Einkaufsoptimierung durch Spend Management: Einsparpotentiale erkennen und realisieren
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Stuttgart
Schäffer-Poeschel
2007
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Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung.
ι
1.1 Die Bedeutung des
Spend
Management im Einkauf. 1
1.2 Nutzen der Transparenz im Einkauf. 3
1.3 Ausblick auf die folgenden Kapitel. 5
2 Rahmenbedingungen für nachhaltige Einsparungen
im Einkauf. 7
2.1 Organisation des Einkaufs. 7
2.1.1 Zentralisierung
vs.
Dezentralisierung des Einkaufs. 7
2.1.2 Zusammensetzung des Zentraleinkaufs. 13
2.1.2.1 Konzerneinkaufsleitung. 13
2.1.2.2 Beschaffungsgruppen. 15
2.1.2.3 Beschaffungsgruppen-Controlling. 17
2.1.2.4 Zentrales Systemunterstützungsteam. 18
2.2 Prozesse im Einkaufswesen. 18
2.2.1 Strategische Einkaufsschritte. 19
2.2.2 Operative Einkaufsschritte. 22
2.3 Informationssysteme im Einkauf. 25
2.3.1 Einkaufsportale. 26
2.3.2 Prozessunterstützende Einkaufs-Applikationen. 26
2.3.3 Vertragsmanagement. 29
2.3.4
Spend
Management. 30
2.3.5 Zusammenfassende Marktbewertung . 32
3 Schaffung von Datentransparenz im Einkauf. 35
3.1 Durchführung eines Spend-Management-Projekts. 36
3.1.1 Genehmigungen der Verantwortlichen einholen. 37
3.1.2 Auswahl der teilnehmenden Gesellschaften . 40
3.1.3 Datenerhebung . 42
3.1.4 Technische Bereinigung der Rohdaten . 42
3.1.5 Betriebswirtschaftliche Bearbeitung der Rohdaten. 43
3.1.5.1 Herauslösen der kreditorisch relevanten Daten. 44
3.1.5.2 Bereinigung von Steuerbuchungen. 47
3.1.5.3 Identifizierung von internen Lieferanten. 47
3.1.5.4 Filterung personenbezogener Daten. 48
3.1.6 Iieferantennormalisierang. 48
3.1.7 Datenklassifizierung. 49
3.1.7.1 Grobklassifizierung des gesamten Einkaufsvolumens. 49
3.1.7.2 Feinklassifizierung ausgewählter Kategorien. 52
3.1.8 Aufbau der OLAP-Struktur. 54
3.1.9 Qualitätssicherung der veredelten Daten in den Gesellschaften. 55
3.1.10 Durchführung von Standard-Reports und Potenzialanalyse. 57
3.1.10.1 Die Beschaffungsgruppen-Perspektive . 60
3.1.10.2 Die Lieferanten-Perspektive. 64
3.1.10.3 Die Konzern-Perspektive. 66
VI
Inhaltsverzeichnis
3.1.10.4 Lieferantenrationalisierung. 70
3.1.10.5
Benchmarking
zwischen Konzern-Gesellschaften. 74
3.1.10.6 Compliance-Analysen für die Rahmenvertragsnutzung. 77
3.1.10.7 Compliance-Analysen für Zahlungsziele. 79
3.1.10.8 Potenzialanalyse. 81
3.1.10.8.1 Volumen-Konzentration. 82
3.1.10.8.2 Bester Preis. 83
3.1.10.8.3 Verbesserang der Produktbeschreibung. 84
3.1.10.8.4 Internationaler Einkauf. 84
3.1.10.8.5 Gemeinsame Prozessoptimierung. 85
3.1.10.8.6
Supplier Relationship
Management. 86
3.1.10.8.7 Berechnung der Einsparpotenziale. 86
3.2 Aufbau eines permanenten Spend-Management-Systems. 89
3.2.1 Analyse der technischen Ist-Situation. 90
3.2.2 Konzeption der Soll-Aichitektur. 92
3.2.2.1 Direkte Anbindung der Gesellschaften. 92
3.2.2.2 Indirekte Anbindung der Gesellschaften. 93
3.2.3 Festlegen der Reporting-Anforderangen . 94
3.2.4 Definition des Datenmodells. 95
3.2.4.1 Stammdaten. 96
3.2.4.2 Strukturdaten. 96
3.2.4.3 Bewegungsdaten. 97
3.2.4.4 OLAP-Datenmodell. 97
