Informationsmodellierung in öffentlichen Verwaltungen: dargestellt am Beispiel einer Universitätsverwaltung
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Münster
Lit
1996
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Inhaltsverzeichnis I
Abbildungsverzeichnis VI
Tabellenverzeichnis VIII
Abkürzungsverzeichnis IX
1 MOTIVATION 1
1.1 Ziel der Arbeit 1
1.2 Aufgaben und Ziele von Referenzmodellen 2
1.2.1 Der Modellbegriff 2
1.2.2 Gründe für die Modellierung 4
1.2.3 Referenzmodelle 5
1.3 DV-Situation in öffentlichen Verwaltungen 6
1.3.1 DV-Situation in öffentlichen Verwaltungen allgemein 6
1.3.1.1 Vorbemerkung 6
1.3.1.2 Organisation 6
1.3.1.3 Daten 7
1.3.1.4 Funktionen 8
1.3.2 DV-Situation in Universitäten speziell 8
1.3.2.1 Organisation 8
1.3.2.2 Daten 9
1.3.2.3 Funktionen 9
1.3.3 Handlungsbedarf für Universitäten 10
2 ÖFFENTLICHE VERWALTUNG UND UNIVERSITÄTSVER¬
WALTUNG 15
2.1 Begriffsbestimmung und Ziele öffentlicher Verwaltungen 15
2.1.1 Begriffsbestimmung 15
2.1.2 Das Zielsystem in öffentlichen Verwaltungen 17
2.2 Universitätsverwaltung 19
2.2.1 Vorbemerkung 19
2.2.2 Rechtsstellung, Aufgaben und Verwaltung der Hochschulen 20
2.2.2.1 Rechtsstellung 20
II
2.2.2.2 Aufgaben 20
2.2.2.3 Verwaltung 21
2.2.2.3.1 Allgemeine Verwaltung 21
2.2.2.3.2 Mitglieder, Organe und Gremien der Universität 21
2.2.2.3.3 Beziehungen zu den Fachbereichen 22
2.2.3 Das Zielsystem einer Universität 23
3 METHODEN DER INFORMATIONSMODELLIERUNG 25
3.1 Motivation 25
3.2 Informationssystemarchitekturen 25
3.2.1 Vorbemerkung 25
3.2.2 Architektur integrierter Informationssysteme (ARIS) 27
3.3 Modellierungsmethoden des Fachkonzepts 31
3.3.1 Vorbemerkung 31
3.3.2 Methoden der Organisationsmodellierung 32
3.3.3 Methoden der Datenmodellierung 33
3.3.4 Methoden der Funktionsmodellierung 34
3.3.5 Methoden der Prozeßmodellierung 35
3.3.5.1 Ereignisgesteuerte Prozeßketten (EPK) 35
3.3.5.2 Semantisches Objektmodell (SOM) 38
3.3.5.3 Petrinetze 39
3.3.5.4 Structured Analysis and Design Technique (SADT) 41
4 PROZESSORIENTIERUNG: HERKUNFT UND BEGRIFFS¬
BESTIMMUNG 43
4.1 Ziele der Prozeßorientierung 43
4.2 Begriffsabgrenzung 46
4.3 Prozeßorientierung und Organisationslehre 54
4.4 Vorgehensmodell für die Prozeßmodellierung 56
4.5 Prozeßoptimierung und Prozeßcontrolling 59
4.5.1 Formen der Prozeßoptimierung 59
4.5.2 Prozeßcontrolling 61
4.6 Geschäftsprozesse der öffentlichen Verwaltung 63
4.6.1 Erstellung von Verwaltungsleistungen 63
4.6.2 Prozeßabgrenzung bei einer Universität 65
III
5 MODELLIERUNG DER UNIVERSITÄTSVERWALTUNG 67
5.1 Vorgehen 67
5.1.1 Beschränkung auf das Fachkonzept 67
5.1.2 Top-down-oder Bottom-up-Ansatz 67
5.2 Hauptkunden und Hauptleistungen 68
5.2.1 Vorbemerkung 68
5.2.2 Fachbereiche und Fakultäten 71
5.2.3 Studenten 73
5.2.4 Ministerien 74
5.2.5 Personal 75
5.2.6 Gemeinden und andere Außenstehende 76
5.3 Auswahl der Teilmodelle für eine vertiefende Betrachtung 77
5.3.1 Allgemeine Ansatzpunkte für die Auswahl von Teilmodellen 77
5.3.2 Spezieller Modellierungsbedarf durch die Einführung der erweiterten Finanz¬
autonomie 78
5.4 Teilmodelle der Universitätsverwaltung 81
5.4.1 Personalwirtschaft 81
5.4.1.1 Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellenbewirtschaftung 81
5.4.1.1.1 Vorbemerkung 81
5.4.1.1.2 Istprozeß Durchführung von Personalmaßnahmen 82
5.4.1.1.3 Istprozeß Seilenbewirtschaftung 86
5.4.1.1.4 Sollprozeß Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellen¬
bewirtschaftung 91
5.4.1.1.5 Datenmodell Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellen¬
