Dokumenten-Management: vom Imaging zum Business-Dokument
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| Main Authors: | , , |
|---|---|
| Format: | Book |
| Language: | German |
| Published: |
Berlin [u.a.]
Springer
2002
|
| Edition: | 3., überarb. und erw. Aufl. |
| Series: | Xpert.press
|
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| Online Access: | Inhaltsverzeichnis |
| Item Description: | Literaturverz. S. 695 - 710 ; Hier auch später ersch., unveränd. Nachdr. |
| Physical Description: | XII, 761 S. graph. Darst. |
| ISBN: | 3540435778 |
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|---|---|
| adam_text | Vorwort 1
Einleitung 5
1.1 Informationen in unterschiedlichen Formen............... 6
1.2 Datenklassen nach Lebensdauer.................................. 7
1.3 Namensvielfalt der Begriffe......................................... 10
1.4 Aufgaben von DM-Systemen...................................... 13
1.5 Vorteile von DM-Systemen........................................ 14
1.6 DM-Terminologie...................................................... 16
1.7 Die Vision des EDMS................................................ 22
OMS-
2.1 Übergreifender DMS-Ansatz...................................... 25
2.2 DMS-Architektur....................................................... 26
2.3 Dokumentenerfassung................................................ 30
2.4 Erfassung über Scanner............................................... 33
2.4.1 Arbeitsablauf beim Scannen........................................ 33
2.4.2 Scanner-Software........................................................ 35
2.4.3 Dokumententrennung................................................ 37
2.4.4 Archivierungsszenarien............................................... 39
2.4.5
2.4.6 Anforderungen an die Erfassungsarbeitsplätze............. 47
2.5 Attributierarbeitsplätze............................................... 48
2.6 Nutzungs- und Recherchearbeitsplätze....................... 51
2.6.1 Dokumemenanzeige - Viewer.................................... 53
2.6.2 Annotationen - Kommentare am Dokument............. 56
2.6.3 Elektronischer Stempel............................................... 59
2.7 Das Retrievalsystem.................................................... 60
2.7.1 Recherchemasken....................................................... 61
2.7.2 Volltextsuche.............................................................. 63
2.8 Archiv /Ablagesystem................................................. 65
2.8.1 Der Archiv-Server (Ablage-Server).............................. 66
2.8.2
2.8.3 Logische Archive - Pools und
2.9 Vorgangssteuerung - Workflow-Komponenten........... 71
2.9.1 Workflow-Server......................................................... 73
2.10 Spezielle Server........................................................... 74
2.10.1 Druck-Server
2.10.2 COLD-Server............................................................. 76
2.10.3
2.10.4 Fax-Server und eMail-Server....................................... 77
2.10.5
2.11
2.12 Baukastenkonzept bei DM-Systemen......................... 83
2.13 Anwendungsintegration.............................................. 86
2.13.1 Stand-alone-Lösungen................................................ 86
2.13.2 Lose gekoppelte Systeme............................................ 87
2.13.3 Voll integrierte DM-Systeme...................................... 91
2.13.4 Schnittstellen der DMA und
2.13.5 WebDAV als Ablageschnittstelle................................. 101
2.13.6 Die Frage des führenden Systems<.............................. 103
2.14 Archivierungsphasen................................................... 105
2.14.1 Auslagerung von DMS-Recherchetabellen.................. 106
2.14.2 Auslagerung der Dokumente aus der Jukebox............. 108
2.14.3 Löschen von Dokumenten......................................... 109
2.15 Netz-Anforderungen................................................... 110
2.16 Datenbankanforderungen........................................... 112
2.17 Verteilte DM-Systeme................................................ 114
2.18
2.19 Hybridsysteme............................................................ 123
2.20 DMS-Administration und Betrieb.............................. 124
2.21 Kommentar zu DMS-Architekturen........................... 126
2.22 DMS-Trends.............................................................. 127
2.23 Das Internet ändert (fast) alles.................................... 131
Vorgangssteuerung, Workflow-Systeme 135
3.1 Vorgangssteuerungssysteme........................................ 136
3.1.1 Begriffe der Vorgangssteuerung................................... 136
3.1.2 Workflow Management
3.2 Phasen der Vorgangssteuerung.................................... 141
