Konzeption und Realisierung eines Unterstützungssystems zur Vorgangsabwicklung und Informationslogistik in verteilten Büroumgebungen:
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INHALTSVERZEICHNIS
1 Einleitung 1
1.1 Problemstellung 1
1.2 Aufbau der Arbeit 2
2 Büroarbeit und Bürokommunikation 3
2.1 Büroarbeit 3
2.1.1 Büroaufgaben 4
2.1.2 Bürotätigkeiten 8
2.2 Bürokommunikation 9
2.2.1 Definitionen 9
2.2.2 Aufgaben 11
2.3 Bürokommunikationssysteme 11
2.3.1 Vorgangsabwicklung 14
2.3.2 Informationslogistik 15
3 Anforderungsanalyse für die Bürokommunikation 17
3.1 Istsituation im Büro 17
3.1.1 Durchlaufzeiten im Büro 17
3.1.2 Schwachstellen der Büroarbeit 19
3.1.3 Schwachstellen der Bürokommunikationssysteme 23
3.1.4 Zusammenfassung 24
3.2 Ziele der Bürokommunikation 24
3.2.1 Wirtschaftliche Ziele 25
3.2.1.1 Minimierung der Durchlaufzeit 26
3.2.1.2 Maximierung der Kapazitätsauslastung 26
3.2.1.3 Minimierung der IV-Kosten 26
3.2.1.4 Sicherung der Qualität 26
ii Inhaltsverzeichnis
3.2.1.5 Probleme der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im Bürobereich 27
3.2.2 Individuelle und soziale Ziele 28
3.2.3 Flexibilitätsorientierte Ziele 28
3.2.4 Ziele eines Vorgangsabwicklungssystems 29
3.2.5 Ziele einer Informationslogistik 29
3.2.6 Zusammenfassung 31
3.3 Anforderungen im Bereich der Bürokommunikation 32
3.3.1 Organisatorische Anforderungen 32
3.3.1.1 Büroanalyse 33
3.3.1.2 Büromodellierung 35
3.3.2 Anforderungen an Bürokommunikationssysteme 36
3.3.3 Anforderungen an Systeme zur Vorgangsabwicklung 36
3.3.3.1 Formale Anforderungen 36
3.3.3.2 Funktionale Anforderungen 38
3.3.3.2.1 Funktionale Anforderungen an das Gesamtsystem 38
3.3.3.2.2 Funktionale Anforderungen an die Vorgangsspezifikation 39
3.3.3.2.3 Funktionale Anforderungen an die Laufwegsteuerung 41
3.3.3.2.4 Funktionale Anforderungen an die Vorgangsdokumentation ....42
3.3.4 Anforderungen an Informationslogistiksysteme 43
3.3.5 Zusammenfassung 45
4 Realisierungs- und Forschungsansätze im Bereich der Büro¬
kommunikation 47
4.1 Übersicht 47
4.1.1 Flußorientierte Ansätze 48
4.1.1.1 SCOOP 49
4.1.1.2 Vorgangssystem DOMINO 50
4.1.2 Flußobjektorientierte Ansätze 52
4.1.2.1 TLA 53
4.1.2.2 Formularhandhabungssysteme 53
4.1.2.3 ProMlnanD 54
4.1.3 Organisationsorientierte Ansätze 56
Inhaltsverzeichnis iii
4.1.3.1 OSSY-Projekt 56
4.1.4 Flußsubjektorientierte Ansätze 59
4.1.4.1 COKES 59
4.1.5 Weitere Ansätze 61
4.2 Bewertung der Ansätze 63
5 Konzeption eines Vorgangsunterstützungssystems 66
5.1 Anwendungsbeispiel 66
5.2 Konzeptioneller Grundgedanke 70
5.3 Konzeption der Vorgangsabwicklung 76
5.3.1 Informationsverwaltung 77
5.3.1.1 Aufbauorganisation 77
5.3.1.2 Ablauforganisation 79
5.3.1.3 Aufgabenverwaltung 80