bewirtschaftung 97
5.4.1.2 Abrechnung von Reisekosten 98
5.4.1.2.1 Istprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten 98
5.4.1.2.2 Sollprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten 104
5.4.1.2.3 Datenmodell Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten 107
5.4.1.3 Lehrberichte 109
5.4.1.3.1 Istprozeß Erstellung von Lehrberichten 109
5.4.1.3.2 Sollprozeß Erstellung von Lehrberichten 111
5.4.1.3.3 Datenmodell Erstellung von Lehrberichten 113
5.4.2 Mittelbewirtschaftung 114
5.4.2.1 Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln 114
5.4.2.1.1 Istprozeß Bewirtschaftung von Sach-und Investitionsmitteln 114
5.4.2.1.2 Sollprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln 120
5.4.2.1.3 Datenmodell Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln 123
5.4.2.2 Drittmittelbewirtschaftung 125
5.4.2.2.1 Istprozeß Drittmittelbewirtschaftung 125
5.4.2.2.2 Sollprozeß Drittmittelbewirtschaftung 132
rv
5.4.2.2.3 Datenmodell Drittmittelbewirtschaftung 136
5.4.3 Raumbelegungsplanung 137
5.4.3.1 Istprozeß Raumbelegungsplanung 137
5.4.3.2 Sollprozeß Raumbelegungsplanung 146
5.4.3.3 Datenmodell Raumbelegungsplanung 150
5.4.4 Abstimmungsprozesse zwischen Studentensekretariat und Prüfungsämtern
der Fachbereiche 153
5.4.4.1 Vorbemerkung 153
5.4.4.2 Istprozeß Einschreibung, Rückmeldung und Exmatrikulation 153
5.4.4.3 Istprozeß Prüfungsanmeldung und Erfassung von Prüfungsleistungen 159
5.4.4.4 Sollprozeß Verwaltung von Studentendaten, Prüfungsanmeldung und
Erfassung von Prüfungsleistungen 162
5.4.4.5 Datenmodelle Studenten- und Prüfungsverwaltung 167
5.4.4.5.1 Datenmodell Studentenverwaltung 167
5.4.4.5.2 Datenmodell Prüfungsverwaltung 168
5.5 Das Referenzmodell der Universitätsverwaltung 169
5.5.1 Top-Organisationsmodell 169
5.5.2 Top-Datenmodell 170
5.5.3 Top-Funktionsmodell 172
5.5.4 Top-Prozeßmodell 174
6 KONSEQUENZEN AUS DER PROZESSMODELLIERUNG 176
6.1 Vorbemerkung 176
6.2 Organisation 176
6.2.1 Vorbemerkung 176
6.2.2 Koordination zwischen Haushalts- und Personaldezernat 177
6.2.3 Weitere Gestaltungsmöglichkeiten für eine serviceorientierte Aufbauorganisation 178
6.3 Daten 180
6.4 Funktionen 181
6.4.1 Informationsmanagement und Hochschulinformationssysteme 1^1
6.4.2 Einführung einer Kostenrechnung 182
6.5 Prozesse 184
6.6 Ressourcen 185
6.6.1 DV-Ressourcen 185
6.6.2 Personalressourcen 185
V
7 MODELLIERUNGS- UND UMSETZUNGSPROBLEME UND
SCHLUSSBETRACHTUNG 187
7.1 Generelle Schwächen der Prozeßorientierung 187
7.2 Grenzen der Prozeßorientierung in öffentlichen Verwaltungen 189
7.2.1 Datenschutzrechtliche Einschränkungen 189
7.2.2 Haushaltstechnische Einschränkungen 191
7.2.3 Personalrechtliche Einschränkungen 192
7.2.4 Politische und hochschulpolitische Einschränkungen 193
7.2.5 DV-technische Einschränkungen an der Westfälischen Wilhelms-Universität 194
7.3 Probleme bei der Umsetzung der Sollprozesse 195
7.4 Einschränkung der Allgemeingültigkeit der Ergebnisse 196
7.4.1 Übertragung der Ergebnisse auf öffentliche Verwaltungen allgemein 196
7.4.2 Übertragung der Ergebnisse auf andere Universitäten 197
7.5 Schlußbetrachtung und Ausblick 197
Literaturverzeichnis 200
Gesetztestexte 215
VI
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Information als Modell 4
Abbildung 2: Zielgruppen und Ziele von Referenzmodellen 6
Abbildung 3: Systematisierung der Effektuierungsmöglichkeiten des Haushalts 12
Abbildung 4: Entstehung eines Zielsystems öffentlicher Verwaltungen 18