3.2.4.5 Anforderungen an das Content Management. 98
3.2.5 Konzeption der Ergebnis-Messung. 99
3.2.5.1 Positivlisten und Negativlisten. 100
3.2.5.2 Zentrale Rahmenvertragsverwaltung. 100
3.2.6 Festlegen des Benutzerkonzepts. 101
3.2.7 Verabschiedung der Projekt-Organisation. 103
3.2.8 Anbieterauswahl. 105
3.2.9 Darstellung des Business
Case
. 106
3.2.10 Abstimmung Zeitplan und Implementierung. 108
3.3 Datentransparenz im Mittelstand. HO
4 Daten veredel
ung
und Content Management im Einkauf. 115
4.1 Was kostet uns schlechte Datenqualität?. 116
4.2 Standards für Datenveredelung. 119
4.2.1 Standards zur Lieferantenidentifizierung. 120
4.2.1.1 D-U-N-S-Nummerierung. 121
4.2.1.2 Austin-Tetra-Nummerierung. 122
4.2.2 Standards für die Klassifizierung von Einkaufsdaten. 123
4.2.2.1 eCl@ss. 124
4.2.2.2 UN/SPSC. 125
4.2.2.3 CPV. 127
4.3 Vorgelagerte Aktivitäten zur Steigerang der Datenqualität. 128
4.3.1 Zentrale Pflege von Lieferanten- und Materialstammdaten. 129
4.3.2 Abschaffung von Bestellungen ohne Systembezug. 130
4.3.3 Erhöhung der Erfassungsqualität bei Bestellungen und Rechnungen. 131
4.3.4 Einbeziehung von Sonderbedarfen. 132
4.3.5 Verstärkte Nutzung von e-Procurement-Plattformen . 133
4.3.6 Konzernweite Einführung eines Klassifizierungsstandards. 133
4.3.7 Einführung von Lieferantenhierarchien. 134
4.3.8 Einführung einheitlicher
Kommunikationsstandards
mit Lieferanten . 134
Inhaltsverzeichnis
VII
4.3.9 Rückführung zentral bereinigter Daten in die Quellsysteme. 135
4.3.10 Einführung eines Datenqualitäts-Index. 135
4.4 Nachgelagerte Datenveredelung. 137
4.4.1 Stammdaten-Querreferenzierung. 138
4.4.2 Stammdaten-Hierarchisierung. 140
4.4.3 Klassifizierung von Bewegungsdaten. 140
4.4.3.1 Explizite, regelbasierte Klassifizierung. 142
4.4.3.1.1 Scharfe Zuordnungsregeln. 143
4.4.3.1.2 Kombinierte Regeln, Schlagwortregeln und -Heuristiken. 144
4.4.3.2 Implizite, statistische Kategorisierung. 147
4.4.3.3 Einsatz mehrsprachiger Schlagwortdatenbanken . 150
4.4.3.4 Kombinierter Einsatz mehrerer Kategorisierungsverfahren. 153
4.4.3.5 Manuelle Kategorisierung. 155
5 Checklisten für die Systemimplementierung. 157
5.1 Checkliste für die Erhebung von Reporting-Anforderangen. 157
5.2 Checkliste Datenmodell. 161
5.2.1 Stammdaten. 162
5.2.1.1 Datei
Supplier
. 162
5.2.1.2 Datei Material. 163
5.2.1.3 Datei Matgroup. 163
5.2.1.4 Datei Mattype. 164
5.2.1.5 Datei
Currency
. 164
5.2.1.6 Datei Account. 164
5.2.2 Strukturdaten. 165
5.2.2.1 Datei Org
Structure
. 165
5.2.2.2 Datei PuchasingjOrg. 165
5.2.2.3 Datei PuchasingjGrp. 166
5.2.2.4 Datei Plant. 166
5.2.3 Bewegungsdaten. 167
5.2.3.1 Datei
Invoices
. 167
5.2.3.2 Datei Orders. 168
5.2.3.3 Datei GoodsReceipt. 169
5.3 Checkliste technische Rahmenbedingungen. 170
5.4 Checkliste für den Aufbau eines Spend-Management-Teams. 173
5.5 Checkliste zur Evaluierung von Systemanbietern. 177
5.6 Spezifikation des
DUNS 1784-Datensatzes
. 179
6 Zusammenfassung und Ausblick.
івз
6.1 Zusammenfassung. 183
6.2 Empfehlungen für Einkäufer. 183
6.3 Ausblick. 184
Literatur- und Linkverzeichnis. 189
Stichwortverzeichnis. 193
Autoreninformationen. 199 |
| adam_txt |
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung.
