Management d'un service d'information documentaire:
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| Format: | Buch |
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| Veröffentlicht: |
Paris
Ed. d'Organisation
1985
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| Schriftenreihe: | Collection Systèmes d'information et de documentation
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dirigée par Georges Van Slype
Jacqueline CALIXTE
Jean-Claude MORIN
Management
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documentaire
Prévoir le futur
Gérer le présent
les éditions d organisation
5, rue Rousselet — 75007 PARIS
Table des matières
Pages
Préliminaires 13
Place et importance de la fonction documentaire
dans le circuit économique 15
La fonction documentaire Son devenir 18
lre partie : OBJECTIFS ET STRATÉGIES D UN SID
Le management d un service d information documentaire 21
• Le SID, pourquoi ? 21
• Le SID, quel management 21
La prévision 23
• Les Objectifs 23
• Les Politiques 24
Du problème à la solution : la prise de décision 26
Le marketing de la documentation 30
• Le SID, pourquoi ? 35
Les relations du service avec son environnement 37
• Les différents types d environnements 38
• Création du service : quels utilisateurs ? 39
— Typologie et segmentation 41
— Nature des services et produits documentaires sur le marché 41
— Etude des besoins 43
— Synthèse - Plan de mise en place du SID 43
— Etude des besoins des utilisateurs d un service existant 45
— Etude des besoins des utilisateurs externes potentiels 47
Adaptation du service à ses environnements, comment les satisfaire 59
• Plan marketing 59
Quels produits et services 61
• L outil informatique 62
— Le phénomène Micro 62
— Le phénomène vidéographie (en anglais vidéotex) 63
— Télématique professionnelle 63
— Quelle utilisation de l outil informatique dans un SID ? 64
10 MANAGEMENT D UN SERVICE D INFORMATION DOCUMENTAIRE
— Création d une banque de données 65
* Etude préliminaire 65
* Caractéristiques générales 66
Principales options proposées 67
Principaux produits documentaires attendus 69
* Constitution de la banque 70
Saisie des données 70
Mise à jour 71
* Gestion et maintenance 71
* Description fonctionnelle 72
* Chiffres dés 75
— Création de produits diffusables en mode vidéotex interactif 76
* Quel style rédactionnel 76
* La Messagerie électronique 77
— Informatique et libertés 80
— Processus et décision de branchement
à des banques de données 81
— Processus méthodologique d interrogation à distance
des banques de données 90
Stratégie de produits documentaires 94
• Sous-traitance 94
• Etude de contrat d un service : contrat avec un serveur 98
2e partie : CHOIX D UNE STRATÉGIE
Le SID, comment ? 103
• Ressources documentaires 103
• Quelle classification ? 106
• Quelle indexation des documents ? 109
• Quel catalogage ? 114
• Quel classement ? 114
•Terminologie 117
• La gestion de l élimination d un produit ou un service 119
Le SID, où ? Le SID, quel espace ? 121
• Topographie 121
• Aménagement intérieur 122
• Quelle communication ? 122
• Quel travail ? 123
• L espace de travail : des réglementations à respecter 125
— Sécurité contre l incendie 125
— Sécurité contre le vol 125
— Le poste de travail 125
• Appel d offres aux fournisseurs 126
• Check list achat de mobilier 127
— Choix du mobilier 129
TABLE DES MATIÈRES 11
Le SID, quel matériel ? 130
• Quel matériel bureautique ? 130
— Micro-ordinateur 130
— Progiciels 137
— Télécopie 141
— Télex 144
— Répondeur enregistreur téléphonique 147
— Photocopieur 149
— Terminologie 152
• Quel matériel audio-visuel ? 166
— Magnétoscope 166
Le SID, quels moyens humains ? 169
• Quelle équipe ? 170
• Ethique professionnelle 173
• Quelles activités ? 174
• Des tâches documentaires, par qui ? 174
• Fiche poste de travail 176
Le SID, quels moyens financiers ? 178
• Gestion budgétaire 178
• Plan comptable général 179
— Le Compte de résultat prévisionnel 180
• Achat - Location - Crédit-bail 182
• La gestion des achats 185
• La gestion des stocks de fournitures de bureau 189
3e partie : MISE EN ŒUVRE DE STRATÉGIE DE COMMUNICATION
Une politique de communication, pourquoi ? 193
• La communication, c est quoi ? 193
• Une stratégie d image, comment ? 196
— La qualité des produits et services d un SID 198
Positionnement de la politique de communication 200
• La communication interne 201
• La communication externe 201
Stratégies de communication interne 202
• Méthodologie d animation de l entretien individuel 206
• Méthodologie d animation de la réunion-discussion 208
Stratégie de communication externe 210
• Les relations publiques 210
— Les visites 211
— La conférence de presse 211
Les actions publi-promotionnelles 212
• Les actions promotionnelles 212
• Les actions publicitaires 216
12 MANAGEMENT D UN SERVICE D INFORMATION DOCUMENTAIRE
4e partie : CONTRÔLE-AUDIT
Contrôle 221
• Comptabilité analytique 222
• Contrôle budgétaire 224
• Tableau de bord 225
• — Questions et indicateurs pour l élaboration du tableau de bord 227
Audit 228
• Quelles fonctions fondamentales ? 229
Questionnaire d audit pour un SID
L outil statistique 230
5e partie : STRATÉGIE DU CHANGEMENT
Gérer le changement 237
BIBLIOGRAPHIE 239
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