Abbildung 5: Das politische System der Universität 23
Abbildung 6: Zielhierarchie einer Universität u
Abbildung 7: ARIS-Architektur 29
Abbildung 8: Teilaspekte der Steuerung 29
Abbildung 9: Beschreibungsebenen in Abhängigkeit zur Nähe der Informationstechnik 30
Abbildung 10: Beschreibungssichten und -ebenen der ARIS-Architektur 31
Abbildung 11: Darstellung von Funktionen bei EPKs 36
Abbildung 12: Darstellung von Ereignissen bei EPKs 37
Abbildung 13: Verknüpfungsmöglichkeiten der Komponenten bei EPK 38
Abbildung 14: Petrinetz 41
Abbildung 15: Aktivitätsmodell in SADT 41
Abbildung 16: Managementkonzepte im Wandel der Zeit ^
Abbildung 17: Abgrenzung der Begriffe Geschäftsgang und Prozeßkette "
Abbildung 18: Teilschritte und Stufen der Prozeßmodellierung ^7
Abbildung 19: Prozeßmodell zum Vorgehensmodell für die Bildung von Prozessen "
Abbildung 20: Entwicklungsschritte eines Geschäftsprozesses ^
Abbildung 21: Modell der Erstellung von Verwaltungsleistungen ^
Abbildung 22: Verrichtungsorientierter Funktionsbaum für Verwaltungstätigkeiten ^
Abbildung 23: Interaktionsfelder der Hochschule 70
Abbildung 24: Leistungsbeziehungen zwischen ZUV und Fachbereich/Fakultät 73
Abbildung 25: Leistungsbeziehungen zwischen ZUV und Studenten
Abbildung 26: Leistungsbeziehungen zwischen ZUV und Ministerien
Abbildung 27: Leistungsbeziehungen zwischen ZUV und Personal 7 "
Abbildung 28: Leistungsbeziehungen zwischen ZUV und der Gemeinde bzw. anderen Außenstehenden 77
Abbildung 29: Deckungsmöglichkeiten der Ausgabenarten
Abbildung 30: Istprozeß Personalmaßnahmen (Teil I) 84
Abbildung 31: Istprozeß Personalmaßnahmen (Teil II) 85
Abbildung 32: Istprozeß Stellenbewirtschaftung (Teil I) 88
Abbildung 33: Istprozeß Stellenbewirtschaftung (Teil II) 89
Abbildung 34: Istprozeß Stellenbewirtschaftung (Teil III) 90
Abbildung 35: Sollprozeß Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellenbewirtschaftung (Teil I) 93
Abbildung 36: Sollprozeß Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellenbewirtschaftung (Teil II) 94
Abbildung 37: Sollprozeß Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellenbewirtschaftung (Teil III) 95
Abbildung 38: Sollprozeß Durchführung von Personalmaßnahmen und Stellenbewirtschaftung (Teil IV) 96
vn
Abbildung 39: Datenmodell Personalwirtschaft 98
Abbildung 40: Istprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten (Teil I) 100
Abbildung 41: Istprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten (Teil II) 101
Abbildung 42: Istprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten (Teil III) 102
Abbildung 43: Istprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten (Teil IV) 103
Abbildung 44: Istprozeß Reisegenehmigung und Abrechnung von Reisekosten (Teil V) 103
Abbildung 45: Sollprozeß Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung (Teil I) 105
Abbildung 46: Sollprozeß Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung (Teil II) 106
Abbildung 47: Datenmodell Reisekostenabrechnung 108
Abbildung 48: Istprozeß Erstellung von Lehrberichten (Teil I) 110
Abbildung 49: Istprozeß Erstellung von Lehrberichten (Teil II) 111
Abbildung 50: Sollprozeß Erstellung von Lehrberichten 112
Abbildung 51: Datenmodell Erstellung von Lehrberichten 113
Abbildung 52: Istprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil I) 116
Abbildung 53: Istprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil II) 117
Abbildung 54: Istprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil III) 118