3.2.1 Analyse und Modellierung.......................................... 141
3.2.2 Umsetzungsphase....................................................... 142
3.2.3 Die Nutzungsphase (Laufphase)................................. 142
3.3 Struktur eines Workflow-Systems............................... 143
3.4 Standardisierte Schnittstellen zu WF-Systemen........... 145
3.5 Es
3.6 Eine Workflow-Bilanz................................................. 147
Content- und Knowledge-Management 149
4.1 Content-Management................................................ 150
4.1.1 Anforderungen ermitteln............................................ 151
4.1.2 Portale........................................................................ 153
4.1.3 Portal-Management.................................................... 154
4.1.4 Autorensysteme.......................................................... 155
4.1.5 Datenimport- und
4.1.6 Statische versus dynamische Seiten............................. 157
4.1.7
4.1.8 XML als strategisches Format?.................................... 159
4.1.9 Personalisierung.......................................................... 160
4.1.10 CM-Workflows.......................................................... 161
4.1.11 Konsistente Verweise.................................................. 162
4.1.12 Volltext-Recherchen................................................... 162
4.1.13
4.1.14 Sicherheitsaspekte....................................................... 163
4.1.15 Rechtliche Aspekte bei CM-Systemen........................ 163
4.2 Knowledge-Management............................................ 165
4.2.1 Wissen finden und aufdecken..................................... 168
4.2.2 KM-Technologien...................................................... 169
4.2.3 Wissensverzeichnisse................................................... 173
4.2.4 eLearning - elektronisch unterstützes Lernen............. 176
4.2.5 Anwendungsbereiche für KM..................................... 176
4.2.6 Sicherheitsaspekte bei KM-Systemen.......................... 177
Speichermedien 179
5.1 Die Speicherhierarchie................................................ 180
5.2 Hauptspeicher............................................................ 183
5.3 Magnetplattenspeicher................................................ 183
5.4 Bandspeicher.............................................................. 188
5.5 Optische Speichermedien........................................... 190
5.5.1 WORM-Systeme........................................................ 193
5.5.2 Wiederbeschreibbare optische Platten......................... 196
5.5.3 CD-Systeme............................................................... 199
5.6 Jukeboxen - Plattenroboter........................................ 205
5.7 Optische Bänder......................................................... 210
5.8 Hierarchical-Storage-Management-Systeme................ 211
5.9 Bussysteme................................................................. 212
5.10 DAS,
5.10.1 DAS -
5.10.2
5.10.3 SAN -
5.10.4 iSCSI -
5.11 SRM -
5.11.1 Aufgaben des Speicher-Managements......................... 219
5.11.2 Backup-Systeme......................................................... 220
5.11.3 Snapshot-Technik....................................................... 224
5.11.4
5.11.5
5.12
5.13 Entwicklung der Speicher........................................... 231
5.14 Kommentar zu den Speichermedien........................... 234
Erfassumgs- und Aiisgabe-Peripherse 239
6.1 Geräte zur Datenerfassung.......................................... 240
6.1.1 Scanner...................................................................... 244
6.1.2 Kameras zur Vorlagenerfassung................................... 249
6.1.3 Digitalisieren............................................................... 251
6.2 Geräte zur Datenausgabe............................................ 253
6.2.1 Bildschirme................................................................ 254
6.2.2 Drucker...................................................................... 260
6.2.3
6.2.4 Ausgabe auf Film........................................................ 266
6.3 Kommentar zur Peripherie.......................................... 267
Date nf
7.1 Das Problem der Datenformate.................................. 270
7.1.1 Aufzeichnungsformate................................................ 271
7.1.2 Dateisystemformate.................................................... 272
7.2 Dateiformate.............................................................. 273
7.2.1 Datenkodierung......................................................... 277
73 Vergleich von
7.3.1 Speicherbedarf bei
7.4 De-jure- und De-facto-Standards............................... 285
7.4.1 Das Faxformat............................................................ 288