ι
1.1 Die Bedeutung des
Spend
Management im Einkauf. 1
1.2 Nutzen der Transparenz im Einkauf. 3
1.3 Ausblick auf die folgenden Kapitel. 5
2 Rahmenbedingungen für nachhaltige Einsparungen
im Einkauf. 7
2.1 Organisation des Einkaufs. 7
2.1.1 Zentralisierung
vs.
Dezentralisierung des Einkaufs. 7
2.1.2 Zusammensetzung des Zentraleinkaufs. 13
2.1.2.1 Konzerneinkaufsleitung. 13
2.1.2.2 Beschaffungsgruppen. 15
2.1.2.3 Beschaffungsgruppen-Controlling. 17
2.1.2.4 Zentrales Systemunterstützungsteam. 18
2.2 Prozesse im Einkaufswesen. 18
2.2.1 Strategische Einkaufsschritte. 19
2.2.2 Operative Einkaufsschritte. 22
2.3 Informationssysteme im Einkauf. 25
2.3.1 Einkaufsportale. 26
2.3.2 Prozessunterstützende Einkaufs-Applikationen. 26
2.3.3 Vertragsmanagement. 29
2.3.4
Spend
Management. 30
2.3.5 Zusammenfassende Marktbewertung . 32
3 Schaffung von Datentransparenz im Einkauf. 35
3.1 Durchführung eines Spend-Management-Projekts. 36
3.1.1 Genehmigungen der Verantwortlichen einholen. 37
3.1.2 Auswahl der teilnehmenden Gesellschaften . 40
3.1.3 Datenerhebung . 42
3.1.4 Technische Bereinigung der Rohdaten . 42
3.1.5 Betriebswirtschaftliche Bearbeitung der Rohdaten. 43
3.1.5.1 Herauslösen der kreditorisch relevanten Daten. 44
3.1.5.2 Bereinigung von Steuerbuchungen. 47
3.1.5.3 Identifizierung von internen Lieferanten. 47
3.1.5.4 Filterung personenbezogener Daten. 48
3.1.6 Iieferantennormalisierang. 48
3.1.7 Datenklassifizierung. 49
3.1.7.1 Grobklassifizierung des gesamten Einkaufsvolumens. 49
3.1.7.2 Feinklassifizierung ausgewählter Kategorien. 52
3.1.8 Aufbau der OLAP-Struktur. 54
3.1.9 Qualitätssicherung der veredelten Daten in den Gesellschaften. 55
3.1.10 Durchführung von Standard-Reports und Potenzialanalyse. 57
3.1.10.1 Die Beschaffungsgruppen-Perspektive . 60
3.1.10.2 Die Lieferanten-Perspektive. 64
3.1.10.3 Die Konzern-Perspektive. 66
VI
Inhaltsverzeichnis
3.1.10.4 Lieferantenrationalisierung. 70
3.1.10.5
Benchmarking
zwischen Konzern-Gesellschaften. 74
3.1.10.6 Compliance-Analysen für die Rahmenvertragsnutzung. 77
3.1.10.7 Compliance-Analysen für Zahlungsziele. 79
3.1.10.8 Potenzialanalyse. 81
3.1.10.8.1 Volumen-Konzentration. 82
3.1.10.8.2 Bester Preis. 83
3.1.10.8.3 Verbesserang der Produktbeschreibung. 84
3.1.10.8.4 Internationaler Einkauf. 84
3.1.10.8.5 Gemeinsame Prozessoptimierung. 85
3.1.10.8.6
Supplier Relationship
Management. 86
3.1.10.8.7 Berechnung der Einsparpotenziale. 86
3.2 Aufbau eines permanenten Spend-Management-Systems. 89
3.2.1 Analyse der technischen Ist-Situation. 90
3.2.2 Konzeption der Soll-Aichitektur. 92
3.2.2.1 Direkte Anbindung der Gesellschaften. 92
3.2.2.2 Indirekte Anbindung der Gesellschaften. 93
3.2.3 Festlegen der Reporting-Anforderangen . 94
3.2.4 Definition des Datenmodells. 95
3.2.4.1 Stammdaten. 96
3.2.4.2 Strukturdaten. 96
3.2.4.3 Bewegungsdaten. 97
3.2.4.4 OLAP-Datenmodell. 97
3.2.4.5 Anforderungen an das Content Management. 98
3.2.5 Konzeption der Ergebnis-Messung. 99
3.2.5.1 Positivlisten und Negativlisten. 100
3.2.5.2 Zentrale Rahmenvertragsverwaltung. 100