Abbildung 55: Istprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil IV) 119
Abbildung 56: Sollprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil I) 121
Abbildung 57: Sollprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil II) 122
Abbildung 58: Sollprozeß Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln (Teil III) 123
Abbildung 59: Datenmodell Bewirtschaftung von Sach- und Investitionsmitteln 124
Abbildung 60: Istprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil I) 127
Abbildung 61: Istprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil II) 128
Abbildung 62: Istprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil III) 129
Abbildung 63: Istprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil IV) 130
Abbildung 64: Istprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil V) 131
Abbildung 65: Sollprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil I) 134
Abbildung 66: Sollprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil II) 135
Abbildung 67: Sollprozeß Drittmittelbewirtschaftung (Teil III) 136
Abbildung 68: Datenmodell Drittmittelbewirtschaftung 137
Abbildung 69: Istprozeß Raumbelegung (Teil I) 141
Abbildung 70: Istprozeß Raumbelegung (Teil II) 142
Abbildung 71: Istprozeß Raumbelegung (Teil III: Sonderabsprachen beispielhaft für technische
Ausstattung) 143
Abbildung 72: Istprozeß Abrechnungsverfahren gebührenpflichtige Nutzung (Teil I) 144
Abbildung 73: Istprozeß Abrechnungsverfahren gebührenpflichtige Nutzung (Teil II) 145
Abbildung 74: Sollprozeß Raumbelegungsplanung (universitätsinteme Nutzung) 148
Abbildung 75: Sollprozeß Raumbelegungsplanung gebührenpflichtige Nutzung (Teil I) 149
Abbildung 76: Sollprozeß Raumbelegungsplanung gebührenpflichtige Nutzung (Teil II) 150
Abbildung 77: Datenmodell Raumbelegungsplanung 152
Abbildung 78: Istprozeß Einschreibung 155
vin
Abbildung 79: Istprozeß Rückmeldung (Teil I) 156
Abbildung 80: Istprozeß Rückmeldung (Teil II) 157
Abbildung 81: Istprozeß Exmatrikulation 158
Abbildung 82: Istprozeß Prüfungsanmeldung/Erfassung von Prüfungsleistungen (Teil I) 160
Abbildung 83: Istprozeß Prüfungsanmeldung/Erfassung von Prüfungsleistungen (Teil II) 161
Abbildung 84: Sollprozeß Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse sowie Rückmeldung
(Teil Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse I) 163
Abbildung 85: Sollprozeß Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse sowie Rückmeldung
(Teil Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse II) 164
Abbildung 86: Sollprozeß Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse sowie Rückmeldung
(Teil Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse III) 165
Abbildung 87: Sollprozeß Prüfungsanmeldung/Erfassung der Prüfungsergebnisse sowie Rückmeldung
(Teil Rückmeldung) 166
Abbildung 88: Datenmodell Studentenverwaltung 167
Abbildung 89: Datenmodell Prüfungsverwaltung 168
Abbildung 90: Top-Organisationsmodell 170
Abbildung 91: Top-Datenmodell 172
Abbildung 92: Top-Funktionsmodell 173
Abbildung 93: Top-Prozeßmodell 175
Abbildung 94: Sollorganisationsstruktur der Zentralen Universitätsverwaltung der Westfälischen
Wilhelms-Universität Münster 179
Abbildung 95: Phasen im Umgang mit personenbezogenen Daten 19!
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Gegenüberstellung öffentliche Verwaltungen - private Unternehmen 16
Tabelle 2: Die Begriffe der Prozeßmodellierung in der Literatur 49-51 |
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