Einführung von EDV-gestützten Controllingsystemen: ein Leitfaden für mittelständische Unternehmen
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| Language: | German |
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Saarbrücken
VDM Verl. Müller
2007
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Leitfaden zur Einführung von EDV-gestützten Controllingsystemen
in mittelständischen Unternehmen
1 Einleitung 1
1.1 Ausgangssituation und Grundlagen 1
1.2 Vorgehensweise und Gang der Arbeit 2
2 Bedeutung von Planung und Steuerung für mittelständische Unternehmen. 3
2.1 Der Management-Regelkreis 4
2.2 Voraussetzungen für erfolgreiche Planung- und Steuerung 9
2.2.1 Zielfindung 11
2.2.2 Planung und Umsetzung 13
2.2.3 Informationsversorgung und Kontrolle 18
2.3 Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung von EDV-gestützten
Controllingsystemen 23
2.3.1 Prozessreife 26
2.3.2 Professionelles Projektmanagement 27
2.3.3 Frühzeitiges Erkennen von Risiken 33
2.3.4 Begleitung von Veränderungsprozessen 34
2.4 Anforderungen für den Einsatz von EDV-gestützten Controllingsystemen 35
2.4.1 Definition und Abgrenzung 35
2.4.2 Grundlagen der Planungs- und Steuerungssysteme 36
2.4.3 Anforderungen an Controllingsysteme 37
2.5 Nutzen von Controllingsystemen im Mittelstand 39
2.5.1 Definition von mittelständischen Unternehmen 39
2.5.2 Nutzen von Controllingsystemen im Mittelstand 40
2.5.3 Kritische Würdigung 42
3 Erstellung eines Leitfadens zur Einführung von EDV-gestützten
Controllingsystemen 45
3.1 Ansätze zur Einführung von IT-Systemen 46
3.2 Das 6-Phasenmodell als Leitfaden zur Einführung eines Controllingsystems 49
3.2.1 Phase 1: Aufbau des Controllingsystems 51
3.2.2 Phase 2: Aufbereitung der IST-Daten 54
3.2.3 Phase 3: SOLL-Konzept 55
3.2.4 Phase 4: Auswahl eines Controllingssystems 58
3.2.4.1 Ausschreibung 59
3.2.4.2 Anbieterpräsentation 60
3.2.4.3 Bestimmung der Wirtschaftlichkeit
3.2.4.3.1 Kosten-Nutzen-Rechnung
3.2.4.3.2 Nutzwert-Analyse.
' co
3.2.4.3.3 Modifizierte Nutzwert-Analyse
3.2.4.3.4 Bewertung der Möglichkeiten „
3.2.4.4 Auftragsvergabe
3-2.5 Phase 5: Implementierung des Systems 69
3.2.5.1 Interne Vorbereitung
3.2.5.2 Installation und Systemanpassung 72
3.2.5.3 Einführung und Parallelbetrieb 72
3.2.6 Phase 6: Laufende Systemanpassung und Schulung. 73
4 Anwendung des Leitfadens an Unternehmensbeispielen. 77
4.1 Unternehmen 1
• 7 q
4.1.1 Beschreibung des betrachteten Unternehmens 78
4.1.2 Darstellung der bereits eingesetzten Lösung 79
4-1.3 Problemstellung des betrachteten Unternehmens. 80
4.1.4 Anwendung der Phase 4 des Leitfadens 81
4.1.4.1 IST-Analyse
4.1.4.2 SOLL-Konzept und Pflichtenheft 82
4.1.4.3 Software-Auswahl
4-2 Unternehmen 2
4.2.1 Beschreibung des betrachteten Unternehmens 85
42.2 Darstellung der bereits eingesetzten Lösung 85
4-2.3 Problemstellung des betrachteten Unternehmens 86
42.4 Anwendung der Phase 4 des Leitfadens 87
4.2.4.1 IST-Analyse 7
4.2.4.2 SOLL-Konzept und Lastenheft ~ 88
4.2.4.3 Software-Auswahl 88
4-3 Kritische Würdigung ^
5 Zusammenfassung, kritische Würdigung und Ausblick Z.I.93
51 Zusammenfassung g3
5-2 Kritische Würdigung ^
5-3 Ausblick
Anhang I :Checklisten, Bewertungsbögen, Formulare 99
Anhang II: Vorlagen zur Phase 1: Aufbau der Planung 100
Anhang III: Vorlagen zur Phase 4: Auswahl eines Controllingsystems 102
Stichwortverzeichnis 115
Glossar 117
Literaturverzeichnis 121
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Management-Regelkreis (modifiziert) 4
Abbildung 2: Zielhierarchie im Zielbildungsprozess (modifiziert) 6
Abbildung 3: Management-Regelkreis mit Benchmarking (modifiziert) 8