7.4.2
7.4.3 GIF und PNG............................................................ 290
7.5 Cl-Formate................................................................ 291
7.5.1 Kodierung reiner Texte ohne Formatierung................ 292
7.5.2 HTML - Hypertext Markup
7.5.3 XML -
7.5.4 PDF - Adobe Acrobat................................................ 300
7.5.5 Weitere Distributionsformate..................................... 303
7.5.6 Die Fontproblematik.................................................. 303
7.5.7 ODA/ODIF............................................................... 304
7.5.8 SGML, DDL und DTD............................................305
7.5.9
7.5.10 DCA/DIA, MO:DCA und AFP.................................308
7.6 Komprimierung.......................................................... 312
7.6.1 Faxkomprimierung..................................................... 314
7.6.2 Die JPEG-Komprimierung......................................... 316
7.6.3
7.6.4 Welche Komprimierung für welches Dokument?........ 321
7.7 Konvertierung zwischen NCI und
7.7.1 OCR-Erkennung........................................................ 324
7.7.2 Formularverarbeitung................................................. 334
7.7.3 Barcodes (Strichcodes)................................................ 338
7.7.4 Raster-Vektor-Konvertierung...................................... 342
7.8 Die Wandlung von
7.9 Sehr kleine und große Dokumente............................. 349
7.10 Farbe in Dokumenten................................................ 350
7.11 Selbsttragende Dokumente und Archive..................... 354
7.12 Verschlüsselung von Dokumenten.............................. 356
7.13 Dokumentenechtheit - elektronische Signaturen........ 360
7.14 Digitale Identifikationen und digitale Zertifikate........ 363
7.15 Digitale Wasserzeichen............................................... 367
7.16 Die Viewer-Thematik................................................. 369
7.17 Kommentar zu den Formaten..................................... 371
й
8.1
8.1.1 Explizite Forderung nach Originalen.......................... 379
8.1.2 Aufbewahrungsfristen................................................. 380
8.1.3 Aufbewahrungsort...................................................... 381
8.1.4 GDPdU - Prüfbarkeit und Datenzugriff.................... 381
8.1.5 Elektronische Abrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG..... 382
8.1.6 Archivierung digitaler Unterlagen............................... 384
8.1.7 Nachweis der Datensicherheit (nach Gob/GoBS)....... 384
8.1.8 Weitere Sicherheitsmaßnahmen.................................. 385
8.2 Unterrichtung und Mitsprache des Betriebsrats :......... 386
8.3 Zivilprozessrecht......................................................... 387
8.4 SigG - das Signaturgesetz........................................... 389
8.4.1 Wesentliche Punkte des SigG...................................... 391
8.4.2 Signaturstufen............................................................ 392
8.4.3 Technik-Komponenten des SigG................................ 394
8.4.4 Signaturgesetze anderer Ländern................................. 399
8.4.5 Offene Punkte zur elektronischen Signatur................. 400
8.5 Datenschutz personenbezogener Daten - BDSG........ 401
8.6 Urheberrecht - Copyright.......................................... 402
8.7 Bildschirmarbeits-Verordnung.................................... 405
8.8 Weitere Gesetze und Verordnungen............................ 410
8.9 Zusammenfassung rechtlicher Aspekte....................... 411
8.10 Code
8.11 Juristische Positionen anderer Staaten......................... 414
Kritische
9.1 Informationsverteilung im Unternehmen................... 416
9.2 Datenwachstum......................................................... 418
9.3 Datenerfassung........................................................... 420
9.3.1 Welche Dokumente sind zu erfassen?......................... 421
9.3.2 Qualitätsanforderungen.............................................. 422
9.3.3 Mengen- und Zeitbedarf............................................ 428
9.3.4 Arbeitsablauf bei der Erfassung................................... 429
9.3.5 Formularerfassung...................................................... 434
9.3.6
9.4 Ablage und
9.4.1 Indizieren -Attributvergabe.......................................438
9.4.2 Dokumentensicht und Ablageorganisation................. 442
9.4.3 Archivkapazitäten....................................................... 445
9.5 Sicherheit in Archiv- und DM-Systemen.................... 449
9.5.1 Sicherheitsbedarf und Sicherheitskonzept................... 450
9.5.2 Vertraulichkeit der Daten........................................... 451
9.5.3 Dokumentensichtbarkeit............................................ 452