5.3.2 Funktionen der Vorgangsabwicklung 82
5.3.2.1 Vorgangsspezifikation 82
5.3.2.2 Laufwegsteuerung 88
5.3.2.2.1 Verteilung der Eingangspost 88
5.3.2.2.2 Vorgangsinitiierung 91
5.3.2.2.3 Vorgangssignalisierung 94
5.3.2.2.4 Arbeitsvorratsverwaltung 95
5.3.2.2.5 Aktionsbearbeitung 97
5.3.2.2.6 Wiedervorlagesystem 98
5.3.2.2.7 Durchlaufsteuerung 98
5.3.2.2.8 Ergebnistransfer 98
5.3.2.2.9 Unterbrechung 99
5.3.2.2.10 Ausnahmebehandlung 99
5.3.2.2.11 Vertreterregelungen 102
5.3.2.2.12 Abbruch der Vorgangsbearbeitung 102
5.3.2.2.13 Vorgangsabschluß 102
5.3.2.2.14 Vorgangskontrolle 102
5.3.2.3 Vorgangsdokumentation 104
iv Inhaltsverzeichnis
5.4 Konzeption der Informationslogistik 105
5.4.1 Informationsverwaltung 105
5.4.1.1 Verwaltung der Datenbestände 105
5.4.1.2 Verwaltung der Logistikdaten 107
5.4.2 Funktionen der Informationslogistik 109
5.4.2.1 Spezifikation des Informationsbedarfs 109
5.4.2.2 Aktionsbearbeitung 111
5.4.2.2.1 Vorgangsstart 112
5.4.2.2.2 Start der Aktionsbearbeitung 112
5.4.2.2.3 Unterstützung der Bearbeitung 112
5.4.2.2.4 Mitzeichnung 114
5.4.2.2.5 Unterbrechung der Bearbeitung 115
5.4.2.2.6 Abschluß der Aktionsbearbeitung 115
5.4.2.2.7 Ausnahmebehandlung 115
5.4.2.2.8 Vorgangsende 116
6 Realisierung eines Prototypen 117
6.1 Informationstechnische Plattform 117
6.1.1 Ausgewählte Elemente des Bürokommunikationssystems Alis 118
6.1.1.1 Dokumente 118
6.1.1.2 Trigger 120
6.1.1.3 Ablagesystem 120
6.1.1.4 Programmiersprache ELF 122
6.2 Systemarchitektur des Vorgangsunterstützungssystems 123
6.2.1 Systemarchitektur der Vorgangsabwicklung 123
6.2.1.1 Vorgangsspezifikation 124
6.2.1.2 Laufwegsteuerung 125
6.2.1.3 Vorgangsdokumentation 129
6.2.1.4 Funktionsdiagramm 129
6.2.2 Systemarchitektur der Informationslogistik 131
6.2.2.1 Informationsbedarf 131
6.2.2.2 Vorgangsbearbeitung 132
Inhaltsverzeichnis v
6.2.2.3 Funktionsdiagramm 133
7 Bewertung und Ausblick 135
7.1 Bewertung des Prototypen 135
7.2 Ausblick 136
Abbildungsverzeichnis vi
Literaturverzeichnis ix
vi Abbildungsverzeichnis
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abb. 2.1-1: Büroarbeit 3
Abb. 2.1.1-1: Merkmale der Aufgabentypen 5
Abb. 2.1.1-2: Funktionale Anforderungen der Aufgabentypen 7
Abb. 2.1.2-1: Klassifikation der Bürotätigkeiten nach der Arbeitskräftetypologie 8
Abb. 2.1.2-2: Wesentliche Bürofunktionen 9
Abb. 2.3-1: Architektur eines BKS 12
Abb. 2.3-2: Technische Unterstützung der Büroarbeit 12
Abb. 2.3.2-1: Informationsflüsse im Büro 15
Abb. 3.1.1-1: Durchlaufzeit im Büro 19
Abb. 3.1.2-1: Istsituation im Büro 20
Abb. 3.1.4-1: Schwachstellen im Büro 24
Abb. 3.2.5-1: Benötigte Arbeitszeit zur Transformation von Informationen 30
Abb. 3.2.6-1: Übersicht der Ziele 31