Abbildung 4: Stellung der Planung und Steuerung im Prozess der Unternehmensführung . 10
Abbildung 5: Zieldreieck der Unternehmensführung 12
Abbildung 6: Durchgeführte Planungen im Mittelstand 14
Abbildung 7: Hierarchisches Planungssystem 15
Abbildung 8: Funktionen des Vertriebscontrollings 16
Abbildung 9: Modell eines Berichtssystems 20
Abbildung 10: Hierarchie des betrieblichen Informationsbedarfs 21
Abbildung 11: Informationsbedarf, -angebot und -nachfrage 22
Abbildung 12: Problemstellungsphase des Entscheidungsprozesses 25
Abbildung 13: Reifegradstufen des Capability Maturity Models 26
Abbildung 14: Zusammenhang der Bewertungsebenen 27
Abbildung 15: Definition des Projektmanagements 28
Abbildung 16: Projektstrukturplan 31
Abbildung 17: Netzplan 32
Abbildung 18: Aufgabenmatrix im Rahmen der Projektplanung 32
Abbildung 19: Verlauf eines Veränderungsprozesses 35
Abbildung 20: Wasserfall-Modell nach Boehm 47
Abbildung 21: Evaluatives Phasenmodell (modifiziert) 48
Abbildung 22: Vorgehensweise bei der Einführung eines Controllingsystems 50
Abbildung 23: Netzplan Phase 5: Implementierung des Systems 71
Abbildung 24: Erfolgsfaktoren für die Einführung eines Controllingsystems 93
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Fragenkatalog zum Projektauftrag 30
Tabelle 2: Kriterien zur Unterscheidung der Unternehmensgröße 39
Tabelle 3: Mustereines Kennzahlensteckbriefs 53
Tabelle 4: Beispielhafte Fragestellungen aus dem Ausschreibungsformular 60
Tabelle 5: Bewertungskriterien für die Nutzwertanalyse 66
Tabelle 6: Checkliste zur Vorbereitung des Initialisierungsworkshops 100
Tabelle 7: Kennzahlensteckbrief 101
Tabelle 8: Ausschreibungsformular für ein Steuerungs- und Planungssystem 106
Tabelle 9: Bewertungsbogen für die modifizierte Nutzwert-Analyse 107
Tabelle 10: Kriterienbogen für die modifizierte Nutzwert-Analyse 108
Tabelle 11: Modifizierte Nutzwert-Analyse für Unternehmen 1 111
Tabelle 12: Modifizierte Nutzwert-Analyse für Unternehmen 2 113 |
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Leitfaden zur Einführung von EDV-gestützten Controllingsystemen
in mittelständischen Unternehmen
1 Einleitung 1
1.1 Ausgangssituation und Grundlagen 1
1.2 Vorgehensweise und Gang der Arbeit 2
2 Bedeutung von Planung und Steuerung für mittelständische Unternehmen. 3
2.1 Der Management-Regelkreis 4
2.2 Voraussetzungen für erfolgreiche Planung- und Steuerung 9
2.2.1 Zielfindung 11
2.2.2 Planung und Umsetzung 13
2.2.3 Informationsversorgung und Kontrolle 18
2.3 Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung von EDV-gestützten
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2.3.1 Prozessreife 26
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2.3.4 Begleitung von Veränderungsprozessen 34
2.4 Anforderungen für den Einsatz von EDV-gestützten Controllingsystemen 35
2.4.1 Definition und Abgrenzung 35
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2.4.3 Anforderungen an Controllingsysteme 37
2.5 Nutzen von Controllingsystemen im Mittelstand 39
2.5.1 Definition von mittelständischen Unternehmen 39
2.5.2 Nutzen von Controllingsystemen im Mittelstand 40
2.5.3 Kritische Würdigung 42
3 Erstellung eines Leitfadens zur Einführung von EDV-gestützten
Controllingsystemen 45
3.1 Ansätze zur Einführung von IT-Systemen 46
3.2 Das 6-Phasenmodell als Leitfaden zur Einführung eines Controllingsystems 49
3.2.1 Phase 1: Aufbau des Controllingsystems 51
3.2.2 Phase 2: Aufbereitung der IST-Daten 54
3.2.3 Phase 3: SOLL-Konzept 55
3.2.4 Phase 4: Auswahl eines Controllingssystems 58
3.2.4.1 Ausschreibung 59
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3.2.4.3.2 Nutzwert-Analyse.