9.5.4 Sicherer Datentransport.............................................. 454
9.5.5 Schutz gegen Datenveränderung.................................456
9.5.6 >Hardening< der Server-Systeme.................................. 457
9.5.7 Systemverfügbarkeit................................................... 460
9.5.8 Sicherheit ist eine Kombination von Maßnahmen...... 464
9.5.9 Sicherheit ist ein ständiger Prozess.............................. 465
9.5.10 Angemessener Aufwand und Kosten........................... 466
9.6 Aspekte des Gesamtsystems........................................ 467
9.6.1 Einbindung der weiteren IT.......................................467
9.6.2 Die Administration und Betriebsführung................... 469
9.7 Notwendige Infrastruktur........................................... 472
9.7.1 PC-Infrastruktur........................................................ 472
9.7.2 Software-Distribution und -Updates........................... 473
9.7.3 Netzinfrastruktur........................................................ 474
9.7.4 Datenerfassung...........................................................474
9.7.5 Server-Betrieb............................................................. 475
9.8 Die Verfahrensdokumentation.................................... 476
9.9 Die schnelle IT-Entwicklung......................................479
9.10
9.11 Datenlebensdauer....................................................... 482
9.11.1 Alte Dokumente löschen............................................ 482
9.11.2 Dokumente komprimieren und migrieren.................. 483
9.11.3 Zusammenfassen zu Makro-Dokumenten.................. 484
9.12 Die menschliche Psyche.............................................. 485
9.13 Typische Fehler in DM-Projekten............................... 488
Die Planung von DM-Systemen 493
10.1 Das Projekt >DMS-Lösung<........................................494
10.2 Analyse des Archivguts............................................... 508
10.2.1 Gesamtübersicht der Dokumente............................... 510
10.2.2 Papier als Ausgangsbasis (NCI-Daten)........................ 512
10.2.3 CI-Daten aus Text-und anderen Systemen................. 518
10.2.4 Erfassung von Mikrofilmen (NCI Daten)................... 520
10.2.5 Ausgabe/Kopie auf Mikrofilm..................................... 520
10.3 Auflösung von der Erfassung bis zur Ausgabe............. 522
10.4 Arbeitsabläufe bei der Archivierung............................ 526
10.5 Attributierung der Dokumente................................... 528
10.6 Die Struktur der Ablage.............................................. 532
10.7 Kapazitätsanforderungen............................................ 534
10.8 Vorgangsbearbeitung.................................................. 544
10.9 IT-Infrastruktur.......................................................... 546
10.10 Anbindung zum Anwendungssystem.......................... 548
10.11 Sicherheitsaspekte....................................................... 550
DM-Systeme im praktischen Einsatz 553
11.1 DMS in Banken und Versicherungen......................... 555
11.1.1 Anwendung am Beispiel einer Versicherung................ 560
11.1.2 Eine große, verteilte Lösung bei einer Bank................ 574
11.2 Archive in Behörden und Verwaltungen..................... 585
11.2.1 Ein Archivsystem in einer Verwaltung........................ 587
11.3 DM im kommerziellen Umfeld.................................. 593
11.3.1 Dokumenten-Management in SAP-R/3..................... 595
11.3.2 Beispiel für Archiv mit Workflow in R/3.................... 621
11.4 Systeme im technischen Bereich................................. 637
11.4.1 Technisches Archiv im Großanlagenbau..................... 642
11.5 Groupware-Archive.................................................... 646
11.5.1 Großes eMail-Archiv im Bereich Automotive............. 648
11.6 DMS im Internet und ASP-DMS............................... 653
11.6.1 Ein Web-DMS bei Vodafone...................................... 655
11.7 Sichere Dokumentenkollaboration............................. 661
11.7.1
11.7.2
Tabellen und Beispiele 669
A. 1 Datenvolumina........................................................... 670
A.2 Audio- und Videodaten.............................................. 674
A.3 Darstellung bei unterschiedlichen Auflösungen.......... 675
A.4 Einige Dokumentenmuster......................................... 681
Literator-
Glossar 711
Stichwortverzeichnis 747
Last -
|
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| author | Gulbins, Jürgen 1946- Seyfried, Markus 1959- Strack-Zimmermann, Hans |
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| discipline | Allgemeines Informatik Wirtschaftswissenschaften |
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