Abb. 3.3.1-1: Fundament und Säulen des Bürokommunikationseinsatzes 32
Abb. 3.3.1.2-1: Vorgangsgraph 35
Abb. 3.3.3.2-1: Komponenten der Vorgangsabwicklung 38
Abb. 3.3.3.2.2-1: Notwendige Informationen der Vorgangsspezifikation 40
Abb. 3.3.5-1: Anforderungskatalog für ein Vorgangsunterstützungssystem 46
Abb. 4.1-1: Elemente eines Informationsflußsystems 48
Abb. 4.1.1-1: Flußorientierte Ansätze 49
Abb. 4.1.1.2-1: Systemarchitektur von DOMINO 51
Abb. 4.1.2-1: Flußobjektorientierte Ansätze 52
Abb. 4.1.2.2-1: Struktur von ECFORMS 54
Abb. 4.1.3-1: Organisationsorientierte Ansätze 56
Abb. 4.1.3.1-1: Systemarchitektur von OSSY 58
Abb. 4.1.4-1: Flußsubjektorientierte Ansätze 59
Abb. 4.1.4.1-1: Systemarchitektur von COKES 60
Abb. 4.1.5-1: Funktionale Architektur des EuroCoOp-Systems 61
Abb. 4.1.5-2: Systemarchitektur des EACT 62
Abbildungsverzeichnis vii
Abb. 5.1-1: Konventionelle Kreditbearbeitung 67
Abb. 5.1-2: Symbole eines Vorgangsgraphen 68
Abb. 5.1-3: Bearbeitungsverlauf des Vorgangs Darlehen für gewerbliche
Zwecke 69
Abb. 5.2-1: Das Hol-Prinzip im Büro 73
Abb. 5.2-2: Vorgangsunterstützungssystem 76
Abb. 5.3.1.1-1: Blackboardkonzept 78
Abb. 5.3.1.3-1: Elemente der Vorgangsabwicklung 81
Abb. 5.3.1.3-2: Informationsverwaltung 82
Abb. 5.3.2.1-1: Vorgangsspezifikation 83
Abb. 5.3.2.1-2: Spezifikation einer Aktion 85
Abb. 5.3.2.1-3: Definition eines Blackboards 87
Abb. 5.3.2.2.1-1: Eingangspostverteilung 89
Abb. 5.3.2.2.2-1: Bildschirm Vorgangsinitiierung 93
Abb. 5.3.2.2.10-1: Ausnahmesituationen 101
Abb. 5.4.1.1-1: Infrastruktur der Datenbestände 107
Abb. 5.4.1.2-1: Aktenschränke 108
Abb. 5.4.2.1-1: Spezifikation des Informationsbedarfs einer Aktion 111
Abb. 5.4.2.2.2-1: Schnittstelle Vorgangsabwicklung - Informationslogistik 112
Abb. 5.4.2.2.3-1: Aktionssensitives Menü 113
Abb. 6.1.1-1: Alis-Komponenten 118
Abb. 6.1.1.1-1: Austauschmöglichkeiten über die Zwischenablage 119
Abb. 6.1.1.2-1: Funktionen eines Alis-Triggers 120
Abb. 6.1.1.3-1: Operationen auf Alis-Dokumenten 121
Abb. 6.1.1.3-2: Alis-Ablagesystem und Operationen auf Alis-Dokumenten 122
Abb. 6.2.1-1: Systemarchitektur der Vorgangsabwicklung 124
Abb. 6.2.1.2-1: Vorgangsstart-Menü 125
Abb. 6.2.1.2-2: Das Blackboardfenster 126
Abb. 6.2.1.2-3: Menüaufbau der Detailinformationen 127
Abb. 6.2.1.2-4: Maske Folgeaktion bestätigen 129
Abb. 6.2.1.4-1: Funktionsdiagramm der Vorgangsabwicklung 130
Abb. 6.2.2-1: Systemarchitektur der Informationslogistik 131
Abb. 6.2.2.2-1: Beispiel eines aktionssensitiven Menüs 132
viii Abbildungsverzeichnis
Abb. 6.2.2.2-2: Menü Zusätze 133
Abb. 6.2.2.3-1: Funktionsdiagramm der Informationslogistik 134
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THWS Schweinfurt Magazin
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