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3.2.4.3.4 Bewertung der Möglichkeiten „
3.2.4.4 Auftragsvergabe
3-2.5 Phase 5: Implementierung des Systems 69
3.2.5.1 Interne Vorbereitung
3.2.5.2 Installation und Systemanpassung 72
3.2.5.3 Einführung und Parallelbetrieb 72
3.2.6 Phase 6: Laufende Systemanpassung und Schulung. 73
4 Anwendung des Leitfadens an Unternehmensbeispielen. 77
4.1 Unternehmen 1
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4.1.1 Beschreibung des betrachteten Unternehmens 78
4.1.2 Darstellung der bereits eingesetzten Lösung 79
4-1.3 Problemstellung des betrachteten Unternehmens. 80
4.1.4 Anwendung der Phase 4 des Leitfadens 81
4.1.4.1 IST-Analyse
4.1.4.2 SOLL-Konzept und Pflichtenheft 82
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4-2 Unternehmen 2
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4-2.3 Problemstellung des betrachteten Unternehmens 86
42.4 Anwendung der Phase 4 des Leitfadens 87
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4-3 Kritische Würdigung ^
5 Zusammenfassung, kritische Würdigung und Ausblick Z.I.93
51 Zusammenfassung g3
5-2 Kritische Würdigung ^
5-3 Ausblick
Anhang I :Checklisten, Bewertungsbögen, Formulare 99
Anhang II: Vorlagen zur Phase 1: Aufbau der Planung 100
Anhang III: Vorlagen zur Phase 4: Auswahl eines Controllingsystems 102
Stichwortverzeichnis 115
Glossar 117
Literaturverzeichnis 121
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Management-Regelkreis (modifiziert) 4
Abbildung 2: Zielhierarchie im Zielbildungsprozess (modifiziert) 6
Abbildung 3: Management-Regelkreis mit Benchmarking (modifiziert) 8
Abbildung 4: Stellung der Planung und Steuerung im Prozess der Unternehmensführung . 10
Abbildung 5: Zieldreieck der Unternehmensführung 12
Abbildung 6: Durchgeführte Planungen im Mittelstand 14
Abbildung 7: Hierarchisches Planungssystem 15
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Abbildung 23: Netzplan Phase 5: Implementierung des Systems 71
Abbildung 24: Erfolgsfaktoren für die Einführung eines Controllingsystems 93
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Fragenkatalog zum Projektauftrag 30
Tabelle 2: Kriterien zur Unterscheidung der Unternehmensgröße 39
Tabelle 3: Mustereines Kennzahlensteckbriefs 53
Tabelle 4: Beispielhafte Fragestellungen aus dem Ausschreibungsformular 60
Tabelle 5: Bewertungskriterien für die Nutzwertanalyse 66
Tabelle 6: Checkliste zur Vorbereitung des Initialisierungsworkshops 100
Tabelle 7: Kennzahlensteckbrief 101
Tabelle 8: Ausschreibungsformular für ein Steuerungs- und Planungssystem 106
Tabelle 9: Bewertungsbogen für die modifizierte Nutzwert-Analyse 107
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