3.2.6 Festlegen des Benutzerkonzepts. 101
3.2.7 Verabschiedung der Projekt-Organisation. 103
3.2.8 Anbieterauswahl. 105
3.2.9 Darstellung des Business
Case
. 106
3.2.10 Abstimmung Zeitplan und Implementierung. 108
3.3 Datentransparenz im Mittelstand. HO
4 Daten veredel
ung
und Content Management im Einkauf. 115
4.1 Was kostet uns schlechte Datenqualität?. 116
4.2 Standards für Datenveredelung. 119
4.2.1 Standards zur Lieferantenidentifizierung. 120
4.2.1.1 D-U-N-S-Nummerierung. 121
4.2.1.2 Austin-Tetra-Nummerierung. 122
4.2.2 Standards für die Klassifizierung von Einkaufsdaten. 123
4.2.2.1 eCl@ss. 124
4.2.2.2 UN/SPSC. 125
4.2.2.3 CPV. 127
4.3 Vorgelagerte Aktivitäten zur Steigerang der Datenqualität. 128
4.3.1 Zentrale Pflege von Lieferanten- und Materialstammdaten. 129
4.3.2 Abschaffung von Bestellungen ohne Systembezug. 130
4.3.3 Erhöhung der Erfassungsqualität bei Bestellungen und Rechnungen. 131
4.3.4 Einbeziehung von Sonderbedarfen. 132
4.3.5 Verstärkte Nutzung von e-Procurement-Plattformen . 133
4.3.6 Konzernweite Einführung eines Klassifizierungsstandards. 133
4.3.7 Einführung von Lieferantenhierarchien. 134
4.3.8 Einführung einheitlicher
Kommunikationsstandards
mit Lieferanten . 134
Inhaltsverzeichnis
VII
4.3.9 Rückführung zentral bereinigter Daten in die Quellsysteme. 135
4.3.10 Einführung eines Datenqualitäts-Index. 135
4.4 Nachgelagerte Datenveredelung. 137
4.4.1 Stammdaten-Querreferenzierung. 138
4.4.2 Stammdaten-Hierarchisierung. 140
4.4.3 Klassifizierung von Bewegungsdaten. 140
4.4.3.1 Explizite, regelbasierte Klassifizierung. 142
4.4.3.1.1 Scharfe Zuordnungsregeln. 143
4.4.3.1.2 Kombinierte Regeln, Schlagwortregeln und -Heuristiken. 144
4.4.3.2 Implizite, statistische Kategorisierung. 147
4.4.3.3 Einsatz mehrsprachiger Schlagwortdatenbanken . 150
4.4.3.4 Kombinierter Einsatz mehrerer Kategorisierungsverfahren. 153
4.4.3.5 Manuelle Kategorisierung. 155
5 Checklisten für die Systemimplementierung. 157
5.1 Checkliste für die Erhebung von Reporting-Anforderangen. 157
5.2 Checkliste Datenmodell. 161
5.2.1 Stammdaten. 162
5.2.1.1 Datei
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. 162
5.2.1.2 Datei Material. 163
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5.2.1.4 Datei Mattype. 164
5.2.1.5 Datei
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. 164
5.2.1.6 Datei Account. 164
5.2.2 Strukturdaten. 165
5.2.2.1 Datei Org
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5.2.2.2 Datei PuchasingjOrg. 165
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. 167
5.2.3.2 Datei Orders. 168
5.2.3.3 Datei GoodsReceipt. 169
5.3 Checkliste technische Rahmenbedingungen. 170
5.4 Checkliste für den Aufbau eines Spend-Management-Teams. 173
5.5 Checkliste zur Evaluierung von Systemanbietern. 177
5.6 Spezifikation des
DUNS 1784-Datensatzes
. 179
6 Zusammenfassung und Ausblick.
івз
6.1 Zusammenfassung. 183
6.2 Empfehlungen für Einkäufer. 183
6.3 Ausblick. 184
Literatur- und Linkverzeichnis. 189
Stichwortverzeichnis. 193
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