SCHRITT FUER SCHRITT 6
7.10 KERNPROZESSE AUS ABTEILUNGSSICHT 6
8. UNTERSTUETZUNGSPROZESSE ORDNEN 6
8.1 EINE ORDNERLISTE IHRER ORGANISATION 6
8.2 EINE ERSTE ANPASSUNG DES MUSTERAKTENPLANS 6
8.3 ERGAENZUNG IHRES SPEZIFISCHEN AKTENPLANS 6
8.4 EINBEZIEHUNG DER ELEKTRONISCHEN DOKUMENTE 6
8.5 PLANKTONPROZESSE 6
8.6 ERGAENZUNG: WIE TIEF GLIEDERN WIR DEN AKTENPLAN? 6
9. STRATEGISCHE PROZESSE ORDNEN 6
9.1 SCHWACH STRUKTURIERTE PROZESSE 6
9.2 GREMIENSITZUNGEN UND GEKREUZTE PROZESSE 6
9.3 WEITERE BEISPIEL FUR WECHSELWIRKUNGEN VON PROZESSEN 6
IMAGE 3
INHALTSVERZEICHNIS
10. TEILAKTEN UND PROJEKTORDNER 6
10.1 DIE TEILAKTE ALS ZUSAETZLICHE HIERARCHIESTUFE 6
10.2 PROJEKTORDNER 6
11. ORDNUNG DER EDV-DOKUMENTE 6
11.1 ORDNUNG DER WINDOWS-ABLAGE 6
11.2 REFERENZBESTAND DER DOKUMENTE 6
11.3 ZUGRIFFSRECHTE UND ABTEILUNGSLAUFWERKE 6
11.4 NAMENSREGELN FUER ELEKTRONISCHE DOKUMENTE 6
11.5 LEGEN SIE EIN ELEKTRONISCHES ZWISCHENARCHIV AN! 6
12. WISSENSDOKUMENTE 6
12.1 WISSENS-DOKUMENTE (OHNE-MANAGEMENT) 6
12.2 PROZESSSTEUERNDE UND *ECHTE WISSENSDOKUMENTE 6
12.3 BEVOR SIE ORDNEN: PRUEFEN SIE DEN AUFWAND! 6
12.4 NACHSCHLAGEWERKE 6
12.5 TECHNIK 1: MEHRFACHKLASSIFIKATIONEN 6
12.6 WISSENSARCHIVE 6
12.7 TECHNIK 2: VOLLTEXTRECHERCHE UND INDEXIERUNG 6
12.8 TECHNIK 3: VERSCHLAGWORTUNG VON WISSENSDOKUMENTEN 6
12.9 IDEENMANAGEMENT 6
12.10 TECHNIK 4: SEMANTISCHE SUCHE 6
12.11 TECHNIK 5: SEMANTIC WIKIS 6
12.12 WISSENSARCHIVE UND DAS INTERNET 6
TEIL C: ORDNUNG AM ARBEITSPLATZ 6
13. ORDNUNG AM EINZELNEN ARBEITSPLATZ 6
13.1 WAS BEDEUTET TRANSPARENZ? 6
13.2 ORDNUNG IM EIGENEN OFFICE 6
13.3 DER WEG DER DOKUMENTE UEBER DEN SCHREIBTISCH 6
13.4 ORDNUNG IM E-MAIL-POSTEINGANG 6
13.5 DAS PRINZIP DER EINMALIGKEIT 6
14. TERMINE VERWALTEN 6
14.1 DIE WIEDERVORLAGE 6
14.2 AUFGABEN PLANEN 6
15. AUFGERAEUMT IM TEAM 6
15.1 ORDNUNG IM BUERO SPART KOSTEN 6
15.2 ORDNUNG IN 4 SCHRITTEN - F A S S 6
15.3 REDUZIEREN SIE DIE E-MAIL-FLUT 6
IMAGE 4
10 INHALTSVERZEICHNIS
16. HILFSMITTEL FUER DIE TEAMORDNUNG 6
16.1 CHECKLISTEN 6
16.2 DAS OFFICE-HANDBUCH 6
16.3 VEREINBAREN SIE REGELN ZU HANDAKTEN 6
TEIL D: EIN REORGANISATIONSPROJEKT ERFOLGREICH DURCHFUEHREN 6
17. EIN REORGANISATIONS-PROJEKT PLANEN 6
17.1 VERSICHERN SIE SICH DER UNTERSTUETZUNG IHRER FUEHRUNG! 6
17.2 GRUENDEN SIE EINE PROJEKTGRUPPE! 6
17.3 DAS 8-ETAPPEN-SCHEMA ZUR ABLAGE-REORGANISATION 6
17.4 EINIGEN SIE SICH AUF EINE UMSTELLUNGSMETHODE! 6
17.5 WANN BRAUCHEN SIE EXTERNE UNTERSTUETZUNG? 6
18. DAS TEAM ABLAGEFAEHIG MACHEN 6
18.1 ABLAGE ALS DYNAMISCHER PROZESS 6
18.2 IM TEAM GELINGT OHNE VEREINBARUNGEN KEINE REORGANISATION 6
19. EINSPARPOTENZIALE DURCH ABLAGEREORGANISATION 6
19.1 UEBERHOEHTE SCHAETZUNGEN DES SUCHAUFWANDES 6
19.2 EINE EMPIRISCHE UNTERSUCHUNG 6
19.3 MIKROVERSCHWENDUNGEN 6
19.4 ZIELDIMENSIONEN DER PROZESSORIENTIERTEN ABLAGE 6
20. EIN DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEM EINFUEHREN 6
20.1 *PAPIERLOSES BUERO UND *DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME 6
20.2 WAS BEDEUTET *DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM ? 6
20.3 DIE ANWENDUNGSFELDER VON DMS 6
20.4 PRUEFEN SIE IHRE ANFORDERUNGEN AN EIN DMS! 6
ZUM ABSCHLUSS: ANTWORTEN AUFHAEUFIG GESTELLTE FRAGEN 6
ANHANG 6
DAS ACHT-MEILENSTEIN-SCHEMA DER ABLAGE-REORGANISATION 6
GLOSSAR 6
LITERATUR 6
STICHWORTVERZEICHNIS 6
DIE AUTOREN 6
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